Mit ADDISON SMART Connect Integration ermöglichen wir Ihren Mandantinnen und Mandaten das eigenständige Erfassen von Belegen und die Bezahlung der Rechnungsbelege aus SMART Connect heraus. Diese Funktionen kennen Sie bereits auch aus unserer Basecone-Lösung.
Wenn Sie Ihre Mandate nun auf SMART Connect aufgrund der Einstellung von Basecone im Mai 2023 umstellen möchten, beschreiben wir hier in
kurzen Schritten die Vorgehensweise.
- Prüfen Sie zunächst, ob SMART Connect in Ihrer Kanzlei bereits aktiviert ist.
Hierzu gehen Sie in ADDISON unter Online | Status ADDISON OneClick auf SMART Connect verwalten.
Falls SMART Connect noch nicht aktiviert wurde, können Sie dies an dieser Stelle nachholen.
Genaue Informationen dazu finden Sie hier. - Im nächsten Schritt können Sie nun SMART Connect für Ihre Mandate über den Konfigurator
freischalten. Klicken Sie dazu im Bereich Status ADDISON OneClick auf den Menü-Punkt Freischalten von ADDISON OneClick Anwendungen.
Wählen Sie im Konfigurator das passende Mandat aus. - Klicken Sie im oberen Bereich auf den dritten Schritt Belegmanagement.
- Aktivieren Sie nun für dieses Mandat SMART Connect Integration über die Schaltfläche Aktivieren.
- Hinweis: Falls Sie Ihrem Mandat auch ein Beleg- und Buchungsarchiv zur Verfügung stellen möchten, können Sie an dieser Stelle auch die SMART Connect Box aktivieren. In Verbindung mit SMART Connect Integration ist dies mit keinen Mehrkosten verbunden.
- Anschließend wechseln Sie im oberen Bereich auf den letzten Schritt Übersicht.
- Klicken Sie auf Anwenden, um die Aktivierung von SMART Connect Integration für dieses Mandat
durchzuführen.
Hinweis: Hier sehen Sie auch, ob das ADDISON OneClick Online-Banking ebenfalls aktiviert ist. Dies ist für das direkte Bezahlen aus SMART Connect notwendig. - Wechseln Sie in ADDISON OneClick auf die Mandantenliste.
- Über die Suchleiste können Sie direkt nach dem Mandat suchen.
- Klicken Sie auf das Portal-Icon, um nun direkt über den Servicezugang in das Mandantenportal zu
gelangen. Klicken Sie dort auf die Kachel SMART Connect Integration.
Hinweis: Die Aktivierung und die automatische Datensynchronisation können unter
Umständen ein paar Minuten in Anspruch nehmen. - Rufen Sie nun in SMART Connect die Firmeneinstellungen auf.
- In den Firmeneinstellungen können Sie einstellen, ob ADDISON oder SMART Connect als führende Datenquelle verwendet wird. Damit bestimmen Sie, welches System die Folgesynchronisation der Konten bestimmt.
- Anschließend wechseln Sie auf den Reiter Aufwands- und Ertragskonten.
Hinweis: Bei erstmaligem Start von SMART Connect wird immer der Kontenstamm
aus der Kanzleilösung hinterlegt. - Im Reiter Aufwands- und Ertragskonten müssen Sie nun, bei Abweichung vom Standard-kontenrahmen, passende Differenzenkonten für Sach-, Kunden- und Lieferantenkonten
hinterlegen bzw. diese prüfen.
Dies ist wichtig, da einem Beleg vor der Erkennung – oder wenn diese nicht möglich ist – zunächst eine dieser Kontonummern zugewiesen wird.
Hinweis: Vergessen Sie nach Änderungen nicht, Ihre Daten über die Schaltfläche Speichern zu sichern, bevor Sie den Reiter wechseln. - Wechseln Sie anschließend zum Register Steuerberater Einstellungen.
- In den Steuerberater Einstellungen können Sie unter Belegverarbeitung nun definieren, wie der
Umgang mit Belegen mit unvollständigen Daten und mit Belegen mit Differenzenkonten erfolgen soll. Die genaue Funktionsweise der Einstellungen ist hier beschrieben. - Wechseln Sie anschließend auf den Menüeintrag Berechtigungen - Global.
In den Berechtigungen definieren Sie die Bearbeitungsrechte für Ihr Mandat. - Falls Zahlungen aus SMART Connect möglich sein sollen, aktivieren Sie den Haken der entsprechenden Einstellung.
- Unter Mandant können Sie individuelle Bearbeitungsrechte für das Mandat einrichten.
- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Falls Ihr Mandat den Beleg- und Dateiupload und/oder eine Belegeinreichung per ADDISON OneClick Scan oder per E-Mail nutzen möchte, ist nun der Beleg- und Dateiupload entsprechend einzustellen. - Gehen Sie hierzu im ADDISON OneClick-Portal der Kanzlei auf Einstellungen.
- Klicken Sie hier auf die Kachel Beleg- und Dateiupload.
- Im Menü Buchhaltung können Sie nun eine Weiterleitung an SMART Connect oder auch an Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) im Dropdown-Menü Senden an einrichten.
Hinweis: Bei einer Weiterleitung an SBA oder zur Kanzleilösung stehen die Belege nicht
in SMART Connect zur Verfügung.
Der Schnelleinstieg für die Umstellung von Basecone ist als pdf-Datei zum ausdrucken bzw. teilen beigefügt.