Mit der Integration von Personio in ADDISON Lohn Online stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Verfügung, mit der lohnabrechnungsrelevante Dokumente automatisiert in das Arbeitnehmerportal von Personio bereitgestellt werden können.

Wie Sie die neuen Funktionen bedienen und die Integration für Ihre Arbeitnehmer einrichten können, zeigen wir Ihnen in diesem Schnelleinstieg.

 

Anmeldung vornehmen

Für die Anmeldung an ADDISON OneClick bestehen verschiedene Möglichkeiten, die wir nachfolgend aufgeführt haben:

 

Einladungscode

Sie haben ein Zugangsdatendokument oder eine E-Mail für die Einrichtung eines ADDISON OneClick Zugangs erhalten. Dieses enthält einen Einladungscode, mit dem Sie Ihr Benutzerkonto selbst einrichten bzw. mit einem bestehenden Benutzerkonto verknüpfen können.

 

 

Die Einrichtung Ihres Benutzerkontos und die nachfolgende Anmeldung haben wir hier für Sie beschrieben.

 

Zugangsnummer, Benutzername, Passwort

Sie haben bereits Zugangsdaten in der Form Zugangsnummer, Benutzername, Passwort bzw. haben ein entsprechendes Zugangsdatendokument für die Einrichtung eines ADDISON OneClick Zugangs erhalten.

 

 

Erfassen Sie in der Anmeldemaske Ihre Zugangsnummer, Benutzername, Passwort.

Soweit Sie sich erstmalig an ADDISON OneClick anmelden, müssen Sie ein neues Passwort und ggf. Ihre E-Mail Adresse hinterlegen. Die Anmeldung erfolgt weiterhin grundsätzlich mit Zugangsnummer, Benutzername, Passwort.

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Login auf E-Mail und Passwort umzustellen. Die Vorgehensweise und die nachfolgende Anmeldung haben wir hier für Sie beschrieben.

 

Email, Passwort

Sie haben Ihren Zugang auf E-Mail und Passwort umgestellt bzw. auf Grund eines Einladungscodes Ihren Zugang eingerichtet.

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.

Für die Anbindung von Schnittstellenpartnern, die mobile Sofortmelde-App, die mobile App Mobile Reports und den Belegmanager (Windows) gibt es Besonderheiten, die für Sie hier zusammengestellt sind.

 

 

 

 

In ADDISON OneClick wählen Sie den Bereich Personalwesen aus.

 

Integration konfigurieren

 

Grundeinstellungen vornehmen (vorzunehmen durch den Lohnsachbearbeiter)

Voraussetzung ist, dass über den Lohnsachbearbeiter Login die Konfiguration die Schnittstelle zu Personio aktiviert wird (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).

 

Zugangsdaten hinterlegen (vorzunehmen durch den AG)

Um die Personio Integration nutzen zu können müssen Sie die API-Zugangsdaten, welche Sie Ihrem Personio Administrationsbereich entnehmen, in Personal und Zeiten hinterlegen.

Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Administration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen.

Das System zeigt Ihnen nun eine Kachel für Personio. Klicken Sie auf diese Kachel,

 

um in die Konfigurationsansicht bzw. Einstellungen für Personio zu navigieren.

 

In die Felder Client ID sowie API Secret tragen Sie bitte die entsprechenden Werte aus dem Personio Administrationsbereich ein und klicken auf die Schaltfläche API-Secret überprüfen.

 

 

Nach dem Klick auf die Schaltfläche API Secret überprüfen kommen automatisch zwei weitere Felder.

 

Im Feld Bereitstellung der Daten am (Tag) tragen Sie bitte den Tag des Monats ein, an welchem die Lohndokumente automatisiert an Personio übertragen werden sollen. Tragen Sie beispielweise eine 30 ein, wird am 30. eines jeden Monats um 01:30 Uhr ein Upload aller noch nicht hochgeladenen Lohndokumente vorgenommen. Hat ein Monat keine 30 Tage (z.B. Februar) wird der Upload am letzten Tag des Monats durchgeführt.

Dokumente die erst nach dem eingetragenen Tag um 01:30 Uhr bereitgestellt werden, würden erst zum nächsten Stichtag zu Personio gesendet werden.

Im Auswahlmenü des Feldes Ziel Dokumentkategorie, haben Sie die Möglichkeit die individuellen Ordner in die die Dokumente abgelegt werden sollen, auszuwählen. 

Klicken Sie zum Abschluss den Speichern-Button am Seitenende.

 

Nach dem Speichern der Änderungen werden Sie automatisch in den Schritt Arbeitnehmer zuordnen weitergeleitet.

Wichtiger Hinweis: In Personio müssen für die API Zugangsdaten mindestens die Zugriffsrechte "Mitarbeitenden lese + bearbeiten" sowie "Dokumente lesen + bearbeiten" gesetzt sein. Außerdem müssen die Attribute "Vorname (bürgerlich)", "Nachname (bürgerlich)", "Name (bürgerlich)", Email, Status und Anstelldatum im Bereich "Lesbare Mitarbeitendenattribute" ausgewählt sein.

 

Dokumentkategorien aktualisieren 

Sollten Sie eine neue, individuelle Dokumentenkategorie angelegt haben, können Sie die Auswahlliste über die Schaltfläche "Dokumentenkategorie neu laden" aktualisieren.

 

Arbeitnehmer zuordnen

Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Lohndokumente erhält, die für Ihn bestimmt sind, müssen die in Personio bekannten Arbeitnehmer den Arbeitnehmern in Personal und Zeiten zugeordnet werden.

 

Um die Zuordnung vorzunehmen, finden Sie im Bereich Arbeitnehmer zuordnen eine Übersicht aller in Personio existierenden Arbeitnehmer die zum Zeitpunkt der Einrichtung aktiv sind.

 

Um eine Zuordnung vorzunehmen, klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie zuordnen möchten, wodurch sich der rechte Seitenbereich öffnet.

In diesem Seitenbereich können Sie über das Feld Arbeitnehmerauswahl Ihre Arbeitnehmer innerhalb von Personal und Zeiten durchsuchen und entsprechend auswählen.

Die Zuordnung wird durch einen Klick auf Speichern bestätigt.

 

Sie haben zusätzlich auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter automatisch zuordnen zu lassen.

Dafür finden Sie im Bereich "Arbeitnehmer zuordnen" fortan auch den Button "Automatische Zuordnung".

 

 

Durch Drücken des Buttons "Automatische Zuordnung" werden die Mitarbeiter aus Personio automatisch den Mitarbeitern aus Personal und Zeiten zugeordnet. 

Die automatische Zuordnung basiert auf der in Personio hinterlegten Addison Personalnummer und/oder dem in Personio hinterlegten Geburtsdatum der Mitarbeiter.

 

Der Upload wird für jeden zugeordneten Mitarbeiter zum konfigurierten Stichtag durchgeführt. Für nicht zugordnete Mitarbeiter wird kein Upload ausgeführt.

Dokumente die nach Personio hochgeladen wurden, können nur in Personio gelöscht werden. Das trennen von Arbeitnehmern in der Arbeitnehmerzuordnung entfernt keine Dokumente aus Personio.

 

Prüfen des Aktivierungsstatus pro Mitarbeiter

Ob Personio für einen spezifischen Mitarbeiter aktiviert ist oder nicht können Sie auch über die Arbeitnehmerliste prüfen.

Navigieren Sie hierzu in der Navigationsleiste links in den Bereich Arbeitnehmer und öffnen Sie durch einen Klick auf die Zeile des gewünschten Mitarbeiters den Seitenbereich zu diesem.

Im rechten Seitenbereich navigieren Sie nun in die Ansicht Integrationen in der Sie alle für Ihren Mandanten aktivierten Integrationen mit dem zugehörigen Status für diesen Mitarbeiter sehen können.

 

Initialer Upload

Um ein initales Set an Dokumenten hochzuladen, können Sie nach dem Zuordnen der Mitarbeiter über die Schaltfläche Synchronisation starten im oberen rechten Teil des Bereichs Arbeitnehmer zuordnen.

Nach einem Klick öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie den Zeitraum für die initial zu synchronisierenden Dokumente auswählen können.

 

Wählen Sie hier entsprechend den gewünschten Zeitraum und klicken Sie die Synchronisation starten Schaltfläche am unteren Ende des Fensters.

 

Das System sendet nun alle noch nicht hochgeladenen Dokumente, für alle zugeordneten Mitarbeiter zu Personio.

 

Hinweis: Der tatsächliche Upload der Dokumente wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Anzahl der Dokumente bis zu einer Stunde dauern. Erst nach dieser Zeit sind die Dokumente dann in Personio verfügbar.

 

Upload kontrollieren / manuell hochladen

Übersicht pro Arbeitnehmer

 

Um zu überprüfen welche Lohndokumente zu Personio hochgeladen wurden, navigieren Sie in den Bereich Arbeitnehmer und wählen dort den Arbeitnehmer, für welchen Sie den Uploadstatus überprüfen wollen durch einen Klick auf den kleinen Monitor innerhalb der Zeile aus.

 

Wechseln Sie nun über die zusätzliche linke Navigationszeile von der Übersicht in den Lohnordner Ihres Mitarbeiters.

 

Innerhalb des Lohnordners können Sie nun die Listenansicht über die dafür vorgesehene Schaltfläche von Überblick auf Dokumenten Status umstellen. Nun sehen Sie pro Lohndokument einen Status sowie in der letzten Spalte das Datum des letzten Uploads.

 

Folgende Status sind verfügbar:

• Nicht Bereitgestellt
• Bereitgestellt
• Bereitstellen fehlgeschlagen

 

Manueller Upload pro Arbeitnehmer

Sie haben für jedes Dokument auch die Möglichkeit dieses manuell nochmals an Personio zu senden.

 

Selektieren Sie hierfür über die Checkbox am Anfang der Zeile die Dokumente, die Sie hochladen möchten und klicken Sie anschließend auf den Button Zum Partnersystem hochladen.
Die Dokumente werden jetzt an Personio übertragen und sollten innerhalb der nächsten Minuten für Ihren Arbeitnehmer sichtbar sein.

Über die Funktion können Sie auch als Hochgeladen markierte Dokumente noch einmal an Personio senden.

 

Sollen alle noch nicht hochgeladenen Dokumente (Status Nicht hochgeladen oder Hochladen fehlgeschlagen) für einen Mitarbeiter sofort an Personio gesendet werden, können Sie dies im Bereich Übersicht durch einen Klick auf die Schaltfläche Personio durchführen.