Die nachfolgend beschriebenen Kapitel zu Berechtigungen, Benutzerverwaltungen und Kommunikation beziehen sich auf die letzten ausgelieferten Updates.
1. ADDISON OneClick – Voraussetzung und Login erstellen
In der Zentralakte muss innerhalb der Mitarbeiterliste für den jeweiligen Mitarbeiter unter Allgemeines Vor- und Nachname und unter Kommunikation eine E-Mailadresse mit dem Kommunikationstyp E-Mail eingetragen sein.
1.1. ADDISON OneClick Zugang (Login) für Kanzleimitarbeiter
Für Kanzleimitarbeiter (= in der Akte angemeldete Mitarbeiter) stehen etliche Funktionen bezüglich des Zugriffs, Zugangs und Arbeiten in ADDISON OneClick zur Verfügung. Das dafür benötigte Mitarbeiter-Login wird entweder über die Portalverwaltung oder die Mitarbeiterliste erstellt. In der Mitarbeiterliste stehen noch weitere ADDISON OneClick Funktionen zur Verfügung.
Der Mitarbeiter meldet sich in ADDISON OneClick mit Benutzername und Passwort an.
2. ADDISON OneClick – allgemeine Rechte für Benutzer/Kanzleimitarbeiter
2.1. ADDISON OneClick Berechtigungssynchronisation allgemein
Mit diesen Rechteverwaltungen können für Kanzleimitarbeiter mit Mitarbeiter-Login die in Akte gesperrten Kanzlei- und Mandantenakten für die Berechtigung in der ADDISON OneClick Benutzerverwaltung synchronisiert werden. Dies erfolgt über die Zentralakte im Dokument Portalverwaltung. Bitte beachten Sie, dass durch die zentrale Verwaltung der Berechtigungen (Sperre von Mandanten und Kanzleien) in der Akte-Rechteverwaltung individuell direkt in ADDISON OneClick gesetzte Rechte durch die Synchronisation überschrieben werden.
2.2. Portalverwaltung - Button Berechtigungen Synchronisieren
Das Dokument Portalverwaltung in der Gruppe „ADDISON OneClick Benutzer“ enthält einen Button „Berechtigungen synchronisieren“. Damit können alle gesperrten Mandanten- und Kanzleiakten zentral an einer Stelle per Synchronisation mit der Akte-Rechteverwaltung an ADDISON OneClick für alle Kanzleimitarbeiter übermittelt werden. Nach Beendigung der Berechtigungssynchronisation erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung.
Zusätzlich erfolgt ein Eintrag im Postkorb der Zentralakte über jeden Synchronisierungsvorgang der Berechtigungen mit einer XML-Datei. In dieser Datei werden die gesperrten Mandanten und Kanzleien (client assigment) mit „Locked“ je Benutzer-/Mitarbeitername (employee) aufgeführt.
2.3. Mitarbeiterakte Rechte (Berechtigungen synchronisieren)
Folgende Mindest-Rechte (gesperrte Mandanten/Kanzleien) sollten für die vollständige Deaktivierung der Berechtigungen für die Mitarbeiter der Mandanten in ADDIOSN OneClick bei der Synchronisation in Akte verwaltet sein:
- Kanzleimitarbeiter hat kein Recht für die Mandantenakte (Recht für Mandant ist „Nein“)
- Kanzleimitarbeiter hat kein Recht für die Kanzleiakte (Recht für Kanzlei ist „Nein“)
- Kanzleimitarbeiter ist über sichtbare Mandantenakten nur für bestimmte Mandanten zugelassen (von allen anderen Mandantenakten ausgeschlossen)
- Kanzleimitarbeiter ist über sichtbare Kanzleiakten nur für bestimmte Kanzleien zugelassen (von allen anderen Kanzleiakten ausgeschlossen
2.4. ADDDISON OneClick Benutzerverwaltung – Berechtigungen
Nach der Synchronisation der Berechtigungen für die Mitarbeiter wird in ADDISON OneClick für das Deaktivieren eines Rechts ein Kreuz in der Rubrik „Vollständig“ (vollständig deaktivieren) gesetzt.
2.5. Benutzerverwaltung (PortalAdmin) für Kanzleimitarbeiter
In der Zentralakte gibt es für das Dokument „Portal“ die Eigenschaft „Benutzerverwaltung (PortalAdmin)“. Mit diesem Aufruf gelangen Sie in die ADDISON OneClick Benutzerverwaltung für Ihre Kanzleimitarbeiter. Dort können Sie die übermittelten Berechtigungen je Mitarbeiter prüfen, ändern oder nach entsprechender Korrektur der Rechtevergabe, die Berechtigungen neu synchronisieren.
3. ADDISON OneClick – Rechte für Kommunikation und Kanzleimitarbeiter
3.1. Kommunikationsabsicherung (Chatverfahren) über ein Funktionsrecht
Die Nutzung der ADDISON OneClick Kommunikation kann über das Dokument Mitarbeiterliste in der Zentralakte für das neue Funktionsrecht „ADDISON OneClick Kommunikation anzeigen“ abgesichert werden. Im Standardfall ist es erlaubt. Durch die Verweigerung dieses Rechts können Sie die Anzeige bzw. den Aufruf einer bestehenden OneClick-Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant für den entsprechenden Mitarbeiter bzw. das entsprechende Team unterbinden. Besitzt der Mitarbeiter das Recht nicht, erscheint ein entsprechender Hinweis.
3.2. Absender einer Kommunikation mit Mitarbeiternamen
Für eine ADDISON OneClick Kommunikation mit Namen des Mitarbeiters, muss dieser Mitarbeiter ein aktives Login haben. Weitere Möglichkeiten eine Kommunikation mit dem Mandanten unter dem eigenen Namen zu führen, sind der Einsprung über das Erinnerungsfenster, der Postkorb und das Kommunikationsmenü.
Zusätzlich benötigt der Mitarbeiter für die namensbezogene Kommunikation das Recht auf die Funktion „ADDISON OneClick Kommunikation anzeigen“.
Nach Aufruf der Kommunikation wird der Mitarbeiter auf die Login-Seite geleitet und nach Eingabe der Zugangsdaten wird die Kommunikation im Browser angezeigt. Im Beispiel für R123:
3.3. Absender einer Kommunikation mit PortalAdmin als Name
In ADDISON OneClick und der Kommunikation kann ein Kanzleimitarbeiter ohne eigenes Login („nicht erstellt“ oder „deaktiviert“) auch als „PortalAdmin“ agieren. Die „PortalAdmin“ Rechte sind aber nicht über Gruppen/Teams zu vergeben, sondern separat für die Mitarbeiter. Damit kann der Mitarbeiter die Kommunikation auch als „PortalAdmin“ führen.
Folgende Rechte müssen für einen Mitarbeiter vergeben werden, damit er als „PortalAdmin“ handeln kann:
Herkunft: eig.Rechte | Bereich: Datenbereich | Rechte-Info: Rechtverwaltung | Zugriff und Neu und Löschen und Ändern auf Ja.
Die Anleitung ist zusätzlich als pdf-Datei beigefügt.