Mit der Integration von HRworks in ADDISON Lohn Online stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Verfügung, mit der lohnabrechnungsrelevante Dokumente automatisiert in das Arbeitnehmerportal von HRworks bereitgestellt werden können.

Wie Sie die neuen Funktionen bedienen und die Integration für Ihre Arbeitnehmer einrichten können, zeigen wir Ihnen in diesem Schnelleinstieg.

 

Anmeldung vornehmen

Für die Anmeldung an ADDISON OneClick bestehen verschiedene Möglichkeiten, die wir nachfolgend aufgeführt haben:

 

Einladungscode

Sie haben ein Zugangsdatendokument oder eine E-Mail für die Einrichtung eines ADDISON OneClick Zugangs erhalten. Dieses enthält einen Einladungscode, mit dem Sie Ihr Benutzerkonto selbst einrichten bzw. mit einem bestehenden Benutzerkonto verknüpfen können.

 

 

Die Einrichtung Ihres Benutzerkontos und die nachfolgende Anmeldung haben wir hier für Sie beschrieben.

 

Zugangsnummer, Benutzername, Passwort

Sie haben bereits Zugangsdaten in der Form Zugangsnummer, Benutzername, Passwort bzw. haben ein entsprechendes Zugangsdatendokument für die Einrichtung eines ADDISON OneClick Zugangs erhalten.

 

 

Erfassen Sie in der Anmeldemaske Ihre Zugangsnummer, Benutzername, Passwort.

Soweit Sie sich erstmalig an ADDISON OneClick anmelden, müssen Sie ein neues Passwort und ggf. Ihre E-Mail Adresse hinterlegen. Die Anmeldung erfolgt weiterhin grundsätzlich mit Zugangsnummer, Benutzername, Passwort.

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Login auf E-Mail und Passwort umzustellen. Die Vorgehensweise und die nachfolgende Anmeldung haben wir hier für Sie beschrieben.

 

E-Mail, Passwort

Sie haben Ihren Zugang auf E-Mail und Passwort umgestellt bzw. auf Grund eines Einladungscodes Ihren Zugang eingerichtet.

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.

Für die Anbindung von Schnittstellenpartnern, die mobile Sofortmelde-App, die mobile App Mobile Reports und den Belegmanager (Windows) gibt es Besonderheiten, die für Sie hier zusammengestellt sind.

 

 

 

 

In ADDISON OneClick wählen Sie den Bereich Personalwesen aus.

 

Integration konfigurieren

 

Grundeinstellungen vornehmen (vorzunehmen durch den Sachbearbeiter StB)

Voraussetzung ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter Login über die Konfiguration die Schnittstelle zu HRworks aktiviert wird (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).

 

Zugangsdaten hinterlegen (vorzunehmen durch den Mandanten)

Um die HRworks Integration nutzen zu können müssen Sie die API-Zugangsdaten, welche Sie Ihrem HRworks Administrationsbereich entnehmen, in Personal und Zeiten hinterlegen.

Wechseln Sie dafür innerhalb oder über den Mandanten-Login aus dem Dashboard von Personal und Zeiten über das Wolters Kluwer Symbol oben links in den Bereich Personal und Zeiten | Administration und nehmen die Einstellungen gemäß Anleitung vor.

Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Konfiguration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen.

 

Das System zeigt Ihnen nun eine Kachel für HRworks. Klicken Sie auf diese Kachel, um in die Konfigurationsansicht für HRworks zu navigieren.

 

Im Feld Bereitstellung der Daten am (Tag) tragen Sie bitte den Tag des Monats ein, an welchem die Lohndokumente automatisiert an HRworks übertragen werden sollen. Tragen Sie beispielweise eine 30 ein, wird am 30. jeden Monats um 01:30 Uhr ein Upload aller Lohndokumente vorgenommen. Hat ein Monat keine 30 Tage (z.B. Februar) wird der Upload am letzten Tag des Monats durchgeführt.

 

Dokumente die erst nach dem eingetragenen Tag um 01:30 Uhr bereitgestellt werden, würden erst zum nächsten Stichtag zu HRworks gesendet werden.

 

In die Felder Zugangsschlüssel sowie Geheimer Zugangsschlüssel tragen Sie bitte die entsprechenden Werte aus dem HRworks Administrationsbereich ein. Bitte achten Sie darauf, dass nur Zugangsschlüssel, die mit dem „ADDISON“-Template angelegt wurden, zugelassen werden.

 

Klicken Sie zum Abschluss den Speichern-Button am Seitenende.

 

Nach dem Speichern der Änderungen werden Sie automatisch in den Schritt Arbeitnehmer zuordnen weitergeleitet.

 

Arbeitnehmer zuordnen

Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Lohndokumente erhält, die für Ihn bestimmt sind, müssen die in HRworks bekannten Arbeitnehmer den Arbeitnehmern in Personal und Zeiten zugeordnet werden.

Hinweis: Eine automatisierte Zuordnung erfolgt nicht.

 

Um die Zuordnung vorzunehmen, finden Sie im Bereich Arbeitnehmer zuordnen eine Übersicht aller in HRworks existierenden Arbeitnehmer.

 

Um eine Zuordnung vorzunehmen, klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie zuordnen möchten, wodurch sich der rechte Seitenbereich öffnet.

In diesem Seitenbereich können Sie über das Feld Arbeitnehmerauswahl Ihre Arbeitnehmer innerhalb von Personal und Zeiten durchsuchen und entsprechend auswählen.

 

Die Zuordnung wird durch einen Klick auf Speichern bestätigt.

 

Der Upload wird für jeden zugeordneten Mitarbeiter zum konfigurierten Stichtag durchgeführt. Für nicht zugordnete Mitarbeiter wird kein Upload ausgeführt.

 

Initialer Upload

Um ein initales Set an Dokumenten hochzuladen, können Sie nach dem Zuordnen der Mitarbeiter über die Schaltfläche Synchronisation starten im oberen rechten Teil des Bereichs Arbeitnehmer zuordnen.

Nach einem Klick öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie den Zeitraum für die initial zu synchronisierenden Dokumente auswählen können.

 

Wählen Sie hier entsprechend den gewünschten Zeitraum und klicken Sie die Synchronisation starten Schaltfläche am unteren Ende des Fensters.

 

Das System sendet nun alle noch nicht hochgeladenen Dokumente, für alle zugeordneten Mitarbeiter zu HRworks.

 

Hinweis: Der tatsächliche Upload der Dokumente wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Anzahl der Dokumente bis zu einer Stunde dauern. Erst nach dieser Zeit sind die Dokumente dann in HRworks verfügbar.

 

Upload kontrollieren / manuell hochladen

Übersicht pro Arbeitnehmer

 

Um zu überprüfen welche Lohndokumente zu HRworks hochgeladen werden, navigieren Sie in den Bereich Mitarbeiter und wählen dort den Arbeitnehmer, für welchen Sie den Uploadstatus überprüfen wollen durch einen Klick auf die entsprechende Zeile aus.

 

Wechseln Sie nun über die obere Navigationszeile vom Personalfragebogen in den Lohnordner Ihres Mitarbeiters.

 

Innerhalb des Lohnordners können Sie nun die Listenansicht über die dafür vorgesehene Schaltfläche von Überblick auf Dokumenten Status umstellen. Nun sehen Sie pro Lohndokument einen Status sowie in der letzten Spalte das Datum des letzten Uploads.

 

Folgende Status sind verfügbar:

• Nicht hochgeladen
• Hochgeladen
• Hochladen fehlgeschlagen

Manueller Upload pro Arbeitnehmer

Sie haben für jedes Dokument auch die Möglichkeit dieses manuell nochmals an HRworks zu senden.

 

Selektieren Sie hierfür über die Checkbox am Anfang der Zeile die Dokumente, die Sie erneut hochladen möchten und klicken Sie anschließend auf den Button Zum Partnersystem hochladen.
Die Dokumente werden jetzt an HRworks hochgeladen und sollten innerhalb der nächsten Minuten für Ihren Arbeitnehmer sichtbar sein.

Über die Funktion können Sie auch als Hochgeladen markierte Dokumente noch einmal an HRworks senden.

 

Sollen alle noch nicht hochgeladenen Dokumente (Status Nicht hochgeladen oder Hochladen fehlgeschlagen) sofort an HRworks gesendet werden, können Sie dies über die drei Punkte oben rechts und dort über die Schaltfläche Zum Partnersystem senden ausführen