Ab sofort können Sie auch E-Rechnungen - X-Rechnung und ZUGFeRD/Factur-X - mit oder über SMART Connect verarbeiten.
Die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde dabei vollständig in die bereits bestehenden Beleg-Verarbeitungsprozesse von SMART Connect integriert.
- Import wie gewohnt über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload oder direkt in SMART Connect
- Visualisierung der XML-Daten in lesbarer Form in der Beleg-Vorschau von SMART Connect und auch für ADDISON / ADDISON AKTE via Aufruf über Beleglink
- Bereitstellung der ausgelesenen Belegdaten aus der E-Rechnung und entsprechende Vorbelegung für die Erfassung, Zahlungserstellung und Weiterverarbeitung
- Abgleich und Zuordnung der Daten von Rechnungsersteller oder Rechnungsempfänger mit den vorhandenen Stammdaten sowie Vorbelegung der Stammdaten bei Neuanlage von Kontakten
- Weiterverarbeitung auch über die hybride Buchungserfassung oder über Scannen-Buchen-Archivieren möglich
Zusätzlich unterstützen wir Sie mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden. Eine inhaltliche Prüfung wird durch diese Validierung nicht ersetzt.
Bitte beachten Sie dazu unsere Hinweise zur Validierung von E-Rechnungen in SMART Connect.
Unterstützte Formate
Mit SMART Connect können Sie Dateien im ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Standard sowie X-Rechnungen der Standards Universal Business Language (UBL) und Cross Industrie Invoice (CII) verarbeiten.
Ausgenommen davon sind ZUGFeRD-Dateien, welche mit der Version 1.0 erstellt wurden oder den ZUGFeRD-Profilen MINIMUM oder BASIC WL entsprechen, da diese in Deutschland nicht als E-Rechnung anerkannt sind. Die Dateien werden weiterhin über die Beleganalyse verarbeitet und die Daten aus der Sichtkomponente ausgelesen.
Bitte beachten Sie, dass es Unterschiede im Umfang von unterstützten Formaten und validierten Formaten gibt.
Importieren von E-Rechnungen
Für eine Verarbeitung der E-Rechnungen mit SMART Connect können Sie diese über die gewohnten Wege importieren:
- Direkter Upload in SMART Connect im Beleg-Workflow - als Einzel- oder Mehrfach-Upload über die Beleg-Bearbeitung
- Bereitstellung über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload - per App-Upload oder via E-Mail
Hinweis für Administratoren: Bitte beachten Sie bei Bereitstellung über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload darauf, dass es keine Einschränkung erlaubter Dateitypen gibt, welche nicht die Endung "xml" umfasst. Sie finden diese unter ADDISON Online | Administration | Einstellungen | Portal anpassen | Sicherheit | Dateitypen.
Anzeige und Einschränkungen von E-Rechnungen in der Beleg-Bearbeitung
In SMART Connect können E-Rechnungen unter anderem über die Beleg-Bearbeitung hochgeladen werden.
- Mangels Sichtkomponente wird bei X-Rechnungen das E-Rechnungssymbol angezeigt.
- Da E-Rechnungen nicht verändert werden dürfen, sind diese generell schreibgeschützt (Schlosssymbol).
- Da eine Analyse der Belegdaten nicht notwendig ist, wird für E-Rechnungen keine Beleganalyse ermöglicht.
- Beim Verlassen der Beleg-Bearbeitung werden dann - je nach Datei-Format - die Belege entweder mit der Beleganalyse oder als E-Rechnung verarbeitet und wie gewohnt im Beleg-Workflow angezeigt.
Anzeige im Beleg-Workflow
Beim Upload von E-Rechnungen direkt in SMART Connect verbleiben die E-Rechnungen - wie alle anderen Belege auch - zunächst auf dem ersten Workflow-Step, um diese bei Bedarf direkt bearbeiten zu können.
Werden E-Rechnungen über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload übergeben, werden diese je nach Einstellungen und Zustand auf den passenden Workflow-Steps im Belegworkflow bereitgestellt und. ggf. direkt für die Weiterverarbeitung mit ADDISON/ADDISON AKTE bereitgestellt.
Im Beleg-Workflow wurde der Dokument-Filter um das Filterkriterium "E-Rechnungen" ergänzt, um diese bei Bedarf gesondert zu bearbeiten.
Visualisierung der XML-Daten in der Beleg-Vorschau
Die Beleg-Vorschau in SMART Connect wurde um eine strukturierte Anzeige der in der XML enthaltenen Rechnungsdaten erweitert.
Auf dem Register "Übersicht" werden die für eine Zuordnung und Zahlung notwendigen Rechnungsdaten angezeigt. Bei Aufruf einer E-Rechnung ist dieses Register immer im Fokus, da die für die Erfassung aufbereiteten Daten nun stets aus der XML-Datei stammen und nicht vom Belegbild (nur vorhanden beim Standard ZUGFeRD) ausgelesen werden.
Für E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD wird die im PDF-Dokument enthaltene Sichtkomponente zusätzlich auf dem Register "Belegbild" dargestellt.
In der E-Rechnung enthaltene weitere Daten werden auf dem Register "Informationen" dargestellt, enthaltene Anhänge sind unter Angabe der Anzahl auf dem gleichlautenden Register aufrufbar.
Über "Sprungmarken" im oberen Bereich unter den Registern kann jeweils direkt zum gewünschten Abschnitt navigiert werden.
In den Abschnitten Positionen und Umsatzsteuer können Sie, bei mehr als einem Eintrag, die Detailinformationen der einzelnen Einträge über die Pfeile auf- bzw. zuklappen.
Möchten Sie Daten zusätzlich in die Erfassung übernehmen, können Sie die integrierte Kopierfunktion nutzen. Das Kopiersymbol erscheint, sobald Sie mit dem Mauszeiger über den zu kopierenden Textabschnitt fahren. Kopieren Sie den Text automatisch, indem Sie das Kopiersymbol anklicken und fügen Sie diesen dann über Strg+V oder mit dem Kontextmenü der rechten Maustaste in das gewünschte Erfassungsfeld ein.
Validierung von E-Rechnungen mit dem integrierten KoSIT-Validator
Wie zu Beginn bereits erwähnt unterstützen wir Sie mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden.
Im Seitenbereich der Erfassung wird für E-Rechnungen - anstelle des Analysestatus für klassische Rechnungen mit Beleganalyse - nun der Validierungsstatus von E-Rechnungen (1) angezeigt.
Sobald Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip (2) mit ausführlichem Hinweis zu diesem Status angezeigt.
Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den Prüfbericht des KoSIT-Validators (3) aufzurufen, wenn eine Validierung erfolgen konnte. Der Prüfbericht wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.
Zusätzlich wird der Validierungs-Status auch mit E-Rechnungsspezifischen Symbolen in den Beleglisten angezeigt.
Es werden dabei folgende Status unterschieden:
-
E-Rechnung entspricht den Vorgaben
Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden.
-
E-Rechnung enthält Abweichungen
Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung nicht vollständig den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Alle Pflichtfelder sind jedoch formal korrekt.
-
E-Rechnung enthält Fehler
Die E-Rechnung entspricht nicht den aktuellen formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Von einer Weiterverarbeitung wird abgeraten, da Pflichtfelder fehlen oder nicht korrekt sind bzw. die Ausstellung mit einer veralteten Version erfolgte. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern.
Insofern eine Weiterverarbeitung trotz Fehlerhinweis beabsichtigt ist, wird beim Speichern der Daten in SMART Connect oder bei der Bereitstellung zur Übertragung, erneut darauf hingewiesen.
Die Bestätigung dieses Dialoges wird mit Anwenderkennung und Zeitpunkt am Beleg und in den Protokollen unter Services festgehalten. Zudem ändert sich die Farbe des Symbols von rot zu blau.
-
E-Rechnung ohne Validierung
Die E-Rechnung wurde nicht validiert, da die Version des Standards oder Profils nicht erkannt wurde oder unterstützt wird. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern. Bitte beachten Sie in diesem Fall die Hinweise zur Validierung von E-Rechnungen in SMART Connect.
Unabhängig von der Validierung werden die Daten der XML-Datei ausgelesen und bereitgestellt.
-
E-Rechnung nicht verarbeitet
Wird dies angezeigt, konnte aus technischen Gründen die E-Rechnung nicht verarbeitet und validiert werden. Sobald dies wieder möglich ist, wird die E-Rechnung verarbeitet und die Daten bereitgestellt.
Wurden in der Zwischenzeit Daten nacherfasst oder die Buchung synchronisiert, so wird nur das Ergebnis der Validierung aktualisiert.
Um nach diesem neuen Validierungs-Status filtern zu können, wurde der Filter "Analyse" mit diesen Einträgen erweitert.
Qualität
Der Validierungsstatus wirkt sich auch auf die maximal erreichbare Qualität der Belegdaten aus.
- E-Rechnungen mit Abweichungen erhalten maximal eine mittlere Qualität, auch wenn alle Belegdaten gefüllt sind.
- E-Rechnung mit Fehler oder ohne Validierung bzw. Verarbeitung erhalten immer die niedrigste Qualität.
Die Anzeige der Qualität erfolgt in ADDISON/ADDISON AKTE wie bisher auch mit den entsprechenden Achtungs- bzw. Stop-Kennzeichen und ggf. unter der Anzeige von Hinweisen.
Bereitstellen der Daten aus E-Rechnungen
Analog zur Bereitstellung von Belegdaten anhand der Beleganalyse werden bei E-Rechnungen die Daten direkt aus der X-Rechnung übernommen.
Für E-Rechnungen findet keine Beleganalyse statt. D.h. auch für ZUGFeRD-Dateien werden die Belegdaten ab sofort aus der eingebetteten XML-Datei entnommen und nicht mehr vom Belegbild ausgelesen - ausgenommen ZUGFeRD Standard <2.0 sowie die Profile MINIMUM und BASIC WL, da diese keine E-Rechnungen darstellen.
Unterstützung bei Kontaktzuordnung und Neuanlage von Kontakten
Mit Hilfe der ausgelesenen Daten von Rechnungsersteller oder Rechnungsempfänger wird ebenfalls analog zu Beleganalyse - unter Berücksichtigung der Belegrichtung - im entsprechenden Kontenbereich automatisch nach dem passenden Kontakt gesucht und bei Übereinstimmung dieser auch vorbelegt.
Alternativ kann mit den bereitgestellten Daten auch unkompliziert ein neuer Kontakt angelegt werden, da bei der Neuanlage die Stammdaten ebenfalls automatisch vorbelegt werden.
Auch die Funktion des Kontenabgleichs steht für E-Rechnungen zur Verfügung. Dabei werden ebenfalls nicht die Analysedaten, sondern die strukturierten Rechnungsdaten aus der XML für den Abgleich mit den aktualisierten Stammdaten herangezogen.
Auch für E-Rechnungen gilt , dass die am Personenkonto hinterlegten Daten bevorzugt behandelt werden.
Zudem unterstützen wir mit Hinweisen bei Unstimmigkeiten, beispielsweise wenn die Daten der E-Rechnung von dem am Kontakt hinterlegten Daten abweichen, z.B. Zahlungsart, IBAN oder sich Unstimmigkeiten aufgrund der ausgelesenen Daten ergeben.
Automatische Aufteilung nach Steuerpositionen
Enthält eine E-Rechnung Angaben zu mehreren Steuersachverhalten so wird automatisch eine Aufteilung anhand der Steuersätze vorbelegt.
Neue Funktion zur Aufteilung aus Rechnungspositionen
Mit der Funktion "Aufteilung aus Rechnungspositionen" können die Positionen und Beträge aus der E-Rechnung automatisch übernommen werden, um eine detaillierte Aufteilung der Buchung unkompliziert zu erstellen.
Etwaige enthaltene Rabatte oder Aufschläge auf Belegebene, werden anteilig berücksichtigt.
Bitte beachten Sie, dass bei Ausführung dieser Funktion derzeit einen vollständige Neuberechnung der Vorbuchung erfolgt und nicht gespeicherte Daten nicht berücksichtigt werden. Führen Sie diese Funktion immer zuerst aus, bevor Sie weitere Daten erfassen.
Weiterverarbeitung mit ADDISON oder ADDISON AKTE
Für E-Rechnungen stehen alle gewohnten Weiterverarbeitungswege zur Verfügung:
- Übertragung/Datenübernahme*
- Weiterverarbeitung mit Scannen-Buchen-Archivieren**
- direkte Buchungserfassung (hybrider Modus)
* Aus Darstellungsgründen wird derzeit in diesem Fall der Beleglink aus SMART Connect und nicht die physische Belegdatei übergeben. Dies hat zur Folge, dass nach dem Import in ADDISON/ADDISON AKTE dann - analog zur Anzeige des Belegbildes von hybrid verarbeiteten Buchungen/Belegen - das zur Buchung zugehörige Belegbild in der Buchungsmaske sowie im Kontenblatt über einen Link direkt aus SMART Connect über ein Browserfenster angezeigt wird.
Bitte beachten Sie: Wurde diese Einstellung gewählt, so unterbleibt die Archivierung im lokalen Datei- oder Archivsystem. Bei einer GDPdU-Ausgabe aus ADDISON/AKTE wird das Belegbild mit ausgegeben.
** Für die Übernahme der Belege innerhalb von SBA über die Register Portal bzw. Job beachten Sie bitte die entsprechenden Hinweise in der Programmdokumentation in Bezug auf SBA von ADDISON/ADDISON AKTE.
E-Rechnungen anderer Datenquellen
Empfangen Sie E-Rechnungen bereits heute von anderen Datenquellen, so werden auch diese in SMART Connect visualisiert.
Bitte beachten Sie, dass für diese Belege derzeit noch keine Validierung und keine Bereitstellung der in der E-Rechnung selbst beinhalteten Daten stattfindet. Für die Weiterverarbeitung dieser E-Rechnungen werden die an SMART Connect zusammen mit der E-Rechnung übergebenen Daten des Vorsystems übernommen.