Clockodo fungiert aus Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung als externe Zeiterfassungs-Software, die einen automatisierten Datenimport von Arbeitszeiten über eine API-Schnittstelle erlaubt. Mit ADDISON Personal und Zeiten können Sie als Mandant einfach, schnell und sicher Arbeitszeiten aus Clockodo übernehmen und überprüfen. Dies ermöglicht Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater die weitere Verarbeitung in ADDISON Lohn und Gehalt und dem SBS Lohn plus®.
Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung und Verwaltung der Clockodo-API-Schnittstelle in übersichtlichen Schritten und kann durch den Mandanten vorgenommen werden.
Ersteinrichtung der Clockodo-API zur Übernahme vom Arbeitszeiten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Klicken Sie in Personal und Zeiten links oben auf das WoltersKluwer-Logo und öffnen Sie Personal und Zeiten | Administration.
Im Menüpunkt Datenimport klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
Wählen Sie Clockodo aus.
Tragen Sie im erscheinenden Fenster die e-Mail-Adresse ein, die Sie für Ihren Clockodo-Zugang verwenden und ergänzen Sie den API-Key, den Sie in Clockodo unter Meine Daten am Ende der Seite finden.
Mitarbeiterdaten zuordnen
Im Menüpunkt Mitarbeiterdaten zuordnen müssen nun die Mitarbeiter aus Personal und Zeiten mit den Mitarbeitern aus Clockodo bekannt gemacht werden.
- Hierzu weisen Sie dem Mitarbeiter, der unter Externer Name steht (Clockodo), den internen Namen unter Mitarbeiter zu (Personal und Zeiten). In der Spalte Auswahl zuweisen wählen Sie übernehmen und speichern Ihre Zuordnung.
- Möchten Sie die von Clockodo gelieferten Daten keinem Mitarbeiter zuordnen, dann wählen Sie unter Auswahl zuweisen bitte nicht übernehmen aus.
Vorgänge zuordnen
Im Menüpunkt Vorgänge zuordnen müssen die in Clockodo ermittelten Arbeits- und Fehlzeiten mit den Lohnarten bekannt gemacht werden.
- Weisen Sie den Arbeits- und Fehlzeiten (in Clockodo als Leistungen bezeichnet) eine Lohnart zu und versehen Sie die Zeile mit übernehmen.
- Für Arbeits- und Fehlzeiten, die keiner Lohnart zuzuweisen sind, hinterlegen Sie bitte nicht übernehmen.
Mit Speichern schließen Sie die Einrichtung ab.
Wechseln sie über das WoltersKluwer-Logo zurück zu Personal und Zeiten.
Datenabruf über die Clockodo-API
Nach erfolgreicher Einrichtung werden die Daten täglich automatisiert abgerufen (in der Nacht).
Ein manueller Abruf erfolgt in "Personal und Zeiten" im Menü "Mitarbeiter".
Aus Clockodo abgerufene Daten überprüfen
Die übernommenen Zeitdaten finden Sie nach Aufruf eines Mitarbeiters in der Mitarbeiterliste.
Wählen Sie dazu die Registerkarte Externer Datenimport aus.
Regelmäßig die Zuordnungen überprüfen und vervollständigen
Wenn Sie in Clockodo einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Leistung (--> Arbeits- oder Fehlzeit) angelegt haben, müssen Sie die Zuordnungen aktualisieren. Im Dashboard weist Sie ein entsprechender Eintrag darauf hin.