Wie können Mandanten migriert werden?

Migration eines Mandanten in Personal und Zeiten

ADDISON Lohn und Gehalt

• Um Personal und Zeiten 2.0 aktivieren zu können, muss die Programmversion in ADDISON Lohn & Gehalt mindesten Version 5.6.22 (Service Release Lohn U2 zur DVD 2/2024) vom 02.05.2024 sein.
• Zusätzlich muss in der addisonconfig.ini im ADDISON Programmverzeichnis\config ein ini-Eintrag vorgenommen werden, mit dem die 1300er-Lizenz aktiviert wird:

 

[Lohn]

AktivierungHybrid=1

ADDISON Online

• ADDISON Online über die Schaltfläche Öffnen ADDISON Online starten

• Nachdem sich ADDISON Online im Browser geöffnet hat, auf den Menüpunkt ADDISON Lohn Online klicken, um die Mandantenliste anzuzeigen.

• Zur Ansicht Aktivierte Features wechseln.

 

• Den Mandanten selektieren, der migriert werden soll, die Checkbox in der entsprechenden Zeile markieren und auf die Schaltfläche Aktivierung Personal und Zeiten 2.0 klicken.

 

• Im Anschluss wird der Mandant auf Personal & Zeiten 2.0 migriert. Das kann 5-10 Minuten dauern. Eine erfolgreiche Migration wird anhand des Status Aktivierung erfolgreich in der Spalte Personal und Zeiten 2.0 angezeigt.

Was ändert sich nach der Migration in ADDISON Lohn & Gehalt?

Im Ribbon ADDISON Lohn Online werden jeweils

• die neu angelegten Arbeitnehmer
• geänderte Arbeitnehmer
• variable Daten der Arbeitnehmer
• und der Bearbeitungsstatus der Arbeitnehmer

angezeigt.

Es erfolgt eine stetige Synchronisierung der Arbeitnehmerdaten. Änderungen, die in den Arbeitnehmerstammdaten in Personal und Zeiten erfasst werden, werden nach dem Speichern hier in den geänderten Arbeitnehmern aufgelistet.

Gleiches gilt für neu angelegte Arbeitnehmer und für Arbeitnehmer, für die eine Erfassung der variablen Daten in Personal und Zeiten erfolgte.

Sie können entscheiden, wie diese Änderungen in das Abrechnungssystem übernommen werden:

• alle neuen Arbeitnehmer übernehmen
• Änderungen für alle Arbeitnehmer übernehmen
• Änderungen je Arbeitnehmer prüfen

 

Durch Klicken auf die Option Änderungen je Arbeitnehmer prüfen wird Personal und Zeiten rechts von ADDISON Lohn & Gehalt in einem separaten Fenster im Bereich Arbeitnehmer | Änderungen geöffnet.

In der Übersicht sehen Sie in den Spalten Feld, Vorheriger Wert, Neuer Wert, Geändert am und Geändert von den alten und den neuen Wert, den Zeitpunkt der Änderung und welcher Benutzer die Änderung durchgeführt hat.

Falls Sie die Änderungen rückgängig oder erneut korrigieren möchten, können Sie das direkt in Personal und Zeiten erledigen, noch bevor die Übernahme in ADDISON Lohn & Gehalt erfolgt.

 

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, sich die Änderungen im jeweiligen Personalstamm anzeigen zu lassen.

Auch die Übernahme kann aus dem jeweiligen Personalstamm erfolgen.

Änderungen, die im Personalstamm in ADDISON Lohn & Gehalt erfasst wurden, z. B. das Gehalt unter Pers.-LA, werden direkt nach dem Speichern an Personal und Zeiten übergeben.

 

Bei der Übernahme der variablen Daten ist zu beachten, dass der Bearbeitungsmonat, für den die variablen Daten erfasst wurden, korrekt voreingestellt ist.

 

Nach Erstellung der Abrechnung und der Auswertungen im ADDISON Lohn & Gehalt führen Sie bitte den ADDISON Lohn Online Upload aus.

Bitte beachten Sie, dass auch einzelne Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmergruppen abgerechnet und hochgeladen werden können. Sie haben damit die Möglichkeit, Gehaltsempfänger und Stundenlohnempfänger getrennt abzurechnen und in Personal und Zeiten in den nächsten Bearbeitungsmonat zu übergeben.

Mit dem Upload werden die Arbeitnehmerstammdaten sowie die Mandantenstammdaten an Personal und Zeiten übergeben. Weiterhin wird der Bearbeitungsmonat gewechselt und steht damit sowohl in Personal und Zeiten als auch in ADDISON Lohn & Gehalt zur Verfügung.

Zu beachten ist, dass Änderungen der Mandantenstammdaten ausschließlich durch den Upload an Personal und Zeiten übergeben werden.

Das Handling der Anlage und Verarbeitung der Abwesenheiten und eDokumente bleibt unverändert.

 

Was ändert sich in Personal und Zeiten nach der Migration?

Im Bereich Lizenz & Konfiguration sind im Wesentlichen die gleichen Konfigurations-Möglichkeiten vorhanden wie zuvor, darüber hinaus wurden neue Einstellungen implementiert:

 

ARBEITGEBER SELF-SERVICE - BASISFUNKTIONEN

• Betriebsübliche Frist, ab der eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss

In diesem Feld können Sie die Frist festlegen, innerhalb welcher der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen muss. Standardmäßig ist die gesetzliche Frist (4. Tag) eingestellt.

ARBEITGEBER SELF-SERVICE - STAMMDATEN

• Team- und Organisationsstrukturen aktivieren

Mit der Aktivierung dieses Features ist es möglich, innerhalb eines Mandanten eine Hierarchie abzubilden sowie datenschutzkonforme Zugriffsrechte zu definieren.

• Pers.-Nr. bei neuem Mitarbeiter in ADDISON Lohn Online vergeben

Mit der Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird die Vergabe der Personal-Nr. von neuen Mitarbeitern in ADDISON Lohn-Online ermöglicht.

ARBEITGEBER SELF-SERVICE - BEWEGUNGSDATEN

• Übernahme von Arbeitszeiten in variable Daten

Mit dieser Funktion können die erfassten Arbeitsstunden in die variablen Daten und anschließend in ADDISON Lohn & Gehalt übernommen werden. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Zeiterfassung aktiviert wurde und der Switcher Variable Monatsdaten erfassen aktiv ist. 

 

ARBEITNEHMER SELF-SERVICE

• Vergangenheitserfassung

Ist diese Checkbox aktiviert, kann der Mitarbeiter im Arbeitnehmer Self-Service Änderungen auch für vergangene Zeiträume vornehmen.

 

Übersicht

Personal und Zeiten startet mit der Übersicht. Hier werden alle wichtigen Informationen in Form von Kacheln angezeigt.

Die Anzeige der Kacheln ist abhängig davon, welche Funktionen aktiviert wurden. In den folgenden Abschnitten gehen wir näher auf die einzelnen Kacheln und deren Funktionen ein.

•  Bearbeitungsmonat

In dieser Kachel wird der jeweils aktuelle Bearbeitungsmonat angezeigt.

 

• Offene Aufgaben

In der Kachel Offene Aufgaben wird die Anzahl der Aufgaben mit dem Status Offen angezeigt. Durch Klicken auf die Kachel gelangen Sie in das Szenario Aufgabenliste, in dem die Aufgaben in einer Liste dargestellt werden.

• Zeiterfassung

Die Kachel wird angezeigt, wenn die Zeiterfassung in der Konfiguration aktiviert wurde.

Durch Klicken auf die angezeigten Symbole bzw. Text erfolgt die Navigation in bestimmte Programmteile:

Offene Hinweise: Navigation in die Zeiterfassung |Hinweise und Warnungen, gefiltert auf offene Hinweise

Nicht konfiguriert: Navigation in die Administration | Arbeitnehmereinstellungen

Erfasste Zeiten: Navigation in die Zeiterfassung | Alle erfassten Zeiten

• Erfassungsstatus

Hier wird der Bearbeitungsstatus der Arbeitnehmer angezeigt. Mit dem Link Arbeitnehmerübersicht öffnen können Sie in die Übersicht im Szenario Arbeitnehmer springen.

• Änderungen von Arbeitnehmer-Daten

In dieser Kachel werden die Änderungen von Arbeitnehmer-Daten angezeigt, die ab dem jeweiligen Bearbeitungsmonat gültig sind. 

• Weitere Hilfe und Videos

Durch Klicken auf die einzelnen Symbole wird die Online-Hilfe zum jeweiligen Thema geöffnet.

• Abwesenheiten

Hier werden die fünf zuletzt erstellten Abwesenheiten angezeigt.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Abwesenheit hinzufügen können weitere Abwesenheiten erfassten werden.

Der Link Alle anzeigen verzweigt in die Übersicht der erfassten Abwesenheiten der letzten drei Monate.

Die Kachel wird nur dann angezeigt, wenn die Abwesenheiten in der Konfiguration aktiviert wurden.

• Neue und unvollständige eDokumente

Hier werden die fünf zuletzt hochgeladenen neuen und unvollständigen eDokumente angezeigt. Mit der Schaltfläche Alle anzeigen gelangen Sie in das Szenario eDokumente.

Voraussetzung für die Anzeige ist die Aktivierung der eDokumente in der Konfiguration.

• Aktuelle Ereignisse

In dieser Kachel werden Ereignisse wie z.B. Austritte, Geburtstage und Jubiläen angezeigt.

Die Navigation erfolgt hier in das jeweilige Arbeitnehmerszenario.

 

Aufgabenliste

In dieser Liste werden standardmäßig alle Aufgaben mit dem Status Offen angezeigt, im Filter Status der Aufgabe kann die Anzeige angepasst werden (Alle, Offen, Erledigt).

Durch Klicken auf die einzelnen Einträge in der Liste erfolgt die Navigation in den jeweiligen Aufgabenbereich, der beim Erstellen der Aufgabe festgelegt wurde.

Mit dem Filter Von kann die Ansicht der Aufgaben auf vergangene Monate, den laufenden Monat sowie auf zukünftige Monate gefiltert werden. Die Standardeinstellung ist hier der laufende Monat.

Der Filter Änderung für bietet die Möglichkeit, die Anzeige entweder auf Änderungen für den Arbeitnehmer, den Monatsabschluss oder Firmendaten einzuschränken.

Im Suchfeld kann nach der Personal-Nr. und dem Namen des Mitarbeiters gesucht werden.

Mit der Schaltfläche +Aufgabe hinzufügen können individuelle Aufgaben erstellt werden.

Beispiel: Sie möchten in einem bestimmten Monat daran erinnert werden, dass für einen Arbeitnehmer ein Firmen-PKW abgerechnet werden soll. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche +Aufgabe hinzufügen und erfassen Sie im Overlay alle erforderlichen Angaben.

Im entsprechenden Bearbeitungsmonat wird diese Aufgabe in der Übersicht des Arbeitnehmer-Szenarios angezeigt

Aufgaben können bearbeitet, gelöscht oder markiert werden, in dem die Checkbox vor der jeweiligen Zeile aktiviert und die entsprechende Aktion im Fußbereich des Szenarios ausgeführt wird.

 

Arbeitnehmer

Im Szenario Arbeitnehmer werden in der Standardübersicht alle vorhandenen Arbeitnehmer angezeigt.

Die Ansicht ist auf alle aktiven Arbeitnehmer gefiltert (Filter Beschäftigung Aktiv).

Weiterhin können die Filter Vorgesetzter und Übergeordnete Zuordnung genutzt werden, um die Details der Team- und Organisationsstruktur in der Übersicht abzubilden. Bitte beachten Sie, dass diese beiden Filter nur vorhanden sind, wenn das entsprechende Feature aktiviert wurde.

Über das Monitor-Icon können die Details des jeweiligen Arbeitnehmers schnell geöffnet werden.

Im Drei-Punkte-Menü rechts neben der Schaltfläche +Hinzufügen kann die Übersicht der Mitarbeiteränderungen des aktuellen Monats angezeigt werden. 

Weiterhin besteht die Möglichkeit, die jeweils angezeigte Übersicht als Excel- oder PDF-Datei auszugeben.

Die Übersicht kann darüber hinaus individuell angepasst werden:

 

Durch das Aktivieren der Checkbox in der jeweiligen Zeile werden, je nachdem, ob der Arbeitnehmer bereits in ADDISON Lohn & Gehalt übernommen wurde, im unteren Bereich der Übersicht verschiedene Aktionen sichtbar:

 

Arbeitnehmer stornieren: Arbeitnehmer, die noch nicht an ADDISON Lohn & Gehalt übergeben wurden, für die jedoch bereits eine Sozialversicherungsmeldung übermittelt wurde, können storniert werden.

Änderung hinzufügen: Mit dieser Aktion wird ein Overlay geöffnet, in dem verschiedene Änderungen hinzugefügt werden können.

Bearbeitungsstatus festlegen: In dem mit dieser Aktion geöffneten Overlay kann der Bearbeitungsstatus für die Bereiche Stammdaten, Vergütungsdaten und variable Daten separat festgelegt werden, weiterhin kann ein übergreifender Gesamtstatus gesetzt werden.

Der Bearbeitungsstatus kann auch per Multiselektion für mehrere bzw. alle Arbeitnehmer gleichzeitig geändert werden.

 

• Hinzufügen weiterer Arbeitnehmer

Über die Schaltfläche +Hinzufügen können Sie Daten für neue Arbeitnehmer erfassen. Im Overlay müssen die mit einem roten Stern gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden.

Nach dem Erfassen der Daten im Overlay haben Sie zwei Möglichkeiten, die Erfassung fortzuführen:

Anlegen und weitere Daten erfassen: Diese Option öffnet die Personalstammdaten, so dass Sie unmittelbar mit der Neuanlage des Arbeitnehmers fortfahren können.

Hinzufügen: Mit dieser Funktion werden lediglich die im Overlay eingegebenen Daten gespeichert. Die Erfassung der weiteren Daten kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. In der Listenansicht wird in dann in der Spalte Bearbeitungsstatus Offen angezeigt.

Mit der Schaltfläche Abbrechen kann die Erfassung ohne Speichern beendet werden.

•  Arbeitnehmer bearbeiten

Durch Klicken auf einen der Arbeitnehmer in der Liste werden weitere Details im rechten Bereich angezeigt, wie z.B. die Pers-Nr. Eintrittsdatum und Bearbeitungsmonat sowie Arbeitszeitmodell und Vorgesetzter.

Weiterhin werden die 5 zuletzt erfassten Abwesenheiten des Bearbeitungsmonats, neue und unvollständige eDokumente und offene Hinweise, die aus der Zeiterfassung resultieren, in einer separaten Tabelle angezeigt.

Aus jeder der Tabellen ist die Navigation in das jeweilige Szenario innerhalb des Arbeitnehmers über die Schaltfläche Alle anzeigen möglich.

Im unteren Bereich der Details werden diverse Schaltflächen angezeigt:

Bearbeiten: Durch Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie in die Übersicht des Arbeitnehmer-Szenarios.

Bearbeitung abschließen: Damit kann der Bearbeitungsstatus des Arbeitnehmers in Abgeschlossen geändert werden.

Abwesenheit hinzufügen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Dialog zum Erfassen von Abwesenheiten geöffnet.

Änderung hinzufügen: Mit dieser Schaltfläche wird der Dialog zum Erfassen von Änderungen gestartet.

Abrechnungsnotiz bearbeiten: Das Klicken auf diese Schaltfläche öffnet einen Dialog, in dem Abrechnungsnotizen erfasst und bearbeitet werden können.

 

Übersicht im Arbeitnehmer-Szenario

Mit der Schaltfläche Bearbeiten in den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Details können Sie die Übersicht im Arbeitnehmer-Szenario öffnen.

Auch hier werden bestimmte Informationen, die sich ausschließlich auf den zuvor ausgewählten Arbeitnehmer beziehen, in Form von Kacheln angezeigt.

Weiterhin können Sie in dieser Übersicht mit dem Link Änderung hinzufügen ein Overlay öffnen, in dem Änderungen der Personalstammdaten schnell vorgenommen werden können.

Beispiel: Sie möchten die Adresse eines Arbeitnehmers ändern. Wählen Sie dafür im Overlay den Punkt Adresse aus.

Ein weiterer Dialog wird geöffnet, in dem die Adressdaten aus dem Personalstamm angezeigt und geändert werden können.

Mit dem Link Bearbeitung abschließen kann der Status des Arbeitnehmers in Abgeschlossen geändert werden.

• Arbeitnehmerinformation:

Sie sehen in dieser Kachel den Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers, den Bearbeitungsmonat, den Bearbeitungsstatus, das Eintrittsdatum, das Austrittsdatum (falls vorhanden) und die für den Arbeitnehmer erfassten Aufgaben.

Klicken Sie auf Bearbeitungsstatus, um den Status der Stammdaten, Vergütungsdaten und variablen Daten bzw. den gesamten Bearbeitungsstatus zu ändern.

Über Offene Aufgaben können Sie in die Aufgabenliste, gefiltert auf den Arbeitnehmer, springen.

• Notizen

Hier werden ggfs. vorhandene Abrechnungsnotizen angezeigt.

• Zuletzt geänderte Daten:

Hier werden die fünf letzten Änderungen der persönlichen Daten, der Adresse, der Krankenversicherung, der Bankverbindung, der Kontaktdaten und dem Profilbild angezeigt, unabhängig davon, wer die jeweilige Änderung vorgenommen hat (Arbeitnehmer, Mandant oder Steuerberater).

Über die Schaltfläche Änderung hinzufügen können weitere Änderungen vorgenommen werden. Mit dem Link Änderungen anzeigen können Sie sich die Änderung detailliert anzeigen lassen.

•  Zeiterfassung

Hier werden, je nach Status des Arbeitnehmers hinsichtlich der Zeiterfassung, diverse Informationen angezeigt.

Offene Hinweise: Hinweise und Warnungen aus der Zeiterfassung, Navigation in die Listenansicht Hinweise.

Nicht konfiguriert: Overlay für die Änderung der Arbeitnehmereinstellungen wird geöffnet.

Monatsübersicht: Navigation in die Listenansicht Monatsübersicht.

• Abwesenheiten

In dieser Kachel werden die fünf zuletzt erfassten Abwesenheiten, die im laufenden Bearbeitungsmonat liegen, angezeigt.

Über die Schaltfläche Neue Abwesenheit hinzufügen wird ein Overlay geöffnet, in dem weitere Abwesenheiten für den Arbeitnehmer erfasst werden können.

Mit dem Link Abwesenheiten anzeigen können Sie in die Übersicht der Abwesenheiten des Arbeitnehmers springen. Angezeigt werden standardmäßig immer die Abwesenheiten der letzten drei Monate.

• eDokumente

In der Kachel eDokumente sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten eDokumente des Arbeitnehmers. Mit dem Link Alle anzeigen gelangen Sie in die Listenansicht, in der Sie die Dokumente bearbeiten und weitere hochladen können.

Navigationsleiste im Arbeitnehmerszenario

Auf die Übersicht sind wir im vorherigen Abschnitt bereits eingegangen. Die weiteren Bereiche werden hier ausführlicher erläutert.

• Personalstammdaten

In diesem Bereich können Personalstammdaten hinzugefügt und geändert werden. Beim Speichern der Daten werden Validierungen ausgeführt.

Validierungsfehler und weitere Hinweise sowie Informationen werden im rechten Bereich dargestellt.

 

• Vergütungen

Erfassen und ändern Sie hier die Vergütungsbestandteile des Arbeitnehmers.

Sie können regelmäßig wiederkehrende Entgeltbestandteile, wie z.B. laufendes Gehalt oder VWL-Verträge sowie variable Entgeltbestandteile, wie beispielsweise Urlaubsgeld, Prämien usw. erfassen.

• eDokumente

Alle für den Arbeitnehmer hochgeladenen eDokumente aus den Listen Neu und unvollständig sowie Bearbeitet und abgelegt werden in dieser Ansicht angezeigt.

Mit der Schaltfläche Dokument hochladen können neue Dokumente hochgeladen werden.

 

• Abwesenheiten

In dieser Übersicht werden die erfassten Abwesenheiten, gefiltert auf die letzten 3 Monate angezeigt. Sie können mit der Schaltfläche +Hinzufügen weitere Abwesenheiten für den Arbeitnehmer erfassen.

Im Bereich Abwesenheiten gibt es ein zweites Panel, in dem die eAU-Bescheinigungen angezeigt werden.

• Lohnordner

Lohndokumente, die aus ADDISON Lohn & Gehalt hochgeladen wurden, werden in dieser Ansicht angezeigt.

• Zeiterfassung

In den beiden Ansichten Hinweise und Monatsübersicht werden die für den ausgewählten Arbeitnehmer ermittelten Hinweise und Warnungen im Status Offen sowie die gebuchten Zeiten des jeweiligen Bearbeitungsmonats angezeigt.

• Änderungen

Alle Änderungen von Personalstammdaten, wiederkehrenden Entgeltbestandteilen und variablen Entgeltbestandteilen, die von Ihnen, dem Mandanten oder dem Arbeitnehmer vorgenommen wurden, werden in dieser Liste angezeigt.

• Historie

In der Historie werden sämtliche Änderungen, die den Arbeitnehmer betreffen angezeigt.

Die Ansicht kann auf verschiedene Aktionen gefiltert werden, z.B. Personalstammdaten angelegt, Arbeitnehmer löschen usw.

Variable Daten

In diesem Bereich können variable Entgeltbestandteile erfasst werden.

Für das Erstellen der Daten werden verschiedene Möglichkeiten angeboten:

• Hinzufügen
• Schnellerfassung
• Arbeitsstunden übernehmen
• Arbeitszeitmodell

Das Hinzufügen von variablen Entgeltbestandteilen erfolgt durch Klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Diese Art der Erfassung ist sinnvoll, wenn nur für einen einzelnen Arbeitnehmer ein variabler Entgeltbestandteil erfasst werden soll. Im Seitenbereich, der mit der Schaltfläche geöffnet wird, können die erforderlichen Daten eingetragen werden: 

Nachdem die Eingabe mit Hinzufügen bestätigt wurde, wird der erstellte Entgeltbestandteil in der Liste angezeigt:

Die Funktion Schnellerfassung bietet sich an, wenn ein bestimmter Entgeltbestandteil für mehr als einen Arbeitnehmer erfasst werden soll. Über das Drei-Punkte-Menü im rechten oberen Bereich wird ein Wizard geöffnet:

Nachdem die Eingaben mit Weiter bestätigt wurden, kann die Zusammenfassung auf einer weiteren Seite des Wizards überprüft werden:

Mit der Schaltfläche Variable Daten erstellen werden die Daten übernommen und in der Liste angezeigt:

Sollen Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung übernommen werden, um variable Daten zu erstellen (z.B. Stundenlohn für Stundenlohnempfänger), kann die Option Arbeitsstunden übernehmen verwendet werden:

In einem Wizard können die erforderlichen Daten eingegeben werden:

Möglich ist auch hier die Auswahl eines bzw. mehrerer Arbeitnehmer oder es werden mit der Option Alle sämtliche Arbeitnehmer, für die Zeiterfassung erforderlich ist, variable Daten erstellt. Als Art der Übertragung sind die beiden Optionen Neue/geänderte Arbeits-/Feiertagsstunden oder die Auswahl eines manuellen Zeitraums vorgesehen (Ausnahme: Beim ersten Verwenden dieser Option muss ein Stichtag angegeben werden, ab dem erstmalig Arbeitsstunden übertragen werden). 

In der Übersicht ist in der Spalte Herkunft erkennbar, dass die Daten auf Basis der Zeiterfassung erstellt worden sind.

Zeiterfassung

Im Szenario Zeiterfassung können in den beiden Panels Hinweise und Warnungen und Alle erfassten Zeiten sowie in der Monatsübersicht je Arbeitnehmer alle Zeitbuchungen angezeigt und bearbeitet werden. Weiterhin ist es möglich, Hinweise, die aufgrund von Zeitbuchungen ermittelt wurde, wie z.B. die Nichteinhaltung von gesetzlichen Pausenregelungen, zu prüfen und zu bearbeiten.

• HInweise und Warnungen

Hinweise und Warnungen, die auf Basis der Zeitbuchungen ermittelt wurden, werden in dieser Liste angezeigt. Die Liste kann auf den Zeitraum, den Status (Offen/Erledigt) sowie auf eine bzw. mehrere bestimmte Hinweise/Warnungen gefiltert werden.

Innerhalb der Spalten Pers.-Nr. und Arbeitnehmer ist eine Suche möglich.

Durch Aktivieren der Checkbox vor den Zeilen in der Liste werden die beiden Schaltflächen Als offen markieren und Als erledigt markieren angezeigt. So kann der Status bei mehreren Hinweisen gleichzeitig geändert werden.

Durch Klicken auf eine Zeile wird der Seitenbereich geöffnet:

Unter Erfasste Zeiten können vorhandene Zeitbuchungen geändert werden, falls notwendig. Weiterhin werden hier alle am jeweiligen Tag vorhandenen Hinweise noch einmal dargestellt.

Weiterhin können Notizen und die Historie der Zeitbuchungen in den jeweiligen Panels erfasst bzw. geprüft werden.

• Alle erfassten Zeiten

Diese Liste bietet einen Überblick über die Soll-Zeiten lt. Arbeitszeitmodell, die erfassten oder ermittelten Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung sowie evtl. vorhandene Differenzen (Über- bzw. Minusstunden). Es werden weiterhin die Arbeitszeit, Abwesenheitsdauer, Feiertagsstunden sowie Pausenzeiten angezeigt. Darüber hinaus ist erkennbar, ob Hinweise/Warnungen und Abwesenheiten vorhanden sind und, ob die Zeiterfassung am jeweils aktuellen Tag aktiv ist.

Über die Schaltflächen PDF und Excel können die Inhalte der Übersicht im jeweiligen Dateiformat ausgegeben werden.

Standardmäßig wird die Liste immer vom Monatsbeginn bis zum aktuellen Tag angezeigt, weiterhin kann der Filter Status der Zeiterfassung nach Bedarf geändert werden.

Der Seitenbereich wird durch das Klicken auf eine Zeile geöffnet:

Hier werden die in der Liste angezeigten Werte detailliert dargestellt. Mit der Schaltfläche Monatsübersicht anzeigen wird eine weitere Übersicht geöffnet:

Alle Werte, die in der Liste Alle erfassten Zeiten kumuliert vorhanden sind, werden in dieser Liste je Kalendertag angezeigt. Als Standard-Zeitraum wird immer der aktuelle Monat (NICHT Bearbeitungsmonat des Mandanten) dargestellt.

Auch in dieser Liste kann ein Seitenbereich für jeden einzelnen Tag geöffnet werden, in dem eine weitere Bearbeitung möglich ist.

Falls die Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell für die Erstellung der variablen Daten herangezogen werden sollen, kann dafür die Option Arbeitszeitmodell verwendet werden:

 

Spalte Transferstatus:

In dieser Spalte wird ein grüner Haken angezeigt, sobald die Daten in ADDISON Lohn & Gehalt übernommen wurden.

Abwesenheiten

In diesem Szenario werden sämtliche Abwesenheiten erfasst. Im Panel Übersicht werden alle erstellten Abwesenheiten angezeigt. Der Filter Zeitraum ist hierbei standardmäßig auf die letzten 3 Monate eingestellt. Die Übersicht kann durch diverse Filter angepasst werden. Im Suchfeld ist die Suche nach Nachname, Vorname und Pers-Nr. möglich.

Mit der Schaltfläche +Hinzufügen wird eine Auswahl der Abwesenheiten geöffnet, die zuvor in der Konfiguration aktiviert worden sind.

Mit der Abwesenheit Krankheit (Krankheit mit oder ohne ärztliches Attest) kann der eAU-Abruf gestartet werden.

Durch Aktivieren der Checkboxen vor jeder Zeile werden zwei weitere Schaltflächen sichtbar, mit denen Abwesenheiten als gelesen bzw. ungelesen markiert werden sowie der eAU-Abfrage-Status AU Unbescheinigt als erledigt gekennzeichnet werden kann.

Im Panel eAU-Bescheinigungen werden die gesendeten Abfragen sowie die Rückmeldungen angezeigt:

eDokumente

Im Bereich eDokumente können in verschiedenen Listen Dokumente und Entgeltunterlagen für die jeweiligen Arbeitnehmer hochgeladen, bearbeitet und archiviert werden. Zusätzlich gibt es noch ein Liste, in der Dokumente, die relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind, bearbeitet werden können.

• Neu und unvollständig

In dieser Liste werden Dokumente, die vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer hochgeladen wurden, deren Daten aber noch nicht vollständig sind, angezeigt. Durch Klicken auf die jeweilige Zeile wird ein Seitenbereich geöffnet, in dem die fehlenden Angaben ergänzt werden können. Mit dem Mülleimer-Icon am Ende jeder Zeile kann ein Dokument schnell gelöscht werden.

Weiterhin können Sie in dieser Liste über die gleichnamige Schaltfläche Dokumente hochladen.

Durch das Aktivieren der Checkbox vor den einzelnen Zeilen werden zwei weitere Schaltflächen sichtbar:

Mit der Schaltfläche Herunterladen können Dokumente heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Die Schaltfläche Dokumententyp und Kategorie zuweisen ermöglicht eine schnelle Bearbeitung der beiden Merkmale für mehrere Dokumente gleichzeitig.

• Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Dokumente, bei denen im Feld Lohn- und Gehaltsabrechnung der Wert Relevant vorhanden ist, werden in dieser Liste angezeigt. Die Dokumente sind gleichzeitig auch in der Liste Bearbeitet und abgelegt vorhanden.

• Bearbeitet und abgelegt

Hier werden Dokumente angezeigt, die nicht weiter bearbeitet werden müssen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Dokumente hier archiviert werden, entweder über das angezeigte Icon in der Zeile oder über die Schaltfläche im Seitenbereich.

• Archiviert

Archivierte Dokumente werden hier angezeigt, die Archivierung kann über das Icon in den Zeilen oder die Schaltfläche im Seitenbereich wieder aufgehoben werden.

 

Archiv

Das Archiv bietet einen ausführlichen Überblick über die Erfassung neuer Arbeitnehmer, Änderungen im Personalstamm, Änderungen in den variablen Vergütungsdaten und den Festvergütungsdaten sowie den Abwesenheiten.

Beim Öffnen des Szenarios wird zunächst die Übersicht über alle vorhandenen Bearbeitungsmonate angezeigt. Der neueste Bearbeitungsmonat ist immer der Monat, der aus ADDISON Lohn & Gehalt mit dem Upload an Personal und Zeiten hochgeladen wurde.

Hinweis: Die Änderungen des aktuellen Bearbeitungsmonats können in die Übersicht im Arbeitnehmerszenario angezeigt werden (siehe Abschnitt weiter oben).

Durch Klicken auf eine Zeile wird eine weitere Übersicht angezeigt, in der die Arbeitnehmer aufgeführt sind. Je Arbeitnehmer wird in einer separaten Spalte die Anzahl der Änderungen in den einzelnen Bereichen angezeigt.

Das Klicken auf die einzelnen Zeilen der Übersicht verlinkt in die Personalstammdaten.

Dort können die Details im Bereich Änderungen geprüft werden.

Werden die weiteren Punkte aus dem linken Seitenbereich angeklickt, erfolgt ebenfalls die Navigation in die jeweiligen Bereiche der Personalstammdaten.

Bescheinigungen

Im Szenario Bescheinigungen werden die Details zum Meldeverfahren Unbedenklichkeitsbescheinigung abgebildet.

In der Liste Unbedenklichkeitsbescheinigungen verwalten werden alle aktiven und inaktiven Krankenkassen sowie vorhandene Betriebsstätten des Mandanten angezeigt.

Die Liste kann durch Ändern der Filter Betriebsstätte, Krankenkasse, Status Krankenkasse und Abomodell nach Bedarf angepasst werden.

Durch Aktivieren der Checkbox vor jeder Zeile werden vier Schaltflächen eingeblendet:

Durch Klicken auf eine der Zeilen wird ein Seitenbereich geöffnet, in dem Details zur Anforderung und Rückmeldung dargestellt werden. Weiterhin sind im Seitenbereich verschiedene Aktionen verfügbar:

In der zweiten Liste dieses Szenarios werden die Rückmeldungen und Anforderungen angezeigt. Durch Aktivieren der Checkbox vor der Zeilen können die Schaltflächen Download, Stornieren und Als gelesen markieren im unteren Bereich der Liste sichtbar gemacht werden. 

Wird eine Zeile angeklickt, öffnet sich der Seitenbereich mit weiteren Informationen über die entsprechende Krankenkasse sowie über Versand und Rückmeldung. Liegt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vor, wird diese in der Seitenansicht angezeigt.

Erweiterte Funktionen

Im Tab Meldungen werden alle eAU-  und DEÜV-Meldungen sowie Meldungen zur Versicherungsnummernabfrage, die für die Arbeitnehmer erstellt wurden, angezeigt.

Im Tab Historie werden die Änderungen der Bereiche eDokumente, Zeiterfassung und der Arbeitnehmereinstellungen angezeigt.

Die Ansicht kann auf die jeweiligen Bereiche mit dem Filter Aktion geändert werden.

 

Administration

Hier können Sie unter Einstellungen | Lizenz & Konfiguration die komplette Konfiguration von Personal und Zeiten für den Arbeitgeber Self-Service und den Arbeitnehmer Self-Service vornehmen.

Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit, die gesetzlichen Feiertage (abhängig vom Bundesland der Firma bzw. Betriebsstätte) zu deaktivieren oder aktivieren. In einem weiteren Panel werden die vorhandenen Kostenstellen/-träger angezeigt. Im Panel Lohnarten sehen Sie die für diesen Mandanten verwendeten Lohnarten, weiterhin können hier Lohnarten hinzugefügt werden

 

Im Bereich Benutzerrechte können Sie den Zugriff auf den Arbeitgeber Self-Service aktivieren.

Die Administration der eDokument-Typen und eDokument-Kategorien erfolgt im Bereich eDokumente.

Im Panel Änderungen in eDokumente wird die Änderungshistorie der eDokumente-Administration angezeigt.

Im Bereich Arbeitszeitmodell werden die vorhandenen Arbeitszeitmodelle angezeigt. Mit +Hinzufügen können neue Arbeitszeitmodelle angelegt werden. Im Panel Zuweisung Arbeitszeitmodell wird angezeigt, welche Arbeitszeitmodelle den jeweiligen Arbeitnehmern zugewiesen sind.

In den Arbeitnehmereinstellungen sehen Sie in einer Übersicht die Einstellungen, die sich auf die Zeiterfassung beziehen. Die Einstellungen können jeweils angepasst und geändert werden.

Weiterhin können in diesem Szenario die Einstellungen zur Team- und Organisationsstruktur vorgenommen werden.

In den Firmendaten und Betriebsstätten werden die entsprechenden Details read-only dargestellt.

Die Administration und Anzeige von API-Partnerverbindungen wird im gleichnamigen Bereich angezeigt.