GwG Risikoanalyse

Die Risikoanalyse ist in folgende Bereiche unterteilt:

• Mandantenübersicht: Hier werden alle aktiven Mandanten aufgelistet und von Ihnen bewertet (siehe Mandanten-Einzelbewertung).

• Bewertung auftragsbezogener Risiken und Bewertung mandantenbezogener Risiken: Basierend auf den Daten aus der Mandantenübersicht werden hier alle auftragsbezogenen bzw. mandantenbezogenen Risikofaktoren mit dem Vorkommen in Ihrer Kanzlei aufgeführt und gegebenenfalls erforderliche Präventionsmaßnahmen vorgeschlagen.

• Alle Änderungen an den Bewertungen werden mit Zeitstempels und Autor dokumentiert. Im Änderungsprotokoll können Sie diese Änderungen einsehen und gezielt nach einzelnen Änderungen suchen.

Alle Listen können zur weiteren Dokumentation oder Auswertung über das 3-Punkte-Menü exportiert werden.

Mandantenübersicht

Grundlage Ihrer Kanzlei-Risikobewertung sind die Einzelbewertungen Ihrer Mandanten. In der Liste Mandantenübersicht werden alle aktuell aktiven Mandanten mit ihrem festgesetzten Risiko aufgelistet:

Mandantenübersicht

Diese Liste kann wie die meisten Listen in ADDISON Online über das Einstellungssymbol konfiguriert werden (Spaltenreihenfolge ändern, Spalten hinzufügen/entfernen):

Listenkonfiguration

 

Ihnen stehen diverse Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die Liste der Mandanten so zu verfeinern, dass Sie die Bewertung optimal durchführen können. 

Sie können Mandanten nicht nur über die Textsuche mittels Mandantennummer, Kurzbezeichnung oder Hauptansprechpartner in der Kanzlei finden, sondern auch folgende Einzelfilter kombinieren: 

• Status: Standardmäßig auf "aktiv". Bei Bedarf können Sie auch nach inaktiven Mandanten suchen. 
• Mandatsbeginn und -ende: Standardmäßig werden nur aktuell laufende Mandate berücksichtigt. Fehlen bei einem Mandanten diese Angaben, werden diese immer mit aufgelistet.
• Warnungen: Ermöglicht das Filtern von Mandanten mit Auffälligkeiten, die einer Überprüfung bedürfen.
• Auftragsbezogene und mandantenbezogene Risiken: Diese Filter unterstützen Sie bei der Identifizierung von Mandanten mit bestimmten Risiken.
• Zuletzt aktualisiert und zuletzt festgesetzt: Komfortable Datumsfilter helfen bei Suchen wie z.B. nach Mandanten, deren Festsetzung länger als ein Jahr zurückliegt. 

Über die erste Spalte in der Liste können Sie eine Auswahl von Mandanten treffen, um deren Risikoeinstufung neu festzusetzen. Dabei wird die bisherige Risikoeinstufung beibehalten und das Festsetzungsdatum auf das aktuelle Datum angepasst. Dies erleichtert die jährliche Risikobewertung für Mandanten ohne Änderungen.

Auswahl von Mandanten für eine Stapelverarbeitung

In der zweiten Spalte werden gegebenenfalls folgende Warnhinweise angezeigt: 

	Festsetzung älter als letzte Aktualisierung: Die Daten an der Risikobewertung wurden manuell oder durch Synchronisation mit Ihrer AKTE/ADDISON-Lösung geändert (neue Risiken selektiert oder vorhandene wieder entfernt), aber die Risikofestsetzung wurde nicht erneut durchgeführt. Für die Auflösung der Warnung müssen Sie den Mandanten prüfen und das Risiko erneut festsetzen.
	Risikoeinstellungen geändert: In den Einstellungen der GwG Risikoanalyse wurde die Risikobewertung für eines der aktiven Risiken des Mandanten geändert und damit auch das berechnete Risiko. Für die Auflösung der Warnung müssen Sie den Mandanten prüfen und das Risiko erneut festsetzen.
	Synchronisation ausstehend:  Für diesen Mandant wurden noch nicht alle GwG-relevanten Daten aus Ihrer AKTE/ADDISON-Lösung synchronisiert.

 

Per Klick auf einen Eintrag in der Liste wird im Seitenbereich die Mandanten-Einzelbewertung geöffnet.

 

Mandanten-Einzelbewertung

In der Mandantenübersicht können Sie Ihre Mandanten in Bezug auf das potentielle Risiko für mögliche Verstöße gegen das Geldwäschegesetz bewerten.

Standardmäßig werden alle heute aktiven Mandanten gelistet. Sie können einzelne Mandanten oder Mandantengruppen einfach über entsprechende Filter finden. Bei Selektion eines Listeneintrags öffnet sich die jeweilige Einzelbewertung:

Mandantenspezifische Risikobewertung im Seitenbereich

 

Auf dem Tab "Bewertung" wird das Gesamtrisiko festgesetzt. Das berechnete Risiko ermittelt sich dabei aus den einzelnen Risikofaktoren, die in Tabs "Auftragsbezogene Risiken" und "Mandantenbezogene Risiken" für den jeweiligen Mandanten durch Anhaken ausgewählt werden. Bestimmte Risikofaktoren werden anhand der Daten aus Ihrer AKTE/ADDISON-Lösung vorbelegt.

Mandantenspezifische Risikoauswahl

 

Als berechnetes Risiko wird das höchste Risiko der selektierten Risikofaktoren verwendet. Diese werden mit ihrer jeweiligen Bewertung aus den Einstellungen (Vorlage Risikofaktoren) aufgelistet:

Berechnetes Risiko eines Mandanten

 

Das festgesetzte Risiko muss explizit ausgewählt werden. Bei der erstmaligen Bewertung eines Mandanten kann das berechnete Risiko übernommen werden, indem ohne weitere Eingabe die Schaltfläche "Risiko festsetzen & Speichern" angeklickt wird. Für Abweichungen oder die Dokumentation spezieller mandantenindividueller Präventionsmaßnahmen kann das Textfeld mit der Beschriftung "Bemerkungen" verwendet werden.

Bei Klick auf die Schaltfläche "Speichern" werden alle Änderungen mit Ausnahme des festgesetzten Risikos gespeichert. Beim Speichern von Änderungen ohne Festsetzung des Gesamtrisikos wird das Datum für "Zuletzt aktualisiert" angepasst. Der Mandant wird in der Übersichtsliste mit einem Symbol markiert, das Sie darauf hinweist, dass das Festsetzungsdatum älter als die letzte Aktualisierung ist und deshalb überprüft werden sollte.

Bei Verwendung von "Risiko festsetzen & Speichern" werden alle Änderungen inklusive des Gesamtrisikos gespeichert und zusätzlich das Datum "Zuletzt festgesetzt" aktualisiert.

Durch Trennung des Speicherns der Risikofaktoren und der Festsetzung des Gesamtrisikos kann die Detailerfassung der Risikofaktoren delegiert werden und die Mandantenbewertung über die Risikofestsetzung als abgeschlossen markiert werden.

Die aktuelle Mandantenliste kann über das 3-Punkte-Menü exportiert werden.

Übernahme von Daten aus AKTE/ADDISON

Für die Einzelbewertung können Sie aktuell folgende Risiken direkt aus ihrer lokalen Softwarelösung ADDISON bzw. AKTE verwenden:

• Vorbehaltsaufgaben
• Kennzeichen für politisch exponierte Personen
• Branchen

Vorbehaltsaufgaben

Die Anbindung der Vorbehaltsaufgaben erfolgt über die Aufträge, die für den jeweiligen Mandanten in der Kanzleiverwaltung angelegt wurden.

Auftragsliste in ADDISON

 

Auftragsliste in AKTE

 

Berücksichtigt werden alle Aufträge, die zum Zeitpunkt der Synchronisation keine gültiges Ende-Datum aufweisen.

 

Kennzeichen für politisch exponierte Personen ("PeP-Kennzeichen")

Die Anbindung des PeP-Kennzeichens erfolgt über das CRM des Mandanten. Berücksichtigt wird der gesetzte Kenner im Bereich Mandantenstammblatt-Legitimation.

PeP-Kennzeichen in ADDISON

 

PeP-Kennzeichen in AKTE

Um die im Kanzleistamm hinterlegten Aufträge und das PeP-Kennzeichen in die Risikobewertung zu importieren, nutzen Sie die Schaltfläche "Synchronisationsstatus":

Aufruf Synchronisationsstatus

Hier können Sie die Synchronisation starten und ihren Status überwachen.

Dialog Synchronisationsstatus mit Starten der Synchronisation

Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation immer alle Mandanten synchronisiert und deshalb mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann.

Nach Fertigstellung der Synchronisation finden Sie die synchronisierten Daten im jeweiligen Mandanten im Tab "Auftragsbezogene Risiken" im Bereich der "Vorbehaltsaufgaben" und im Tab "Mandantenbezogene Risiken" im Bereich "Politisch exponierte Personen".

 

Vorbehaltsaufgaben

 

PeP-Kennzeichen

 

Falls Sie in Ausnahmefällen den aus AKTE/ADDISON übermittelten Wert anpassen müssen, können Sie über Betätigung des Schiebeschalters "Manuelle Eingabe" die Verwendung der synchronisierten Daten abschalten. Künftige Änderungen in AKTE/ADDISON werden dann nur noch informativ angezeigt und für die Risikobewertung der von Ihnen manuell erfasste Wert berücksichtigt.

 

Manuelle Erfassung der Vorbehaltsaufgaben

 

Branchen

Die in den Mandantenstammdaten hinterlegte Branche wird automatisch in der Risikobewertung des Mandanten berücksichtigt, sofern es sich um einen gültigen Branchenschlüssel im Sinne der Statista Branchenübersicht handelt.

Branchenauswahl in ADDISON

Sie finden die verwendete Branchen in der Risikobewertung des Mandanten im Tab "Mandantenbezogene Risiken" im Bereich "Branchen".

 

Mandantenspezifische Branche

Sollte der Branchenschlüssel in den Mandantenstammdaten fehlen oder ungültig geschlüsselt sein, erhalten Sie an dieser Stelle einen entsprechenden Hinweis.

Branchen, die bei Ihren Mandanten verwendet werden, finden Sie auch im Bereich "Einstellungen GwG Risikoanalyse".

 

Kanzleiauswertungen

Auf Grundlage der mandantenspezifischen Bewertungen werden kanzleiübergreifend die auftragsbezogenen und mandantenbezogenen Risiken mit ihrer Bewertung, Beschreibung und den in den Einstellungen hinterlegten Präventionsmaßnahmen aufgelistet:

 

Bewertung auftragsbezogener Risiken

Über den Filter “Anzahl Mandate” können Einträge ohne Mandate ausgeblendet werden, um die Liste übersichtlicher zu gestalten.

Über die Filter Status, Mandatsbeginn und Mandatsende können Sie die Auswahl der Mandanten, die bei der Berechnung der Werte berücksichtigt werden, entsprechend steuern.

Die Anzahl Mandate gibt an, bei wie vielen Mandanten der jeweilige Risikofaktor in der Einzelbewertung selektiert wurde. Existieren Mandanten zu einem bestimmten Risikofaktor, können diese über das Link-Symbol (siehe roter Pfeil in Bild oben) in der Mandantenliste aufgelistet werden. Bei den Risikogruppen (fett dargestellt) werden alle Mandate gezählt, bei denen ein oder mehrere Risiken aus der Gruppe zutreffen.

Die Häufigkeit gibt an, für wie viele Mandanten der jeweilige Risikofaktor selektiert ist im Verhältnis zu allen Mandanten, die aktiv sind und für die bereits ein Gesamtrisiko festgesetzt wurde.

Die Listen können über das 3-Punkte-Menü exportiert werden.

Bitte beachten Sie, dass die Auswertungen immer berücksichtigen, wenn der eingeloggte Mitarbeiter für einzelne Mandanten keine Zugriffsrechte besitzt. Je nach Berechtigungen können sich somit für unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Auswertungsresultate ergeben.

 

Änderungsprotokoll

Alle durchgeführten Änderungen werden unter Angabe des Änderungsdatums und des entsprechenden Benutzers protokolliert:

Änderungsprotokoll

Es ist möglich, alle Änderungen für einen einzelnen Mandanten oder für ein bestimmtes Element (zum Beispiel den Risikofaktor oder das festgesetzte Risiko) zu filtern.

Das Änderungsprotokoll kann über das 3-Punkte-Menü exportiert werden.