Unvollständig:
Werden bei einem Abruf der externen Datenquellen Belege mit unvollständigen Buchungsdaten (Belegnummer, Belegdatum oder Betrag fehlen oder sind 0) übermittelt, werden diese auf dem Register Unvollständig angezeigt.
Aufgrund von fehlenden buchungsrelevanten Daten können diese Belege nicht in der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters bearbeitet werden, da die fehlenden Daten das Erstellen eines Buchungssatzes verhindern. Hinweise zu den aktuellen Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie hier.
In diesem Workflow-Status werden i.d.R. solche Belege abgelegt, die mit einer OCR analysiert wurden, jedoch in gewissen Teilen unvollständig sind. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und der Beleg/die Zahlung wird im nächsten Register angezeigt.
Wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware, wenn bei einem Abruf der externen Datenquelle Belege auf dem Register Unvollständig abgestellt werden. So ist der Steuerberater darüber direkt informiert, dass Belege mit unvollständigen Buchungsdaten abgestellt wurden, welche zu prüfen, nach zu bearbeiten und zu übertragen sind.
Die Benachrichtigung wird in ADDISON als Fälliges Ereignis für den Benutzer angezeigt, welcher im CRM für den Fachbereich Fibu als Ansprechpartner hinterlegt ist. Falls dieser nicht gefüllt ist, wird der Hauptansprechpartner herangezogen. Für den Fall, dass kein Ansprechpartner hinterlegt ist, werden die fälligen Aufgaben dem Benutzer ADMIN zugeordnet. Zudem werden die Benachrichtigungen im Postkorb angezeigt (ggf. aktive Filter deaktivieren oder anpassen).
Die Anzeige der Benachrichtigungen in AKTE folgt im Laufe des Juni 2020.
Zu Prüfen:
Hier finden Sie die Belege und Zahlungen nach einem manuellen Datenabruf, bei denen die Rechnungsdaten vollständig sind und zu denen i.d.R. eine Buchung automatisiert erstellt werden kann.
Bei der Erstellung bzw. Erfassung der Belege im Vorsystem (z.B. sevDesk, GetMyInvoices, …) gab es aber für den Ersteller/Erfasser einen größeren Spielraum, so dass diese Belege erst nach einer Prüfung an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden können. Dies betrifft alle Belege von sevDesk (ausgenommen Ausgansrechnungen) sowie alle Belege von GetMyInvoices.
Haben Sie Ihre Belege und Zahlungen geprüft, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle zur Übertragung (ohne eine Selektierung vorzunehmen), um diese zur Übertragung an die Buchhaltung bereitzustellen.
Bereit zur Übertragung:
In diesem Workflow-Status finden Sie die manuell zur Übertragung bereitgestellten Belege aus dem vorherigen Workflow-Status.
Zudem werden hier die Belege direkt nach Datenabruf aus einem Vorsystem abgestellt, bei denen es für den Ersteller so gut wie keinen Spielraum gibt und diese Belege daher direkt ohne eine weitere Prüfung an die Buchhaltung übermittelt werden können. Dies betrifft aktuell alle Ausgangsrechnungen von sevDesk bei manuellen Abrufen, sowie alle Belege mit vollständigen Buchungsdaten bei automatischen Abrufen.
Von hier aus übermitteln Sie über die Schaltfläche Periode abschließen oder über den Menüpunkt Periodenabschluss die Belege und Zahlungen an die Buchhaltung, so dass der Steuerberater diese dort verbuchen kann. Bei aktivierter automatischer Übertagung an den Steuerberater, werden alle Belege mit diesem Workflow-Status automatisch an den Steuerberater übertragen.
In der Buchhaltung:
Hier finden Sie alle Belege und Zahlungen, die sich nach der Übertragung beim Steuerberater befinden und von diesem noch nicht zurück synchronisiert wurden.
Verbucht und Archiviert:
Hat ihr Steuerberater die Buchungen vervollständigt und endgültig verbucht, werden diese aus seiner Buchhaltung wieder an die Belegverwaltung übertragen und die endgültigen Buchungen mit dem Originalbeleg oder der Originalzahlung verlinkt.
Sie können nun jederzeit auf die vorläufigen sowie auch auf die endgültigen Buchungen zurückgreifen.
Hinweis:
In allen Workflow-Status ist es möglich, einen Excel- oder PDF-Export der aktuell gefilterten Ansicht über die entsprechenden Schaltflächen 
vorzunehmen.