Clockodo ist eine leistungsfähige Software zur Zeiterfassung in Projekten. Aus Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung fungiert Clockodo als externe Zeiterfassungs-Software, die einen automatisierten Datenimport von Arbeitszeiten über eine API-Schnittstelle erlaubt. Mit ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) können Sie als Mandant einfach, schnell und sicher Arbeitszeiten aus Clockodo übernehmen und überprüfen. Dies ermöglicht Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Personalabteilung die weitere Verarbeitung in ADDISON Lohn und Gehalt und dem SBS Lohn.
Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung und Verwaltung der Clockodo-API-Schnittstelle in ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) in übersichtlichen Schritten und kann durch den Mandanten vorgenommen werden.
Damit der Import von Werten aus Clockodo gelingt, sind zuvor die Lohnarten einzurichten und zuzuordnen, dazu reichen die Rechte im Mandantenportal (Typ-Portalzugang) nicht aus. Genaueres dazu in diesem Artikel unter "Vorgänge zuordnen".
Ersteinrichtung der Clockodo-API zur Übernahme vom Arbeitszeiten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Klicken Sie in Personal und Zeiten links oben auf das WoltersKluwer-Logo und öffnen Sie Personal und Zeiten | Administration.
Im Menüpunkt Datenimport klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
Wählen Sie Clockodo aus.
Tragen Sie im erscheinenden Fenster die e-Mail-Adresse ein, die Sie für Ihren Clockodo-Zugang verwenden und ergänzen Sie den API-Key, den Sie in Clockodo unter Meine Daten am Ende der Seite finden.
Mitarbeiterdaten zuordnen
Im Menüpunkt Mitarbeiterdaten zuordnen müssen nun die Mitarbeiter aus Personal und Zeiten mit den Mitarbeitern aus Clockodo bekannt gemacht werden.
- Hierzu weisen Sie dem Mitarbeiter, der unter Externer Name steht (Clockodo), den internen Namen unter Mitarbeiter zu (Personal und Zeiten). In der Spalte Auswahl zuweisen wählen Sie übernehmen und speichern Ihre Zuordnung.
- Möchten Sie die von Clockodo gelieferten Daten keinem Mitarbeiter zuordnen, dann wählen Sie unter Auswahl zuweisen bitte nicht übernehmen aus.
Vorgänge zuordnen
In Clockodo ist mit der Buchung einer Arbeitszeit i. d. R. die Angabe Kunde/Projekt, sowie die Leistung zu erfassen. Die Stammdaten dazu pflegen Sie in Clockodo unter VERWALTUNG Grunddaten. Im Folgenden werden in ADDISON Lohn Online diese Leistungen (Arbeits- und Fehlzeiten) mit den Lohnarten verknüpft.
Damit in der ADDISON Lohn Online | Administration unter Datenimport | Clockodo | Vorgänge zuordnen für diesen Verknüpfungsvorgang die richtigen Lohnarten zur Verfügung stehen, muss der Steuerberater (Sachbearbeiterzugang) diese in ADDISON Lohn Online (Personal und Zeiten) ZUVOR für den Mandanten freigeben. Eine Anleitung hierfür finden Sie unter Dem Mandanten seine Lohnarten zuweisen in ADDISON Lohn Online - Personal und Zeiten
Im Menüpunkt Vorgänge zuordnen müssen die in Clockodo ermittelten Arbeits- und Fehlzeiten mit den Lohnarten bekannt gemacht werden.
- Weisen Sie den Arbeits- und Fehlzeiten (in Clockodo als Leistungen bezeichnet) eine Lohnart zu und versehen Sie die Zeile mit übernehmen.
- Für Arbeits- und Fehlzeiten, die keiner Lohnart zuzuweisen sind, hinterlegen Sie bitte nicht übernehmen.
Mit Speichern schließen Sie die Einrichtung ab.
Wechseln sie über das WoltersKluwer-Logo zurück zu Personal und Zeiten.
Datenabruf über die Clockodo-API
Nach erfolgreicher Einrichtung werden die Daten täglich automatisiert abgerufen (in der Nacht).
Ein manueller Abruf erfolgt in "Personal und Zeiten" im Menü "Mitarbeiter".
Personal und Zeiten ruft bei Clockodo die Stunden für die Tage ab, die in den aktuellen Bearbeitungsmonat fallen.
Aus Clockodo abgerufene Daten überprüfen
Die übernommenen Zeitdaten finden Sie nach Aufruf eines Mitarbeiters in der Mitarbeiterliste.
Wählen Sie dazu die Registerkarte Externer Datenimport aus.
Regelmäßig die Zuordnungen überprüfen und vervollständigen
Wenn Sie in Clockodo einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Leistung (--> Arbeits- oder Fehlzeit) angelegt haben, müssen Sie die Zuordnungen aktualisieren. Im Dashboard weist Sie ein entsprechender Eintrag darauf hin.
Daten übergeben
Anwender die Stunden abrechnen, erstellen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den tatsächlich geleisteten Stunden i . d. R. erst nach Ablauf des Kalendermonats. Das bedeutet: der Abschluss des Bearbeitungsmonats in Personal und Zeiten mit Monatsabschluss senden erfolgt i. d. R. einmalig in den ersten Tagen des Folgemonats. Die von Clockodo bereitgestellten Daten werden dann in den On-Premise-Lohn (ADDISON SBS Lohn bzw. Addison Lohn & Gehalt) importiert und werden dort zur Abrechnung gebracht.
Zusätzliche Hinweise für Lohnabrechner und SME-Kunden:
Da die Abrechnung für diese Firmen i. d. R. nach dem Fälligkeitstermin erfolgt, müssen die Sozialversicherungsbeiträge für diese Firmen zum Fälligkeitstermin geschätzt werden:
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für Anwender des SBS Lohn:
Eine Schätzung erfolgt ohne dass zuvor eine Abrechnung erforderlich ist i. d. R. anhand der Schlüsselungen in den Personalstämmen der Arbeitnehmer. Mit dem Programm BN-Aufbau / KK-Listen (ID 666) lassen sich ohne Abrechnung Schätzwerte erstellen, die sich nach Kontrolle mit dem Program BN-Ausgabe (ID 361) versandbereit abstellen lassen. -
für Anwender von ADDISON Lohn und Gehalt:
Bitte nehmen Sie in der Programmdokumentation im Artikel unter
ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung>Allgemein>ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung - Besonderheiten>Beitragseinzug der Krankenkassen die Informationen unter der Überschrift "Beitragsmeldung bei Durchführung des Schätzverfahren" wahr.
Bitte nehmen Sie bei weiterführenden Fragen zur Beitragsschätzung oder weiteren Themen der bitte Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gern.