Für den Nachweis der Elterneigenschaft und die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder für die Beitragsberechnung zur Pflegeversicherung wird zum 01. Juli 2025 ein digitales Verfahren eingeführt. Für den Arbeitgeber ist damit eine neue Meldeverpflichtung verbunden.
Das neue Verfahren wurde ausschließlich in Personal und Zeiten (Version 2.0) implementiert. Wie die neuen Programmteile aus ADDISON Lohn und Gehalt aufgerufen werden können, wird in diesem Artikel beschrieben.
Zum Start des Verfahrens werden alle Arbeitnehmer, die zu diesem Zeitpunkt meldepflichtig sind, registriert, d.h. für diese Arbeitnehmer wird eine Anmeldung erstellt und gesendet.
Um den Verlauf von Meldungen künftig besser darstellen zu können, wurde das Meldecenter überarbeitet und aus dem Menüpunkt Erweiterte Funktionen herausgenommen.
Aktivierung des Meldeverfahrens in der Pilotphase
Voraussetzung für die Teilnahme an der Pilotphase ist die Installation der Hauptversion 2 und des Service Releases vom 16.04.2025.
Die Mandanten, die an der Pilotphase teilnehmen sollen, werden von uns aktiviert.
Welche Arbeitnehmer sind meldepflichtig?
Arbeitnehmer, für die zum Meldezeitpunkt eine Beitragspflicht in der Pflegeversicherung besteht, sind grundsätzlich meldepflichtig. Dies gilt auch für Versorgungsbezugsempfänger, die beitragspflichtig in der Pflegeversicherung sind.
Wann erfolgt die Anmeldung?
Lt. Verfahrensbeschreibung muss die Anmeldung innerhalb von 7 Tagen nach dem Eintritt erfolgen. Sobald die Daten bei einer Arbeitnehmer-Neuanlage mit den zuvor genannten Kriterien gespeichert werden, wird eine Anmeldung erstellt und gesendet.
Bitte beachten Sie, dass Anmeldungen, wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, erst beim Erreichen des Bearbeitungsmonats erstellt werden.
Was geschieht nach der Anmeldung?
Nach der erfolgreichen Anmeldung und damit Abfrage nach den aktuell gültigen Kinderdaten erfolgt eine Rückmeldung, die Informationen über die Elterneigenschaft und die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder enthält.
Mit der Anmeldung wird gleichzeitig ein Abonnement eingerichtet, so dass bei Änderungen der Kinderdaten pro-aktive Rückmeldungen empfangen werden können.
Wann muss eine Abmeldung erfolgen?
Die Abmeldung bzw. Kündigung des Abonnements erfolgt, sobald die Beitragspflicht in der Pflegeversicherung endet. Dies kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen austritt oder das Arbeitsverhältnis von einer beitragspflichtigen in eine beitragsfreie Beschäftigung geändert wird.
Weiterhin muss eine Abmeldung erfolgen beim Wechsel des Abrechnungsprogramms, bei einer Betriebsaufgabe und wenn sich die bisher gültigen Identifikationsmerkmale ändern.
Eine zu Unrecht erfolgte Anmeldung muss ebenfalls durch eine Abmeldung rückgängig gemacht werden, da im Verfahren keine Stornierungen vorgesehen sind.
Eine Abmeldung beendet gleichzeitig das Abonnement.
Umsetzung im Programm
Anhand von Beispielen zeigen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten, wie das neue Meldeverfahren in Personal und Zeiten umgesetzt wurde.
Erfassen eines neuen Arbeitnehmers in Personal und Zeiten mit Eintrittsdatum im jeweils aktuellen Bearbeitungsmonat
Der Arbeitnehmer Sepp Maier wurde mit Eintrittsdatum 01.05.2025 am 06.05.2025 angelegt, die DaBPV-Anmeldung wurde mit Anfrage-Datum 01.05.2025, also dem Eintrittsdatum, das zu diesem Zeitpunkt bereits in der Vergangenheit liegt, erstellt. Beachten Sie bitte, dass für die Meldungserstellung die Steuer-ID eine Pflichtangabe ist.
Im Meldecenter wird nach dem Speichern der Personalstammdaten die gesendete Meldung in der gleichnamigen Liste angezeigt:
Erfassen eines neuen Arbeitnehmers in ADDISON Lohn und Gehalt mit Eintrittsdatum im jeweils aktuellen Bearbeitungsmonat
Die Arbeitnehmerin Roberta Mittermeier wurde in ADDISON Lohn und Gehalt zum 01.05.2025 angelegt, Abrechnungsmonat ist 05/2025.
Auch für Arbeitnehmer, die bereits im Vormonat eingetreten sind, deren Personalstammdaten aber erst zu einem späteren Zeitpunkt erfasst werden, wird eine Anmeldung erstellt und sofort gesendet.
Erfassen eines neuen Arbeitnehmers in Personal und Zeiten mit Eintrittsdatum in der Zukunft
Die Arbeitnehmerin Erika Wallraff tritt zum 01.06.2025 ins Unternehmen ein, die Personalstammdaten wurden jedoch bereits am 06.05.2025, während sich der Mandant noch im Bearbeitungsmonat Mai 2025 befand, erfasst.
Die Anmeldung wird in diesem Fall erst gesendet, nachdem der Wechsel in den Bearbeitungsmonat Juni 2025 erfolgt ist.
Nach dem Speichern der Personalstammdaten wird die DaBPV-Anmeldung in Personal und Zeiten erstellt, ohne dass zuvor ein Upload durchgeführt werden muss:
Verarbeiten von Rückmeldungen nach der Anmeldung
Als Reaktion auf die erfolgreiche Anmeldung erfolgt eine Rückmeldung. Diese enthält Angaben über das Bestehen der Elterneigenschaft, das Datum, ab dem diese abrechenbar ist und über anzurechnende Kinder mit dem Datum der Anrechenbarkeit. Bitte beachten Sie, dass die zurückgemeldeten Daten ggf. auch Korrekturen in ADDISON Lohn und Gehalt auslösen können.
Die Rückmeldungen werden im Meldecenter in der Liste Rückmeldung angezeigt:
In den Personalstammdaten werden die Angaben aus der Rückmeldung im Bereich Kinder angezeigt:
Im oberen Bereich wird in einem Hinweisfeld über die Anzahl der im jeweils aktuellen Bearbeitungsmonat berücksichtigungsfähigen Kinder informiert.
Da die Rückmeldung nur Informationen über die Anzahl von Kindern und dem Datum der Anrechenbarkeit enthält, wird in der Tabelle Rückmeldung BZSt nur der geschätzte Monat der Geburt angezeigt. Weiterhin enthält die Tabelle das Datum, ab dem das jeweilige Kind berücksichtigt wird und bis wann die Anrechenbarkeit gültig ist.
Im unteren Bereich können Kinder, die über das Verfahren nicht abgebildet werden (z.B. im Ausland lebende anrechnungsfähige Kinder) manuell in einer separaten Tabelle hinzugefügt werden. Dafür klicken Sie bitte auf den Link +Hinzufügen und öffnen somit dieses Overlay und erfassen die notwendigen Angaben. Soll das Kind bei der Ermittlung des Pflegeversicherungsbeitrags berücksichtigt werden, muss die Checkbox PUEG Elterneigenschaft berücksichtigen aktiviert werden.
Nach dem Speichern durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen werden die Angaben über das manuell erfasste Kind in der Tabelle Manuell erfasste Kinder angezeigt, weiterhin wird die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Hinweisfeld um das manuell hinzugefügte Kind aktualisiert:
Anzeige der berücksichtigungsfähigen Kinder in ADDISON Lohn und Gehalt und weitere Änderungen
In ADDISON Lohn und Gehalt wird die Anzahl der Kinder, die bei der Ermittlung des Pflegeversicherungsbeitrags im jeweils aktuellen Abrechnungsmonat berücksichtigt werden, im Bereich Stammdaten | Personal | Soz-1 im Feld Kinderanzahl angezeigt. Weiterhin wird im Feld Elterneigenschaft ab das Datum, ab dem die Elterneigenschaft besteht, dargestellt.
Durch Aktivieren der Checkbox DaBPV ignorieren kann die Abrechnung ohne die im Verfahren zurückgemeldeten Änderungen vorgenommen werden.
Der im vorherigen Abschnitt beschriebene Bereich Kinder kann aus ADDISON Lohn und Gehalt über die Schaltfläche Bearbeiten im Bereich der Fehlzeiten geöffnet werden:
Abmeldung eines Arbeitnehmers bzw. Beendigung des Abonnements durch das Bundeszentralamt für Steuern
Tritt ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus oder endet die Beitragspflicht in der Pflegeversicherung, wird automatisch eine Abmeldung erstellt.
Beispiele:
Die Arbeitnehmerin Waltraud Schubidu tritt zum 05.05.2025 aus, das Austrittsdatum wird am 06.05.2025 im Personalstamm in ADDISON Lohn und Gehalt eingegeben.
Es wird anschließend eine Abmeldung erstellt, die in der Liste Versandbereit angezeigt wird:
Der endgültige Versand der Abmeldung erfolgt zum voraussichtlich errechneten Zeitpunkt bzw. beim Wechsel in den Bearbeitungsmonat Juni 2025.
Auch pro-aktive Kündigungen des BZSt führen zu einer Beendigung des Abonnements und damit zur Abmeldung von Arbeitnehmern.
Sonderfall der Abfrage rückwirkender Zeiträume
Wenn für einen Arbeitnehmer bereits ein Abonnement eingerichtet wurde, jedoch für einen Zeitraum, der vor dem ersten Abrechnungsmonat liegt, Informationen über die Elterneigenschaft und zu berücksichtigende Kinder benötigt werden, muss dieser Zeitraum separat abgefragt werden.
Beispiel:
Die Arbeitnehmerin Clara Wagner tritt zum 01.05.2025 ins Unternehmen ein, die mit der Anmeldung am 11.05.2025 wurde das Abonnement eingerichtet.
Da die Arbeitnehmerin tatsächlich aber schon zum 01.04.2025 eingestellt wurde, muss das Eintrittsdatum geändert werden.
Für den Zeitraum vom 01.04.-30.04.2025 sollen nun ebenfalls die Elterneigenschaft sowie die zu berücksichtigenden Kinder angefragt werden.
Im Bereich Kinder (Arbeitnehmer | Personalstammdaten | Kinder) kann über den Link Abfrage rückwirkender Zeiträume eine solche Anfrage erstellt werden.
Durch Klicken auf den Link wird ein Overlay geöffnet, in dem Beginn und Ende des abzufragenden Zeitraums angegeben werden:
Bei dem beschriebenen Beispiel wird als Beginn der 01.04.2025, als Ende der 30.04.2025 ausgewählt, da ab 01.05.2025 bereits eine Rückmeldung über die Elterneigenschaft und die zu berücksichtigenden Kinder vorliegt.
Im Meldecenter wird diese Abfrage anschließend in der Liste Gesendet angezeigt:
Als Antwort auf die Abfrage erfolgt eine Rückmeldung:
Umgang mit abgewiesenen Meldungen
In bestimmten Fällen kann es zur Abweisung von DaBPV-Meldungen kommen. Diese Meldungen werden im Meldecenter in der Liste Fehlerhaft angezeigt. Weiterhin wird in der Aufgabenliste eine automatisch generierte Aufgabe angezeigt, die näher über den Grund der Abweisung informiert und auch darüber, wie weiter vorzugehen ist.
Beispiel:
Für den neuen Arbeitnehmer Dieter Landhaus wurde zum 01.04.2025 eine Anmeldung erstellt. Da die Steuer-ID in der Anmeldung nicht korrekt war, kommt es zur Abweisung.
In der Aufgabenliste wird folgende Aufgabe angezeigt:
Mit der Schaltfläche Details anzeigen im Splitview der Aufgabe wird eine ausführliche Information angezeigt:
Die korrekte Steuer-ID kann dann, sobald sie vorliegt in Personal und Zeiten bzw. ADDISON Lohn und Gehalt eingegeben werden, damit eine korrekte Anmeldung erstellt werden kann.