Clockodo ist eine leistungsfähige Software zur Zeiterfassung in Projekten. Aus Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung fungiert Clockodo als externe Zeiterfassungs-Software, die einen automatisierten Datenimport von Arbeitszeiten über eine API-Schnittstelle erlaubt. Mit ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) können Sie als Mandant einfach, schnell und sicher Arbeitszeiten aus Clockodo übernehmen und überprüfen. Dies ermöglicht Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Personalabteilung die weitere Verarbeitung in ADDISON Lohn und Gehalt.
Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung und Verwaltung der Clockodo-API-Schnittstelle in ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) in übersichtlichen Schritten und kann durch den Mandanten vorgenommen werden.
I- ADDISON Lohn Online | Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien | Clockodo-API Integration | ADDISON Lohn und Gehalt
- Aktivieren von Clockodo als Schnittstellenpartner
Grundeinstellungen wird durch den Sachbearbeiter StB vorgenommen: Voraussetzung ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter Login über die Konfiguration die Schnittstelle zu Clockodo aktiviert wird (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).
In ADDISON OneClick wählen Sie den Bereich Personalwesen aus und öffnen Sie Personal und Zeiten | Administration.
Klicken Sie in den Integrationen auf die Zeile Clockodo. In der vierten Spalte der Tabelle aktivieren Sie die Checkbox Eingehende API. Speichern Sie die Änderungen anschließend mit einem Klick auf Speichern.
Die notwendigen Konfigurationen Ihrerseits sind nun abgeschlossen und Ihr Mandant kann mit der Einrichtung der Integration fortfahren.
II- ADDISON Lohn Online | Arbeitgeber Self-Service | Clockodo-API Integration | ADDISON Lohn und Gehalt
- Integration konfigurieren
Voraussetzung ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter Login über die Konfiguration die Schnittstelle zu Clockodo aktiviert geworden ist (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).
Zugangsdaten hinterlegen (vorzunehmen durch den Mandanten)
Um die Clockodo Integration nutzen zu können, müssen Sie die API-Zugangsdaten, welche Sie Ihrem Clockodo Administrationsbereich entnehmen, in Personal und Zeiten hinterlegen.
Wechseln Sie dafür innerhalb oder über den Mandanten-Login aus dem Dashboard von Personal und Zeiten über das Wolters Kluwer Symbol oben links in den Bereich Personal und Zeiten | Administration und nehmen die Einstellungen gemäß Anleitung vor.
Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Administration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen.
Das System zeigt Ihnen Clockodo an. Es wird angezeigt, dass Clockodo für Sie aktiviert ist. Nun müssen Sie Clockodo konfigurieren.
Tragen Sie im erscheinenden Fenster die E-Mail-Adresse ein, die Sie für Ihren Clockodo-Zugang verwenden und ergänzen Sie den API-Key (den Sie in Clockodo unter Meine Daten finden) und die "Lohnart für die Import der Zeiterfassung" (z.Bsp. 2000-Zeitlohn).
Nach der Konfiguration sollte in den Einstellungen in der Spalte Ausgehende API konfiguriert stehen.
Mitarbeiterdaten zuordnen
Im Menüpunkt Mitarbeiterdaten zuordnen müssen nun die Mitarbeiter aus Personal und Zeiten mit den Mitarbeitern aus Clockodo bekannt gemacht werden.
- Hierzu weisen Sie dem Mitarbeiter, der unter Clockodo steht, den internen Namen unter Mitarbeiterauswahl zu (Personal und Zeiten) und speichern Ihre Zuordnung.
- Möchten Sie die von Clockodo gelieferten Daten keinem Mitarbeiter zuordnen, dann deaktivieren Sie "In Mitarbeiterzuordnung einbeziehen".
Datenabruf über die Clockodo-API
Nach erfolgreicher Einrichtung werden die Daten täglich automatisiert abgerufen (in der Nacht).
Ein manueller Abruf erfolgt in "Personal und Zeiten" im Menü "Variable Daten".
Personal und Zeiten ruft bei Clockodo die Stunden für die Tage ab, die in den aktuellen Bearbeitungsmonat fallen.
Aus Clockodo abgerufene Daten überprüfen
Die übernommenen Daten finden Sie in Variable Daten.
Daten übergeben
Anwender die Stunden abrechnen, erstellen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den tatsächlich geleisteten Stunden i . d. R. erst nach Ablauf des Kalendermonats. Das bedeutet: der Abschluss des Bearbeitungsmonats in Personal und Zeiten mit Monatsabschluss senden erfolgt i. d. R. einmalig in den ersten Tagen des Folgemonats. Die von Clockodo bereitgestellten Daten werden dann in den On-Premise-Lohn (Addison Lohn und Gehalt) importiert und werden dort zur Abrechnung gebracht.