Einführung in das Modul Kassenmeldung – ADDISON OneClick Hilfecenter

Bevor die Bearbeitung der Kassenmeldung beginnen kann, müssen Sie Ihre „Mandanten einladen“ und diese müssen Ihr Angebot mit den hinterlegten Konditionen annehmen.

Das Vorgehen zur Einladung der Mandanten besteht aus den drei Schritten (1) Daten überprüfen, (2) Mandanten einladen und (3) Einladungen überwachen. Diese werden im Folgenden beschrieben.

Zunächst empfiehlt es sich aber die Voreinstellungen im Bereich Prozess einrichten zu überprüfen.

Prozess einrichten

Im Bereich „Prozess einrichten“ des Moduls zur Kassenmeldung befinden sich die Preiseinstellungen für die Weiterverrechnung der Leistungen an die Mandanten sowie die Vorlagen für die Texte der Einladungs-E-Mails, die an die Mandanten versendet werden. Sie können die Texte prüfen, überarbeiten und auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

Reiter „Übergreifende Einstellungen“

Hinterlegen Sie allgemeine Angaben zu Ihrer Kanzlei (z. B. Kanzleiname, Adresse, Kontaktdaten). Diese Daten werden in der Kommunikation mit Ihrer Mandantschaft verwendet.

Diese Daten werden für alle Module in ADDISON Compliance Online synchron gehalten.

Wichtig: Falls an dieser Stelle der Hinweis Elster im Testmodus angezeigt wird, ist der Testmodus aktiv. Dies bedeutet, dass noch keine gültigen ELSTER-Meldungen für Ihre Mandanten übermittelt werden. Über den Button Elster Testmodus abschalten kann die Übermittlung der Echtmeldungen aktiviert werden.

Reiter „Voreinstellungen Preise“

Unter „Voreinstellungen Preise“ kann das Standard-Abonnement-Modell sowie die Preise hinterlegt werden, die an den Mandanten für die Nutzung der Anwendung weiterberechnet werden.

Für jeden der drei Abonnement-Typen können jeweils die folgenden Preise konfiguriert werden:

Einrichtungspreis / Fixpreis (einmalig): Einmaliger Preis, der mit der erstmaligen Faktura berechnet wird.
Preis pro Periode (monatlich/ jährlich): Wiederkehrende Gebühr, unabhängig von der Nutzung des Moduls durch die Mandanten.
Stundensatz: Für abrechenbare Beratungsleistungen (z. B. Unterstützung bei Bearbeitung der Kassenmeldung).
Monatlich pro System: wiederkehrende Gebühr je gemeldetem Kassensystem.
maximal/Mandant: Deckelung der Gebühr je Mandant auf einen Maximalbetrag.

Die Preise können beliebig kombiniert oder weggelassen werden.

Den Mandanten werden diese Preise während des Einladungsprozesses präsentiert und sie müssen diesen zustimmen, bevor sie mit der Bearbeitung beginnen können.

Reiter „Texte E-Mails“

Generelle Einstellungen

Hier werden generelle Grundeinstellungen für alle E-Mails hinterlegt, die im Rahmen der Kassenmeldung an Mandanten versendet werden. Dazu gehören:

Auswahl der Textfarbe in E-Mails
Anrede in E-Mails: Anrede individuell festlegen. Es wird automatisch unterschieden zwischen Mandanten mit bekannten oder unbekannten Vor- und Nachnamen
Erläuterungen zum Login: Ein Hilfetext zum Login in Compliance Online (ADDISON OneClick). Es wird unterschieden, ob der Mandant bereits einen OneClick Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort hat, einen OneClick Zugang mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort hat (alter Zugang) oder noch gar keinen OneClick Zugang besitzt.
Signatur: Individuelle Kanzleisignatur für die E-Mails hinterlegen.

E-Mail Textvorlagen

Es existieren Textvorlagen für die folgenden E-Mail-Typen:

Einladung Kasse Mandant: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung und Bearbeitung im Self-Service.
Einladung Kasse Berater: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Befüllung der Kassenmeldung durch die Steuerkanzlei.
Einladung Kasse Partner: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Befüllung der Kassenmeldung durch einen durch die Steuerkanzlei beauftragten Dienstleister.
Erinnerung Kassenmeldungen: Erinnerung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Nichtreagieren des Mandanten.
Ablehnung der Einladung: Wird versendet wenn, der Mandant die Einladung zu Kassenmeldungen ablehnt.
Aktualisierung Kassenmeldung: Regelmäßiger Hinweis als Erinnerung die Kassen bei Veränderungen erneut zu melden
Einladung zur Mitarbeit: Wird versendet wenn, vom Mandanten ein neuer Nutzer zur Mitarbeit eingeladen wird.
Beendigung Dienst Kassenmeldungen: Informationsmail an Mandanten bei Kündigung des Dienstes

Die Vorlagen der E-Mails können jeweils im Menüpunkt der Vorlage über den Button „Mailvorlage bearbeiten“ angepasst werden. Hier können Sie sich außerdem jederzeit eine Testmail zusenden lassen, um die hinterlegten Texte zu prüfen.

In den E-Mail Vorlagen stehen verschiedene Platzhalter-Textbausteine zur Verfügung, die beim Versand der E-Mails automatisch befüllt werden (Achtung: beim Versand über die Testmail Funktion werden die Daten nicht befüllt). Die Platzhalter können über den Button Feld einfügen ausgewählt und in die Vorlage eingesetzt werden.

Zu den Platzhaltern gehören neben den im Bereich Generelle Einstellungen hinterlegten Werten für die Anrede, die Login-Hilfe und die Signatur, u. A. auch der Kanzleiname, Mandantenname und -nummer.

Über die Schaltfläche „Auf Standard zurücksetzen“ können jederzeit die ursprünglich bereitgestellten Textvorschläge wiederhergestellt werden.

Mandanten einladen

(1) Daten überprüfen

Diese Liste zeigt Mandanten, die noch nicht zur Einladung bereit sind, da keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Mit Klick auf das Stift-Icon können Sie die Mandanten bearbeiten. Hinterlegen Sie eine gültige E-Mail-Adresse und ergänzen oder aktualisieren Sie optional weitere Mandantendaten, um die Einladung vorzubereiten.
Sobald alle benötigten Daten vorhanden sind, wird ein Mandant in dieser Liste nicht mehr angezeigt und erschein stattdessen in Schritt (2) Mandanten einladen.

(2) Mandanten einladen

Mit Klick auf das Stift-Icon können Sie vor der Einladung Einstellungen an den Mandanten vornehmen, wie individuelle Preise hinterlegen oder den verantwortlichen Mitarbeiter anpassen.
Markieren Sie die Mandanten, die eingeladen werden sollen.
Laden Sie die ausgewählten Mandanten gesammelt über den Button „Jetzt einladen“ oder einzeln über das Senden-Icon ein.

(3) Einladungen überwachen

Eingeladene Mandanten erhalten eine E-Mail und Sie können überwachen, ob und wie die Mandanten auf die Einladung reagieren.
Die Spalte „Status“ zeigt an, ob die Einladung angenommen, abgelehnt oder abgelaufen ist.
Über das Senden-Icon versenden Sie eine abgelehnte oder abgelaufene Einladung erneut an Ihre Mandanten.
Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um weitere Informationen zu diesem Mandanten zu sehen, wie vereinbarte Preise, Historie der Einladung und den Bearbeitungsstand.

Kassenmeldung bearbeiten

Die Bearbeitung der Kassenmeldung findet im Menüpunkt „Kassenmeldungen“ der linken Seitennavigation statt. Unter „Aufzeichnungssysteme verwalten" finden Sie alle Mandanten, die das Angebot zur Teilnahme angenommen haben, sowie die erfassten Daten zu den Systemen und die erstellten ELSTER-Meldungen.

Teilnehmende Mandanten

Die Liste zeigt alle Mandanten, die der Teilnahme zugestimmt haben und ihre Aufzeichnungssysteme über die Anwendung melden.
Die Spalte „Status“ gibt den Bearbeitungsstand des Meldeprozesses je Mandant an:
- „nicht gestartet“: Mandant hat die Einladung akzeptiert aber noch nicht mit der Bearbeitung begonnen.
- „in Bearbeitung“: Mandant hat mit der Bearbeitung begonnen.
- „Fertiggestellt und bereit zur Übermittlung“: Der Mandant hat den Meldeprozess vollständig durchlaufen und die Daten zur Übermittlung freigegeben. Die automatische Übermittlung hat noch nicht stattgefunden.
- „versendet“: Die Meldedaten wurden an ELSTER übermittelt.
- Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular des Mandanten zu öffnen. Hier können Sie die von den Mandanten eingegebenen Daten einsehen, überprüfen und falls notwendig auch selbst bearbeiten

Zu erledigen

Hier verwalten Sie die Kassensysteme selbst, wenn der Mandant die Bearbeitung durch die Kanzlei in Auftrag gegeben hat.

Die Liste zeigt alle Kassenmeldungen, die von einem Kanzleimitarbeiter bearbeitet werden müssen, wenn der Mandant die Bearbeitung in Auftrag gegeben hat.
Filtern Sie nach Bearbeitungsstatus und dem verantwortlichen Mitarbeiter. Standardmäßig ist der aktuell bearbeitende Mitarbeiter vorausgewählt.
Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular im Bearbeitungsmodus zu öffnen und die erforderlichen Daten zu erfassen.

Kassenmeldung erstellen

Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular des Mandanten zu öffnen. Hier können Sie die von den Mandanten eingegebenen Daten einsehen, überprüfen und falls notwendig auch selbst bearbeiten.

Die Erstellung der Kassenmeldung erfolgt in 4 Schritten:

1. Firmenangaben: allgemeine Angaben zum meldenden Betrieb

2. Betriebsstätten: Auflistung der Betriebsstätten, für die eine Kassenmeldung erstellt werden soll

3. Kassen (Aufzeichnungssysteme): Erfassung aller vorhanden Kassen je Betriebsstätte

Importfunktion für Kassen: Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, können über die Importfunktion aus den Kassen generierte DSFinV-K-Exporte eingelesen werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Leitfaden für die Erstellung von DSFinV-K-Exporten.

4. Übergabe zum Berater: Bestätigung, dass alle die Angaben vollständig sind und die Meldung erstellt werden soll.

Hinweis: Nach Abschluss des letzten Schrittes wird die ELSTER-Meldung automatisch erzeugt. Es ist kein weiteres Handeln Ihrerseits notwendig.

Kassenmeldung überarbeiten / Erneute Meldung erstellen

Nachdem eine Meldung erstellt wurde können die Meldedaten jederzeit überarbeitet werden oder neue Kassen hinzugefügt oder außer Betrieb genommene Kassen abgemeldet werden.

Hierfür muss das Meldeformular erneut geöffnet werden. Im ersten Schritt des Prozesses kann das Formular über die Schaltfläche "Meldungsdaten überarbeiten" erneut freigeschaltet werden.

Anschließend kann das Formular bearbeitet werden und eine neue Meldung erstellt werden.

Übersicht Elstermeldungen

Nach der Erfassung der Daten können Sie hier den Status der ELSTER-Meldungen einsehen und die fertiggestellten Meldeprotokolle herunterladen.

Ein Listeneintrag entspricht einer ELSTER-Meldung eines Standortes eines Unternehmens. Meldungen werden für jeden Standort eines Unternehmens separat erstellt, wobei ein Standort mehrere Meldungen haben kann (z. B. erneute Meldung nach Inbetriebnahme einer neuen Kasse).
Die Spalte „Status“ zeigt den aktuellen Verarbeitungsstand der Meldung an, z. B. „In Arbeit“, „Vorbereitet zum Versand“, „Versendet“, „Zurückgemeldet“ (fertiggestellt) oder „Geblockt“.
Verfolgen Sie die Zeit der Erstellung, des Versands und der Rückmeldung durch ELSTER.
Die versendeten Meldungen können als XML-Datei und das ELSTER-Meldeprotokoll als PDF heruntergeladen werden.

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