HRlab ist eine cloudbasierte HR-Software, die als externe Lohnvorbereitungssoftware fungiert. Wir haben die HRlab-API-Schnittstelle implementiert, die einen automatisierten Datenimport von variablen Daten ermöglicht und so die Lohn- und Gehaltsabrechnung optimiert.
Mit HRlab-API-Schnittstelle können Sie als Mandant einfach, schnell und sicher Variable Daten an ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) übermitteln. Dies ermöglicht Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Personalabteilung die weitere Verarbeitung in ADDISON Lohn und Gehalt.
Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung und Verwaltung der HRlab-API-Schnittstelle in ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) und auch in HRlab in übersichtlichen Schritten.
Die Übergabe von Stammdaten neuer Mitarbeiter zur Nutzung ist in Bearbeitung, und wir werden Sie zeitnah informieren.
HRlab | Schnittstelle Addison Lohn Online | Bewegungsdaten
Um die Schnittstelle für die Übergabe von Bewegungsdaten in HRlab nutzen zu können, müssen in HRlab folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Für die Nutzung der Addison Schnittstelle ist zunächst unter Konfiguration&Import / Importieren / API im Tab-Reiter Integrationen eine Authentifizierung für den jeweiligen Addison Account vorzunehmen. Hierfür existiert eine neue Auswahloption Addison Lohn Online. Via Klick gelangt man auf eine eigene Seite mit einem Button Integration aktivieren.
Dieser führt wiederum zu einem Auswahlfenster, über das die Unternehmen bzw. Abrechnungsgruppen zu markieren sind, für die ein Datentransfer erfolgen soll. Über den Button Fortfahren erscheint ein weiterer Button Authorisierung starten, der ein Dialogfenster von Addison Lohn Online öffnet, in dem zur Authentifizierung die jeweilige Addison OneClick Portaladresse einzugeben ist. Liegt diese noch nicht vor, ist ein entsprechendes Zugangsdatendokument bei Addison anzufordern.
Nach erfolgreicher Authentifizierung kann der Prozess über den Button Abschließen beendet werden.
Für die Übergabe von Bewegungsdaten reicht es aus, den jeweiligen Lohnarten die Lohnartennummern
zuzuordnen, die von Addison verwendet werden. Dies kann wie gehabt unter Konfiguration&Import /
Gehaltsabrechnung in den Untermenüpunkten Lohnarten Bruttobezüge, Lohnarten Nettobe/abzüge und Zeitlohnarten erledigt werden.
Die Übergabe erfolgt wie üblich über den Änderungsreport, wobei hier für Abrechnungsgruppen, bei denen eine Authentifizierung für den jeweiligen Addison Account eingerichtet wurde, ein eigener Button An Addison senden zur Verfügung steht. Werden zwei Datenstände ausgewählt und der Button angeklickt, werden die zuvor angesprochenen Bewegungsdaten an das Addison Programm übergeben. Hier erfolgt jeweils initial eine Abfrage der Addison-internen ID aller betroffenen Mitarbeiter, die beim folgenden Export an Addison jeweils zur Identifizierung der Mitarbeiter mitgegeben werden muss. Die Identifikation erfolgt über Nach- und Vornamen sowie Personalnummer, wobei letztere in HRlab mit derjenigen in Addison übereinstimmen muss.
Die genannten IDs der Mitarbeiter können in HRlab unter Konfiguration&Import / Gehaltsabrechnung / Zuordnung Lohnsystem – Organisation eingesehen werden, wenn der Filter auf den neuen Eintrag Mitarbeiter gesetzt wird. Es sei allerdings darauf hingewiesen, dass hier normalerweise keine Pflege notwendig ist, weil HRlab die IDs jeweils selbst über die Schnittstelle erfragen kann.
Ein erfolgreicher Export wird ebenso wie eventuelle Fehler (z.B. nicht vorhandene Lohnartennummer) wie
üblich über die Statusmeldungen unten links berichtet. Details bei Fehlern können in gewohnter Form oben rechts über das Glocken-Icon eingesehen werden.
I- ADDISON Lohn Online | Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien | HRlab -API Integration | ADDISON Lohn und Gehalt
- Aktivieren von HRlab als Schnittstellenpartner
Grundeinstellungen wird durch den Sachbearbeiter StB vorgenommen: Voraussetzung ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter Login über die Konfiguration die Schnittstelle zu HRlab aktiviert wird (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).
In ADDISON OneClick wählen Sie den Bereich Personalwesen aus und öffnen Sie Personal und Zeiten | Administration.
Klicken Sie in den Integrationen auf die Zeile HRlab . In der vierten Spalte der Tabelle aktivieren Sie die Checkbox Eingehende API. Speichern Sie die Änderungen anschließend mit einem Klick auf Speichern.
Die notwendigen Konfigurationen Ihrerseits sind nun abgeschlossen und Ihr Mandant kann mit der Einrichtung der Integration fortfahren.
II- ADDISON Lohn Online | Arbeitgeber Self-Service | HRlab -API Integration | ADDISON Lohn und Gehalt
Voraussetzung ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter Login über die Konfiguration die Schnittstelle zu HRlab aktiviert geworden ist (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).
Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Administration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen.
Das System zeigt Ihnen HRlab an und bestätigt, dass HRlab für Sie aktiviert ist. Sie müssen nichts weiter unternehmen.
HRlab | Mitarbeiterdaten zuordnen
Es muss die Mitarbeiter aus Personal und Zeiten mit den Mitarbeitern aus HRlab bekannt gemacht werden. Dieser Prozess erfolgt innerhalb von HRlab.
HRlab | Datenabruf über die HRlab -API
Zu Beginn und zum Ende einer Abrechnungs- oder Berichtsperiode wird ein Datenstand über "Datenstand erstellen" erzeugt. Wenn zwei Datenstände markiert und auf "An Addison senden" geklickt wird, werden die Daten (alle Änderungen und Neuanlagen) an Addison gesendet. Wenn man die Option "Datenstand am Monatsende erzeugen" aktiviert, werden die Daten am Monatsende automatisch erzeugt und gesendet.
Aus HRlab abgerufene Daten überprüfen
Die übernommenen Daten finden Sie unter dem Menüpunkt "Variable Daten". Es ist wichtig, die aus HRlab abgerufenen Daten sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig sind. Dies gewährleistet eine präzise und effiziente Weiterverarbeitung der Daten in Addison Lohn System.
Die von HRlab bereitgestellten Daten werden dann in den On-Premise-Lohn (Addison Lohn und Gehalt) importiert und werden dort zur Abrechnung gebracht.