Ersteinrichtung des ADDISON DataCube

Aufgaben zur Ersteinrichtung
Vor der ersten Datenaktualisierung im ADDISON DataCube sind noch folgende Schritte notwendig:

1. Zuordnung der BBS-Rechte zur Nutzung des ADDISON DataCube
2. Programm starten und ADDISON Login im DataCube speichern
3. Verbindung zum SQL-Server einrichten (Login, Passwort, Name) und Verbindung testen
4. Datenbank(en) als gesonderte Datenquelle im SQL-Server anlegen
5. Profile zur Datenaktualisierung anlegen
6. Kanzleidaten exportieren (z.Zt. noch manuell auszuführen)

Sie können die Ersteinrichtung auch selbst vornehmen.
In diesem Kapitel erläutern wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen. 


1. Zuordnung der BBS-Rechte zur Nutzung des ADDISON DataCube
Zur Einrichtung der Zugriffsrechte öffnen Sie bitte die Benutzerberechtigung in der ADDISON Software. Das Benutzerrecht für den ADDISON DataCube befindet sich in der Rechteverwaltung im Projekt ZMiS. Wenn dieses Recht für eine Person aktiviert wurde, ist gleichzeitig auch das Recht zum Export der Kanzleidaten vorhanden.

Das Benutzerrecht vom ADDISON DataCube ist mit Installation der DVD 1/2025 generell deaktiviert und muss für gesondert aktiviert werden. Zur besseren Übersichtlichkeit empfehlen wir, eine gesonderte Gruppe anzulegen.






2. Programm starten und ADDISON Login im DataCube speichern
Mit der aktivierten Lizenz zum ADDISON DataCube und dem zugeordneten BBS-Nutzungsrecht, erscheint das Start-Icon des ADDISON DataCube im Bereich ADDISON | Erweitert | ADDISON Data Cube.




Nachdem dem Programmstart, tragen Sie als ersten Schritt Ihr ADDISON/Akte Login in den DataCube ein und speichern dieses zusammen mit dem Standardprofil zur Aktualisierung.

1. Markieren Sie das Profile standard.json mit der Maus
2. Tragen Sie Ihr ADDISON/Akte Login ein -> Sie können auch ein anderes ADDISON/Akte Login nehmen.
    Allerdings muss dieses Login auch über die Zugriffsrechte zum DataCube verfügen.
3. Tragen Sie das Passwort zu diesem Login ein
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Damit haben Sie jetzt die Logindaten mit dem Standardprofil verknüpft.

3. Verbindung zum SQL-Server einrichten und Verbindung testen

Bei weiterhin markiertem Standardprofil tragen Sie jetzt die Logindaten des SQL-Servers inklusive des Namens ein und testen die Verbindung. Über die Lupe können Sie auch nach dem SQL-Server suchen.
Die Suche mit der Lupe funktioniert nur, wenn der SQL-Browserdienst aktiviert ist und gestartet wurde.

Hinweis für gehostete Systeme Wenn Ihr System von einem externen Dienstleister gehostet wird, erfragen Sie das Login und das Passwort Ihres SQL-Servers bitte dort.

Wie bereits zuvor, speichern Sie die Angaben zum SQL-Server in dem zuvor markierten Standardprofil.

4. Datenbank(en) als gesonderte Datenquelle im SQL-Server anlegen

Sobald die Verbindung zu Ihrem SQL-Server steht, müssen Sie mindestens eine Datenbank im ADDISON DataCube anlegen, in der die exportierten Daten Ihrer Kanzleisoftware gespeichert werden sollen. Diese Datenbanken befinden sich dann als Datenquelle, z.B. für Berichte mit Power BI®, in Ihrem SQL-Server.

Sie können selbstverständlich auch mehrere Datenbanken anlegen, um bspw. ausgewählte Datenbereiche gesondert zu speichern und auszuwerten. Dies könnten z.B. für gesonderte Power BI® Berichte Ihrer Standorte, Partner, Führungskräfte oder auch für einzelne Mandanten sinnvoll sein.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Optionen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine neue Datenbank anlegen, sichern, leeren und löschen können.

Vergeben Sie einen passenden Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.

Neue Funktionen ab Version vom 14. April 2025



Drei neue Optionen:

Für die Einstellungen der neu anzulegenden SQL-Datenbank stehen drei neue Optionen zur Verfügung:

1. „Recovery_model“:

Full Recovery Model (Standard im SQL-Server)

• Beschreibung: Alle Transaktionen werden vollständig im Transaktionsprotokoll aufgezeichnet. Ermöglicht vollständige Wiederherstellungen und Punkt-in-Zeit-Wiederherstellungen.
• Vorteile: Keine Datenverluste bei Fehlern, geeignet für geschäftskritische Anwendungen.
• Nachteile: Höherer Verwaltungsaufwand, regelmäßige Protokollsicherungen erforderlich 

Simple Recovery Model (Standard im SQL-Express)

• Beschreibung: Es werden keine Transaktionsprotokollsicherungen durchgeführt. Der Speicherplatz des Protokolls wird automatisch freigegeben, um den Speicherbedarf gering zu halten.
• Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand, geeignet für Entwicklungs- und Testdatenbanken.
• Nachteile: Keine Punkt-in-Zeit-Wiederherstellung möglich, Datenverlust bei einem Fehler 

Bulk-Logged Recovery Model

• Beschreibung: Eine Variante des Full Recovery Models, die minimal protokollierte Massenkopiervorgänge erlaubt. Reduziert den Protokollspeicherbedarf bei Massenoperationen.
• Vorteile: Effizienter bei großen Datenmengen, weniger Protokollwachstum.
• Nachteile: Keine Punkt-in-Zeit-Wiederherstellung möglich, nur für bestimmte Szenarien geeignet

Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen und der Art der Datenbank ab.

2. „Fulltext_Enabled“: 

1. fulltext_enabled = True (Standard):

• • Beschreibung: Die Volltextsuche ist aktiviert. Dies bedeutet, dass Volltextindizes erstellt und Volltextabfragen ausgeführt werden können, um nach Textdaten in der Datenbank zu suchen
  • Vorteile: Effiziente und schnelle Suche bei großen Mengen an Textdaten, die in Power BI analysiert werden sollen. Volltextindizes ermöglichen komplexe Suchabfragen, die mit einfachen LIKE-Abfragen nicht möglich wären.
  • Nachteile: Die Verwaltung und Wartung von Volltextindizes können zusätzlichen Aufwand erfordern. 

2. fulltext_enabled = False:

• • Beschreibung: Die Volltextsuche ist deaktiviert. Es können keine Volltextindizes erstellt oder Volltextabfragen ausgeführt werden
  • Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand, da keine Volltextindizes erstellt und gewartet werden müssen.
  • Nachteile: Die Suche nach Textdaten kann langsamer und weniger effizient sein, da einfache LIKE-Abfragen ausreichen müssen, die bei großen Datenmengen sehr ressourcenintensiv sein können

In Bezug auf Power BI bedeutet dies, dass bei aktivierter Volltextsuche (fulltext_enabled = True) komplexere und schnellere Textabfragen durchgeführt werden können, was die Performance der Berichte und Dashboards verbessern kann. Ohne Volltextsuche (fulltext_enabled = False) müssen möglicherweise mehr Zeit und Ressourcen für die Datenaufbereitung und -abfrage aufgewendet werden.

3. Auto Shrink

Die Einstellung AUTO_SHRINK in Microsoft SQL Server bestimmt, ob die Datenbankdateien automatisch verkleinert werden sollen oder nicht:

Auto Shrink = True:

• Beschreibung: Die Datenbankdateien werden automatisch verkleinert, wenn sie überflüssigen Speicherplatz enthalten. Dies geschieht durch einen Hintergrundprozess, der regelmäßig überprüft, ob die Dateien verkleinert werden können.
• Vorteile: Kann helfen, Speicherplatz zu sparen, besonders bei Datenbanken, die häufig große Mengen an Daten löschen.
• Nachteile: Häufige Verkleinerungs- und Wachstumsoperationen können zu Fragmentierung und Leistungseinbußen führen.

Auto Shrink = False (Standard):

• Beschreibung: Die Datenbankdateien werden nicht automatisch verkleinert. Es muss manuell entschieden werden, wann und ob Dateien verkleinert werden sollen.
• Vorteile: Vermeidet die potenziellen Leistungsprobleme und Fragmentierung, die durch häufige Verkleinerungsoperationen entstehen können.
• Nachteile: Erfordert manuelle Verwaltung, um sicherzustellen, dass die Datenbankdateien nicht unnötig groß werden

Für eine optimale Leistung und Stabilität der Power BI-Berichte wird oft empfohlen, Auto Shrink deaktiviert zu lassen und die Datenbankdateien manuell zu verwalten. Dies hilft, Fragmentierung zu vermeiden und die Datenbankleistung zu maximieren.

Danach wird die erstellte Datenbank im Bereich SQL-Server angezeigt und Sie können mit einem ersten Datentransfer in diese Datenbank beginnen.

Um die neu angelegte Datenbank mit dem Aktualisierungsprofil standard.json zu verknüpfen, müssen Sie das Standardprofil und die Datenbank markieren und im Bereich Profile auf Speichern klicken.    

5. Profile zur Datenaktualisierung anlegen

Die Datenaktualisierung wird immer über ein ausgewähltes Profil gestartet. Durch die Angaben in einem Profil wird entschieden, welche Daten in welcher Datenbank des ADDISON DataCube aktualisiert werden.
Wenn bspw. gewünscht ist, den Prozess der Datenaktualisierung aufgrund eines umfangreichen Datenbestandes aufzuteilen, dann kann dies mit Hilfe gesonderter Profile geschehen, die nacheinander ausgeführt werden.

Das Profil „standard.json“ ist als Standardprofil bereits vorhanden.  Es empfiehlt sich allerdings die Einstellungen zu überprüfen und bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Folgenden Angaben und Einstellungen müssen in einem Profil geschlüsselt und gespeichert werden.

1. Auswahl des Profils durch Mausklick. Hier „standard.json“
   - Muss vor Änderungen der Einstellungen markiert sein -
2. ADDISON Benutzername und Passwort. Wenn Sie die Login-Daten im Standardprofil gespeichert haben, werden Sie beim Start des ADDISON DataCube zukünftig auch nicht mehr dazu aufgefordert Ihr Login anzugeben.  
3. Auswahl der ADDISON Datenbank. Dies ist i.d.R. dbkanz. Wenn Sie mehrere Datenbanken haben, z.B. aufgrund mehrerer Niederlassungen, dann können Sie diese hier auswählen
4. Datenbank mit der dieses Profil verbunden sein soll. In unserem Beispiel ist es „Kanzlei_123“
5. Auswahl der Datenbereiche, die aktualisiert werden sollen. - Die Daten von ausgezifferten Rechnungen bei Debitoren/Kreditoren werden nur in Sonderfällen    benötigt. Da die Aktualisierung dieser Daten zu einer längeren Laufzeit führt, sollten Sie vorab genau    prüfen, ob Sie diese Daten haben wollen. Wir haben sie deshalb aus den Standardprofil herausgelassen. - Bei „Personal“ handelt es sich um die Personalstammdaten aus dem Programmbereich Lohn.   Weitere Lohndaten werden aktuell noch nicht übertragen. Wir haben diese Daten deshalb nicht in das    Standardprofil mit aufgenommen. Sie können dies aber jederzeit ändern. - Die Kanzleidaten müssen gegenwärtig zuvor noch manuell exportiert werden. Sie nächstes Kapitel.   In 2025 wird es dazu ein Automatismus geben. Solange die Kanzleidaten vorab manuell exportiert   werden müssen, ist es ratsam ein gesondertes Profil für die Aktualisierung der Kanzleidaten zu erstellen.
6. Es kann sinnvoll sein, nicht alle Mandanten in einem Aktualisierungslauf abzurufen. Daher können Sie die Intervalle von Mandantennummern definieren, aus denen Mandantendaten aktualisiert werden sollen.
7. In diesem Bereich können Sie entscheiden, ob nur aktive oder auch inaktive Mandantendaten aktualisiert werden sollen. Darüber hinaus können Sie zwischen Kost 1 und Kost 2 wählen und schlüsseln, ob die Anzeige beim Aktualisierungslauf detailliert ausgegeben werden soll. Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit die Anzahl der Vorjahre zu schlüsseln. Das aktuelle Jahr wird grundsätzlich mit ausgegeben.
8. Hier können Sie zwischen zwei Aktualisierungsmechanismen wählen.
   
   - Initialübergabe
      Mit dieser Routine werden alle Daten in Ihrer Datenbank gelöscht und mit den Einstellungen des
      gewählten Profils neu importiert.
   - Update
     Mit dieser Routine werden alle Daten gemäß der Angaben des gewählten Profils aktualisiert.
   
   
9. Profileinstellungen, die sie mehrfach verwenden wollen, sollten in jedem Fall auch gespeichert werden. Das kann als Standardprofil geschehen oder mit einem gesonderten Namen wie z.B. für Kanzleidaten.

Neue Ansicht ab Version vom 14.04.2025

Hier noch ein paar Beispiele, welche Profile Sie bspw. anlegen können, um die Datenaktualisierung auf mehrere Bereiche zu verteilen. Am einfachsten ist es, das Standardprofil individuell zu ändern und die neuen Einstellungen mit „Speichern unter“ und geändertem Profilnamen zu speichern. 

Beispiel: 1_Stammdaten (neue Ansicht ab Version vom 14.04.2025)

Beispiel: 2_Bewegungsdaten (neue Ansicht ab Version vom 14.04.2025)


Beispiel: 3_Kanzleidaten (neue Ansicht ab Version vom 14.04.2025)

6. Kanzleidaten exportieren (automatisch oder manuell)

Die Kanzleidaten müssen generell zuvor exportiert werden, bevor sie über ein Profil in den ADDISON DataCube importiert werden können. Seit dem Update vom 14. April 2025 kann der Kanzleidatenexport auch über die ADDISON Fernsteuerung automatisiert werden.




Generell gilt, dass die Kanzleidaten im DataCube nur so aktuell sein können, wie der Stand des letzten Datenexports aus ADDISON. Es ist daher wichtig, dass Sie den aktuellen Stand Ihrer Kanzleidaten regelmäßig automatisch über die ADDISON Fernsteuerung oder manuell exportieren.


Über die folgenden Schritte können Sie den Kanzleidatenexport manuell vornehmen.

Sie starten den Programmaufruf im Bereich Kanzlei | Extras | Datenausgabe für ADDISON DataCube

Nach dem Start dieser Funktion erscheint ein Fenster, in dem Sie die Datenbereiche und den Zeitraum eintragen können, für den die Kanzleidaten exportiert werden sollen. Beim automatischen Export werden generell die Daten aller Datenbereiche über drei Jahre bis zum aktuellen Datum exportiert. Alternativ können Sie hier auch 5 Jahre selektieren. Dann würde die Automatik diesen Zeitraum exportieren.

Mit Mausklick auf die Schaltfläche OK werden die ausgewählten Kanzleidaten exportiert und stehen zur Datenaktualisierung für den ADDISON DataCube bereit.