In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit, das Belegmanagement durchzuführen. Die Anzeige gliedert sich in unterschiedliche Workflow-Status, in welche die Belege/Buchungen nach dem Datenabruf/Import einsortiert werden und auf denen jeweils unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Workflow-Status: Unvollständig
Auf diesem Workflow-Status werden
- Belege mit unvollständigen Buchungsdaten (Belegnummer, Belegdatum oder Betrag fehlen oder sind 0) aus allen Vorsystemen angezeigt, welche aufgrund von fehlenden buchungsrelevanten Daten nicht in der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters verarbeitet werden können, da die fehlenden Daten das Erstellen eines Buchungssatzes verhindern. Wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware, wenn bei einem Abruf/Import Belege auf dem Register Unvollständig abgestellt werden. So ist ihre Kanzlei auch direkt darüber informiert, dass Belege mit unvollständigen Buchungsdaten abgestellt wurden, welche zu prüfen und nachzubearbeiten sind.
- in SMART Connect hinzugefügte Belege angezeigt, da diese Funktion auf diesem Workflow-Status zur Verfügung steht, um ein direktes Weiterverarbeiten der Belege zu ermöglichen.
Belege auf diesem Workflow-Status können über die Kanzleilösung direkt verbucht werden oder durch Sie zur Weiterverarbeitung an die Kanzleilösung übergeben werden.
Workflow-Status: Zu Prüfen
Hier finden Sie die Belege und Zahlungen, bei denen zwar die Rechnungsdaten selbst vollständig sind und zu welchen i.d.R. eine Buchung automatisiert erstellt werden kann, jedoch andere Einstellungen eine direkte Übertragung verhindern, da
- die Belege zuvor durch Sie editiert werden sollen.
- die Verbuchung dieser Belege direkt aus der Kanzleilösung heraus erfolgen soll
Belege auf diesem Workflow-Status können über die Kanzleilösung direkt verbucht werden oder durch Sie zur Weiterverarbeitung an die Kanzleilösung übergeben werden.
Sie können Belege nicht zur Übertragung freigeben? Weitere Informationen finden Sie hier.
Workflow-Status: Bereit zur Übertragung
In diesem Workflow-Status finden Sie die zur Übertragung bereitgestellten Belege, welche
- aus den vorherigen Workflow-Status auf diesen manuell übergeben worden sind.
- direkt gemäß Einstellungen beim Datenabruf bzw. Import hier abgestellt worden sind.
Bitte beachten Sie: Ab diesem Status können die Belegdaten (Zahlungsinformationen ausgenommen) nicht mehr editiert werden.
Von hier aus können über die Schaltfläche Periode abschließen oder über den Menüpunkt Periodenabschluss die Belege und Zahlungen an die Buchhaltung übermittelt werden, so dass diese anschließend in der Steuerberatersoftware importiert und verbucht werden können. Ist die automatische Übertragung an den Steuerberater in den Firmeneinstellungen aktiviert, werden die Belege auf diesem Workflowstatus mit einer nächtlichen Routine automatisch übergeben.
Workflow-Status: In der Buchhaltung
Hier befinden sich alle Belege und Zahlungen, die an die Steuerberatersoftware übertragen jedoch von dieser noch nicht zurück synchronisiert wurden.
Workflow-Status: Verbucht und Archiviert
Wurden die Buchungen in der Steuerberatersoftware vervollständigt und endgültig verbucht, können diese aus der Steuerberatersoftware wieder an SMART Connect übertragen werden und die endgültigen Buchungen sind mit dem Originalbeleg oder der Originalzahlung verlinkt. Sind Buchungen nicht mehr durch den Steuerberater änderbar, ist dies durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet.
Hinweis:
In allen Workflow-Status ist es möglich, einen Excel- oder PDF-Export der aktuell gefilterten Ansicht über Weitere Funktionen 
vorzunehmen.
