Mit der eingebundenen KoSIT-Validierung unterstützen wir Sie im Prüfprozess, um E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin zu überprüfen.
Eine inhaltliche Prüfung wird durch die Validierung nicht ersetzt.
Informationen zum KoSIT-Validator
Die KoSIT-Validierung ist ein Prüfverfahren der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), das sicherstellt, dass digitale Dokumente (z. B. X-Rechnungen) den vorgegebenen IT-Standards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ziel ist es, die Interoperabilität und Fehlerfreiheit im digitalen Datenaustausch zu gewährleisten.
Das integrierte Validierungstool bietet die Möglichkeit, empfangene Dokumente auf Konformität prüfen zu können. Die Validierung unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Folgende Prüfmechanismen bestehen:
- Validierung der XML-Struktur: Prüfung, ob die Datei den vorgeschriebenen XML-Schemata und Datenfelder korrekt implementiert
- Regelkonformität: Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder und Regeln gemäß den Spezifikationen korrekt erfüllt sind
- Fehlerberichte: Falls Validierungsfehler (z.B. im Schema oder den Datenfeldern) auftreten, wird ein detaillierter Bericht erstellt, um Fehler zu identifizieren und zu beheben.
Unterstützte Versionen
Wir validieren mit dem KoSIT-Validator in der Version 1.0.5 unter Verwendung der jeweils gültigen XML-Schemata für die entsprechenden Syntaxen.
Folgende Versionen sind validierbar:
- X-Rechnung ab 3.0 - UBL und CII (UN/CEFACT)
- ZUGFeRD ab 2.3 und Factur-X ab 1.0 für die Profile BASIC, EN16931 und EXTENDED
Ältere Versionen werden nicht validiert.
Hierbei halten wir uns an die vorgegeben Gültigkeitszeiträume der KoSIT und des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD):
Anzeige des Validierungsergebnisses in SMART Connect
Im Seitenbereich der Erfassung wird für E-Rechnungen - anstelle des Analysestatus für klassische Rechnungen mit Beleganalyse - nun der Validierungsstatus von E-Rechnungen (1) angezeigt.
Sobald Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip (2) mit ausführlichem Hinweis zu diesem Status angezeigt.
Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den Prüfbericht des KoSIT-Validators (3) aufzurufen, wenn eine Validierung erfolgen konnte. Der Prüfbericht wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.
Zusätzlich wird der Validierungs-Status auch mit E-Rechnungsspezifischen Symbolen in den Beleglisten angezeigt.
Es werden dabei folgende Status unterschieden:
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E-Rechnung entspricht den Vorgaben
Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden.
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E-Rechnung enthält Abweichungen
Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung nicht vollständig den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Alle Pflichtfelder sind jedoch formal korrekt.
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E-Rechnung enthält Fehler
Die E-Rechnung entspricht nicht den aktuellen formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Von einer Weiterverarbeitung wird abgeraten, da Pflichtfelder fehlen oder nicht korrekt sind bzw. die Ausstellung mit einer veralteten Version erfolgte. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern.
Insofern eine Weiterverarbeitung trotz Fehlerhinweis beabsichtigt ist, wird beim Speichern der Daten in SMART Connect oder bei der Bereitstellung zur Übertragung, erneut darauf hingewiesen.
Die Bestätigung dieses Dialoges wird mit Anwenderkennung und Zeitpunkt am Beleg und in den Protokollen unter Services festgehalten. Zudem ändert sich die Farbe des Symbols von rot zu blau.
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E-Rechnung ohne Validierung
Die E-Rechnung wurde nicht validiert, da die Version des Standards oder Profils nicht erkannt wurde oder unterstützt wird. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern. Bitte beachten Sie in diesem Fall die Hinweise zur Validierung von E-Rechnungen in SMART Connect.
Unabhängig von der Validierung werden die Daten der XML-Datei ausgelesen und bereitgestellt.
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E-Rechnung nicht verarbeitet
Wird dies angezeigt, konnte aus technischen Gründen die E-Rechnung nicht verarbeitet und validiert werden. Sobald dies wieder möglich ist, wird die E-Rechnung verarbeitet und die Daten bereitgestellt.
Wurden in der Zwischenzeit Daten nacherfasst oder die Buchung synchronisiert, so wird nur das Ergebnis der Validierung aktualisiert.
Um nach diesem neuen Validierungs-Status filtern zu können, wurde der Filter "Analyse" mit diesen Einträgen erweitert.