Mit der Einführung einer Team- und Organisationsstruktur in Personal und Zeiten ist es möglich, innerhalb eines Mandanten eine Hierarchie abzubilden sowie die Zugriffsrechte datenschutzkonform zu definieren.
In diesem Dokument wird zunächst die Bedienung und Umsetzung des neuen Features beschrieben. Anschließend gehen wir näher auf die Benutzerkonten im Zusammenhang mit der Team- und Organisationsstruktur ein.
Hinweis:
Diese Funktionen sind ausschließlich in Personal und Zeiten 2.0 verfügbar, somit sprechen wir in dieser Beschreibung nur Kunden an, die Personal und Zeiten 2.0 in Verbindung mit ADDISON Lohn & Gehalt nutzen.
Aktivierung der Team- und Organisationsstruktur
Um das neue Feature nutzen zu können, muss im Bereich Administration | Einstellungen | Lizenz & Konfiguration der Switcher Team- und Organisationsstrukturen aktivieren eingeschaltet werden. Der Aussprung in diesen Bereich erfolgt aus ADDISON Lohn & Gehalt über die Einstellungen im Ribbon.
Mit der Aktivierung werden in den Arbeitnehmereinstellungen und im Bereich der Arbeitnehmer neue Felder und Funktionen freigeschaltet, auf die wir in den nächsten Abschnitten eingehen.
Zuweisung eines Vorgesetzten und Anzeige in den Personalstammdaten
Im Bereich Arbeitnehmer | Personalstammdaten | Arbeitnehmer kann im Feld Vorgesetzter der jeweilige Arbeitnehmer, dem diese Rolle zugewiesen werden soll, ausgewählt werden.
Der Vorgesetzte wird anschließend nach dem Speichern in der Übersicht der Arbeitnehmer angezeigt:
Mit dem Filter Vorgesetzter kann die Anzeige auf einen bestimmten Vorgesetzten eingeschränkt werden. Mit dem Filter Übergeordnete Zuordnung wird die Anzeige erweitert auf Arbeitnehmer, denen Vorgesetzte aus der zuvor gefilterten Ansicht zugewiesen sind.
Beispiel:
In der oberen Abbildung werden vier Arbeitnehmer angezeigt, denen als Vorgesetzte Waltraud Schubert zugewiesen wurde. Einer dieser Arbeitnehmer ist die Personal-Nr. 11 Adalberg Mauerer. Wird der Filter Übergeordnete Zuordnung in Ja geändert, wird die Anzeige erweitert um die Personal-Nr. 9 Marlene Neuanlage, deren Vorgesetzter wiederum Adalberg Mauerer ist.
Im Seitenbereich der Liste und der Arbeitnehmer-Übersicht wird der Vorgesetzte ebenfalls angezeigt:
Durch Klicken auf den Namen des Vorgesetzen in der Übersicht können die Kontaktinformationen angezeigt werden:
Zuweisung in den Arbeitnehmereinstellungen
Im Bereich Administration | Arbeitnehmereinstellungen kann die Zuweisung eines Vorgesetzten für mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig erfolgen. Dafür muss die Checkbox vor den jeweiligen Zeilen aktiviert werden. Es wird dann im unteren Bereich der Liste eine Schaltfläche Zuweisung Vorgesetzter eingeblendet. Mit dieser Schaltfläche wird ein Overlay geöffnet, in dem der Vorgesetzte selektiert werden kann.
Der ausgewählte Vorgesetzte wird nach dem Speichern in der gleichnamigen Spalte angezeigt, hier sind die gleichen Filtermöglichkeiten wie in der Arbeitnehmer-Übersicht vorhanden. Wir weisen darauf hin, dass für diesen Screenshot die Spalte Vorgesetzter manuell an eine andere Position in der Liste verschoben wurde.
Umsetzung im Arbeitnehmer Self-Service
Im Arbeitnehmer Self-Service wird der Vorgesetzte bei den Personalstammdaten angezeigt.
Beim Klicken auf den Namen öffnen sich auch hier die Kontaktinformationen:
Wie kann sich der Arbeitnehmer als Vorgesetzter in Personal und Zeiten anmelden ?
Um die Vorgesetztenfunktion in Personal und Zeiten nutzen zu können, benötigen Arbeitnehmer zusätzlich zu den Anmeldedaten als Arbeitnehmer im Arbeitnehmer Self-Service einen weiteren Benutzer.
Dafür muss zunächst in ADDISON Lohn & Gehalt im Bereich Akte | Verwaltung die Benutzerverwaltung geöffnet werden (Icon mit zwei Köpfen).
In der Benutzerverwaltung bitte auf die Schaltfläche Neu klicken.
Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der das gewünschte Benutzerprofil erstellt werden kann. Vor- und Nachname sind Pflichtfelder, weiterhin muss der Profiltyp Portalbenutzer ausgewählt werden. Im Feld Eigene Profilbeschreibung kann ein beliebiger Titel gewählt werden, wie z.B. Manager.
Im nächsten Schritt können die Zugangsdaten über die Schaltfläche Zugangsdaten herunterladen als PDF in einem beliebigen lokalen Verzeichnis gespeichert werden.
Hinweis:
Für die später beschriebene Verknüpfung des Kontos wird der Einladungscode aus diesem Dokument benötigt.
Anschließend erfolgt die Anmeldung in ADDISON OneClick mit dem Arbeitnehmer-Login.
Anschließend kann das Benutzerkonto durch Klicken auf die Schaltfläche Benutzerkonto öffnen angezeigt werden.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Konto verknüpfen öffnet sich eine neue Eingabemaske.
Über die Schaltfläche Weiter gelangt man auf die nächste Seite, dort muss im Panel Einladungscode der Code aus dem Dokument mit den Zugangsdaten im gleichnamigen Feld eingegeben werden.
Auf der nächsten Seite kann der Arbeitnehmerlogin mit dem Vorgesetztenlogin verknüpft werden.
Abschließend muss ggf. im Bereich Benutzerverwaltung im Panel Apps sperren in der Zeile Lohn AG SelfService durch Aktivieren der Checkbox der Zugriff erlaubt werden.
Hinweis:
Sollte es bereits ein Vorgesetztenprofil mit E-Mail und Passwort geben und die beiden Profile bereits verknüpft worden sein, verlieren die bisherigen Anmeldedaten ihre Gültigkeit. Zukünftig reicht es, sich mit den Logindaten des Arbeitnehmers anzumelden.
Bei der Anmeldung kann dann rechts oben beim Profil ausgewählt werden, welcher Benutzerzugang gestartet wird (standardmäßig ist der Arbeitnehmerlogin ausgewählt).
Vorgesetztenansicht
Meldet sich der Arbeitnehmer mit dem Vorgesetzten-Login in Personal und Zeiten an, ist die Ansicht aller arbeitnehmerbezogenen Programmteile auf die zugeordneten Arbeitnehmer eingeschränkt. So werden beispielsweise nur die Abwesenheiten und eDokumente der Arbeitnehmer angezeigt, die dem Vorgesetzten zugewiesen sind. Abwesenheiten und eDokumente von Arbeitnehmern mit anderen Vorgesetzten bzw. ohne Vorgesetzte werden nicht angezeigt. Weiterhin besteht kein Zugriff auf die Firmendaten oder auf Bescheinigungen.
Auch die Anzeige in der Liste der Arbeitnehmer im gleichnamigen Szenario ist eingeschränkt.
Beispiel:
Waltraud Schubert meldet sich mit dem Vorgesetzten-Login in Personal und Zeiten an. Im Bereich Arbeitnehmer werden ausschließlich die Arbeitnehmer angezeigt, deren Vorgesetzte sie ist: