Auf dem Workflow-Schritt Unvollständig werden die Belege angezeigt, die nicht alle buchungsrelevanten Daten aufweisen und somit nicht in der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters verarbeitet werden können. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn diese Daten im Vorsystem nicht vollständig erfasst oder erkannt worden sind. Dies kann eine fehlende Belegnummer oder ein fehlendes Belegdatum, sowie ein Bruttobetrag von 0,00 sein.
Es bestehen aktuell folgende Bearbeitungsmöglichkeiten für diese Belege:
1. Fehlende Belegnummer editieren
Fehlt eine Belegnummer oder wurde diese nicht korrekt erkannt, kann auf den ersten beiden Workflow-Schritten diese nun manuell editiert werden.
Das Vorgehen ist dabei wie folgt:
- Klicken Sie auf dem Register des Workflow-Schrittes Unvollständig auf den Beleg, bei welchem die Belegnummer editiert werden soll.
- Über das Register Originalbeleg können Sie anhand des Belegbildes die korrekte Belegnummer einsehen.
- Editieren Sie die Belegnummer.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sind alle buchungsrelevanten Daten vorhanden, wird der Beleg auf den nächsten Workflow-Schritt Zu Prüfen gesetzt. Für die Übertragung an den Steuerberater ist der Beleg anschließend von dort auf den Workflow-Schritt Bereit zu Übertragung umzustellen.
2.Funktion zur Betragsanpassung für Belege mit einem Bruttobetrag 0,00
Wurde bei Belegen ein Bruttobetrag von 0,00 erkannt und steht der Beleg auf dem Workflow-Step Unvollständig, dann kann der Bruttobetrag nun über eine Funktion auf einen Bruttobetrag von 0,01 gesetzt werden, damit der Beleg an den Steuerberater übermittelt werden kann.
Das Vorgehen ist dabei wie folgt:
- Klicken Sie auf dem Register des Workflow-Schrittes Unvollständig auf den Beleg, bei welchem die Betragsanpassung durchgeführt werden soll.
- Überprüfen Sie über das Register Originalbeleg anhand des Belegbildes, ob der Beleg einen anderen Bruttobetrag als 0,00 aufweist.
- Überprüfen Sie, ob der Beleg eine Belegnummer hat und ob ein Konto hinterlegt ist. Der Betrag kann nur für Belege mit Belegnummer und Konto (auch Differenzenkonto) angepasst werden. Ist dies nicht der Fall, editieren Sie zuvor bitte diese Felder.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bruttobetrag auf 0,01 setzen und bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja.
- Anschließend wird der Bruttobetrag des Beleges auf 0,01 angepasst und der Beleg wird auf das Register des Workflow-Schrittes Bereit zur Übertragung verschoben und kann manuell oder mittels der automatischen Übertragung an den Steuerberater übertragen werden.
- Auf diese Art editierte Belege werden, werden in der Finanzbuchhaltung der Steuerberaters entsprechend mit einem Stop-Kennzeichen versehen. Der korrekte Betrag ist dann durch den Steuerberater zu setzen.
Hinweis: Ein konkretes Editieren dieser Beträge in SMART Connect ist derzeit noch nicht möglich, wird aber zu einem späteren Zeitpunkt möglich sein.
3. Funktion zur Ablage von sonstigen Dokumenten ohne buchungsrelevanten Sachverhalt
Die neue Funktion Dokumente ablegen ersetzt die bisherige Funktion des direkten Archivierens mit einem erweiterten Funktionsumfang.
Das direkte Archivieren von Belegen war bisher nur für Belege mit einem Betrag von 0,00 auf dem Workflow-Schritt "Unvollständig" anzuwenden.
Es kann vorkommen, dass ein in SMART Connect importierter Beleg keinen buchungsrelevanten Sachverhalt darstellt (Mahnung, Schriftverkehr, Duplikat,...) und dieser in den Vorsystemen nicht entsprechend erkannt und/oder aussortiert wurde. Diese Belege werden meist auch auf diesem Workflow-Schritt angezeigt, können aber auch auf einem anderen Workflow-Schritt auftreten.
Eine ausführliche Beschreibung zur Anwendung dieser Funktion finden Sie unter: Wie können Dokumente ohne buchungsrelevanten Sachverhalt in SMART Connect verarbeitet werden? – ADDISON OneClick Hilfecenter , da diese Belege u.U. auch auf anderen Workflow-Schritten angezeigt werden können.