Welche Vorteile bietet Ihnen die Aufgabenliste:
- Auflistung aller für die Vorerfassung notwendigen Aufgaben - für Sie oder Ihren Sachbearbeiter oder Mandanten
- Nie wieder Aufgaben vergessen! Notwendige Aufgaben können so definiert werden, dass sie auch den Monatsabschluss verhindern können bis diese erledigt werden
- Aufwandseinsparung, da Sie monatlich wiederkehrende Aufgaben für die Vorerfassung definieren können
- Definierung von Aufgaben für die aktuelle sowie kommende Perioden
- Klare Darstellung der offenen Aufgaben als separate Kachel im Dashboard
- Transparente Auflistung aller Aufgaben und Tätigkeiten, welche in vergangenen Perioden hinterlegt wurden
Darstellung im Dashboard:
Die Kachel Aufgabenliste definiert den Status der Aufgaben im aktuellen Bearbeitungsmonat.
- Grün = Es existieren keine offenen Aufgaben mehr für die aktuelle Periode.
- Rot = Es sind noch offene Aufgaben für die aktuelle Periode offen.
- Gelb = Es existieren offene Aufgaben für die aktuelle Periode, es wurde jedoch noch kein Upload seitens des Lohndienstleisters vorgenommen.
Welche Funktionen bietet Ihnen die Aufgabenliste:
Eine transparente Übersicht aller Aufgaben, welche von Ihnen oder gemeinsam mit Ihrem Lohndienstleister für die Vorerfassung definiert wurden.
Die Aufgabenliste untergliedert sich in Aufgaben und Vorlagen.
Aufgaben:
Aufgaben werden für einen einmaligen Tatbestand verwendet, welche für den aktuellen oder folgenden Monat erfüllt werden sollen.
Vorlagen:
Mit der Vorlagen-Funktion können Sie wiederkehrende Aufgaben planen. Diese werden mit den Upload des Folgemonats wieder als offene Aufgabe für die aktuelle Periode definiert.
Wie können Aufgaben / Vorlagen definiert werden?
Aufgaben / Hinzufügen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen um eine neue Aufgabe zu definieren:
Nun definieren Sie die Details der neuen Aufgabe:
Wählen Sie zuerst den Aufgabentyp und anschließend den Monat aus, in welchem die Aufgabe erfüllt werden soll.
Notiz: Einige Aufgaben wie z. B. Personalfragen können sowohl übergreifend für das Unternehmen als auch einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Desweiteren haben Sie über eine Checkfunktion die Möglichkeit den Monatsabschluss zu blockieren, bis die Aufgabe erledigt wurde.
Im Feld Bemerkung können Sie die relevanten Inhalte und Notizen zur entsprechenden Aufgabe definieren.
Über die Schaltfläche Speichern wird die neue Aufgabe in die Übersicht abgelegt und gespeichert.
Haben Sie die Aufgabe erledigt, so markieren Sie den Datensatz über den Check und klicken auf Erledigt.
Sollten Sie eine Aufgabe in der Liste nicht mehr benötigen, so können Sie diese auch über die Schaltfläche Löschen entfernen.
Vorlagen / Hinzufügen:
Hier können Sie monatlich wiederkehrende Aufgaben definieren, welche nach jedem Upload des Folgemonats den Lohndienstleister erneut als Aufgabe mit den Status "offen" in der Liste aufgezeigt werden. Die Hinterlegung der Vorlage funktioniert wie bei "Aufgaben / Hinzufügen" mit dem Unterschied, dass hier kein Monat ausgewählt werden muss, da es sich um monatlich wiederkehrende Aufgaben handelt und somit ab dem aktuellen Monat stets aufgelistet werden.
Berechtigung: Aktivieren / Deaktivieren
Die Darstellung der Aufgabenliste ist eine generell aktive Berechtigung.
Die Berechtigung wird unter P&Z Einstellungen / Firmendaten / Berechtigungen / Aufgabenliste gesteuert. (Anleitung für den Portal-Admin).