Aufgaben zur Ersteinrichtung
Vor der ersten Datenaktualisierung im ADDISON DataCube sind noch folgende Schritte notwendig:
- Zuordnung der BBS-Rechte zur Nutzung des ADDISON DataCube
- Programm starten und ADDISON Login im DataCube speichern
- Verbindung zum SQL-Server einrichten (Login, Passwort, Name) und Verbindung testen
- Datenbank(en) als gesonderte Datenquelle im SQL-Server anlegen
- Profile zur Datenaktualisierung anlegen
- Kanzleidaten exportieren (z.Zt. noch manuell auszuführen)
Sie können die Ersteinrichtung auch selbst vornehmen.
In diesem Kapitel erläutern wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.
1. Zuordnung der BBS-Rechte zur Nutzung des ADDISON DataCube
Zur Einrichtung der Zugriffsrechte öffnen Sie bitte die Benutzerberechtigung in der ADDISON Software. Das Benutzerrecht für den ADDISON DataCube befindet sich in der Rechteverwaltung im Projekt ZMiS. Wenn dieses Recht für eine Person aktiviert wurde, ist gleichzeitig auch das Recht zum Export der Kanzleidaten vorhanden.
Das Benutzerrecht vom ADDISON DataCube ist mit Installation der DVD 1/2025 generell deaktiviert und muss für gesondert aktiviert werden. Zur besseren Übersichtlichkeit empfehlen wir, eine gesonderte Gruppe anzulegen.
2. Programm starten und ADDISON Login im DataCube speichern
Mit der aktivierten Lizenz zum ADDISON DataCube und dem zugeordneten BBS-Nutzungsrecht, erscheint das Start-Icon des ADDISON DataCube im Bereich ADDISON | Erweitert | ADDISON Data Cube.
Nachdem dem Programmstart, tragen Sie als ersten Schritt Ihr ADDISON/Akte Login in den DataCube ein und speichern dieses zusammen mit dem Standardprofil zur Aktualisierung.
1. Markieren Sie das Profile standard.json mit der Maus
2. Tragen Sie Ihr ADDISON/Akte Login ein -> Sie können auch ein anderes ADDISON/Akte Login nehmen.
Allerdings muss dieses Login auch über die Zugriffsrechte zum DataCube verfügen.
3. Tragen Sie das Passwort zu diesem Login ein
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Damit haben Sie jetzt die Logindaten mit dem Standardprofil verknüpft.
3. Verbindung zum SQL-Server einrichten und Verbindung testen
Bei weiterhin markiertem Standardprofil tragen Sie jetzt die Logindaten des SQL-Servers inklusive des Namens ein und testen die Verbindung. Über die Lupe können Sie auch nach dem SQL-Server suchen.
Die Suche mit der Lupe funktioniert nur, wenn der SQL-Browserdienst aktiviert ist und gestartet wurde.
| Hinweis für gehostete Systeme Wenn Ihr System von einem externen Dienstleister gehostet wird, erfragen Sie das Login und das Passwort Ihres SQL-Servers bitte dort. |
Wie bereits zuvor, speichern Sie die Angaben zum SQL-Server in dem zuvor markierten Standardprofil.
4. Datenbank(en) als gesonderte Datenquelle im SQL-Server anlegen
Sobald die Verbindung zu Ihrem SQL-Server steht, müssen Sie mindestens eine Datenbank im ADDISON DataCube anlegen, in der die exportierten Daten Ihrer Kanzleisoftware gespeichert werden sollen. Diese Datenbanken befinden sich dann als Datenquelle, z.B. für Berichte mit Power BI®, in Ihrem SQL-Server.
Sie können selbstverständlich auch mehrere Datenbanken anlegen, um bspw. ausgewählte Datenbereiche gesondert zu speichern und auszuwerten. Dies könnten z.B. für gesonderte Power BI® Berichte Ihrer Standorte, Partner, Führungskräfte oder auch für einzelne Mandanten sinnvoll sein.
| Wichtiger Hinweis! Alle Einstellungen inkl. einer gewählten Datenbank, werden zusammen mit einem zuvor markierten Profil zur Datenaktualisierung gespeichert. Die so gespeicherten Profile stellen sicher, dass die Datenaktualisierung immer mit den richtigen Einstellungen und in die passende Datenbank vorgenommen werden. |
Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Optionen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine neue Datenbank anlegen, sichern, leeren und löschen können.
Vergeben Sie einen passenden Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.
Danach wird die erstellte Datenbank im Bereich SQL-Server angezeigt und Sie können mit einem ersten Datentransfer in diese Datenbank beginnen.
Um die neu angelegte Datenbank mit dem Aktualisierungsprofil standard.json zu verknüpfen, müssen Sie das Standardprofil und die Datenbank markieren und im Bereich Profile auf Speichern klicken.
5. Profile zur Datenaktualisierung anlegen
Die Datenaktualisierung wird immer über ein ausgewähltes Profil gestartet. Durch die Angaben in einem Profil wird entschieden, welche Daten in welcher Datenbank des ADDISON DataCube aktualisiert werden.
Wenn bspw. gewünscht ist, den Prozess der Datenaktualisierung aufgrund eines umfangreichen Datenbestandes aufzuteilen, dann kann dies mit Hilfe gesonderter Profile geschehen, die nacheinander ausgeführt werden.
Das Profil „standard.json“ ist als Standardprofil bereits vorhanden. Es empfiehlt sich allerdings die Einstellungen zu überprüfen und bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Folgenden Angaben und Einstellungen müssen in einem Profil geschlüsselt und gespeichert werden.
- Auswahl des Profils durch Mausklick. Hier „standard.json“
- Muss vor Änderungen der Einstellungen markiert sein - - ADDISON Benutzername und Passwort. Wenn Sie die Login-Daten im Standardprofil gespeichert haben, werden Sie beim Start des ADDISON DataCube zukünftig auch nicht mehr dazu aufgefordert Ihr Login anzugeben.
- Auswahl der ADDISON Datenbank. Dies ist i.d.R. dbkanz. Wenn Sie mehrere Datenbanken haben, z.B. aufgrund mehrerer Niederlassungen, dann können Sie diese hier auswählen
- Datenbank mit der dieses Profil verbunden sein soll. In unserem Beispiel ist es „Kanzlei_123“
- Auswahl der Datenbereiche, die aktualisiert werden sollen. - Die Daten von ausgezifferten Rechnungen bei Debitoren/Kreditoren werden nur in Sonderfällen benötigt. Da die Aktualisierung dieser Daten zu einer längeren Laufzeit führt, sollten Sie vorab genau prüfen, ob Sie diese Daten haben wollen. Wir haben sie deshalb aus den Standardprofil herausgelassen. - Bei „Personal“ handelt es sich um die Personalstammdaten aus dem Programmbereich Lohn. Weitere Lohndaten werden aktuell noch nicht übertragen. Wir haben diese Daten deshalb nicht in das Standardprofil mit aufgenommen. Sie können dies aber jederzeit ändern. - Die Kanzleidaten müssen gegenwärtig zuvor noch manuell exportiert werden. Sie nächstes Kapitel. In 2025 wird es dazu ein Automatismus geben. Solange die Kanzleidaten vorab manuell exportiert werden müssen, ist es ratsam ein gesondertes Profil für die Aktualisierung der Kanzleidaten zu erstellen.
- Es kann sinnvoll sein, nicht alle Mandanten in einem Aktualisierungslauf abzurufen. Daher können Sie die Intervalle von Mandantennummern definieren, aus denen Mandantendaten aktualisiert werden sollen.
- In diesem Bereich können Sie entscheiden, ob nur aktive oder auch inaktive Mandantendaten aktualisiert werden sollen. Darüber hinaus können Sie zwischen Kost 1 und Kost 2 wählen und schlüsseln, ob die Anzeige beim Aktualisierungslauf detailliert ausgegeben werden soll. Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit die Anzahl der Vorjahre zu schlüsseln. Das aktuelle Jahr wird grundsätzlich mit ausgegeben.
- Hier können Sie zwischen zwei Aktualisierungsmechanismen wählen.
- Initialübergabe
Mit dieser Routine werden alle Daten in Ihrer Datenbank gelöscht und mit den Einstellungen des
gewählten Profils neu importiert.
- Update
Mit dieser Routine werden alle Daten gemäß der Angaben des gewählten Profils aktualisiert. - Profileinstellungen, die sie mehrfach verwenden wollen, sollten in jedem Fall auch gespeichert werden. Das kann als Standardprofil geschehen oder mit einem gesonderten Namen wie z.B. für Kanzleidaten.
| Praxis-Tipp! Ein neues Profil können Sie auf zwei Wegen erstellen. 1. Ändern Sie ein bestehendes Profil nach Belieben ab und vergeben Sie mit speichern unter einen neuen Namen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und folgen dem Wizard zur Anlage eines neuen Profils. |
Hier noch ein paar Beispiele, welche Profile Sie bspw. anlegen können, um die Datenaktualisierung auf mehrere Bereiche zu verteilen. Am einfachsten ist es, das Standardprofil individuell zu ändern und die neuen Einstellungen mit „Speichern unter“ und geändertem Profilnamen zu speichern.
Beispiel: 1_Stammdaten
Beispiel: 2_Bewegungsdaten
Beispiel: 3_Kanzleidaten
6. Kanzleidaten exportieren
Mit dem aktuellen Programmstand ist es noch nicht möglich, die Kanzleidaten direkt in die Datenbank vom ADDISON DataCube zu importieren. Gegenwärtig müssen Sie diese zunächst innerhalb von ADDISON Kanzlei exportieren, bevor eine Datenaktualisierung im ADDISON DataCube über ein entsprechendes Profil ausgeführt werden kann.
Bitte achten Sie darauf, dass der o.g. Export vor jeder Datenaktualisierung der Kanzleidaten geschehen muss. Wir arbeiten aktuell daran, diesen Prozess zu automatisieren.
Nach Aufruf der neuen Funktion erscheint ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum eintragen können, für den die Kanzleidaten exportiert werden sollen.
Mit Mausklick auf die Schaltfläche OK werden die ausgewählten Kanzleidaten exportiert und stehen zur Datenaktualisierung für den ADDISON DataCube bereit.
| Wichtiger Hinweis! Die Funktion Datenausgabe für ADDISON DataCube ist mit dem ADDISON DataCube gekoppelt und wird nur angezeigt, wenn die Lizenz zum ADDISON DataCube Lizenz vorliegt und der angemeldete Benutzer das BBS-Recht für den DataCube hat. |