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Schnelleinstieg Dokumentenfreigabe für Mandanten

Redaktionsteam
  • Aktualisiert

ADDISON OneClick verfügt über eine einfache Funktion, um Dokumente freizugeben.

Ihr Steuerberater stellt Ihnen hierbei Dokumente bereit, die Sie prüfen und anschließend freigeben oder ablehnen können.

Hinweis: Die Dokumentenfreigabe ist lediglich eine Bestätigungsfunktion. Mit der Freigabe der Dokumente bestätigt der Mandant, dass er das Dokument erhalten, gesehen und geprüft hat. Die Freigabe dient nicht der digitalen Signatur und ist damit auch nicht gleichzusetzen. 

Vorbereitung: Lassen Sie sich über neue Freigabeanforderungen per E-Mail benachrichtigen.

  1. Loggen Sie sich in ADDISON OneClick ein.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt „Einstellungen“.
  3. Öffnen Sie die Karte „Benachrichtigungen“.
  4. Aktivieren Sie in der Zeile „Neue Freigabe-Anforderung“ den Schalter „Benachrichtigung“:

    mceclip0.png

Freigabe-Dokumente erkennen

Dokumente mit Freigabeanforderung erkennen Sie an einem zusätzlichen Symbol neben dem Dateityp-Symbol. Die Symbole haben folgende Bedeutung:

mceclip1.png Für dieses Dokument ist eine Freigabe erforderlich.

mceclip2.png Für dieses Dokument ist eine Freigabe überfällig. Das Datum, bis zu dem die Freigabe spätestens erfolgen sollte, wurde überschritten.

mceclip3.png Das Dokument wurde freigegeben.
mceclip4.png Die Freigabe für das Dokument wurde abgelehnt.

Wenn es Dokumente gibt, die freigegeben werden müssen, erscheint zudem links unten unter der Dokumentenliste die Information „Freigaben erforderlich“:

mceclip5.png

Ein einzelnes Dokument freigeben

  1. Klicken Sie ein Dokument an, um es zu öffnen.
  2. Im Informationsbereich auf der rechten Seite erscheint die Auswahlliste „Freigabe“.
  3. Wählen Sie hier entweder "Freigegeben" oder "Abgelehnt" und klicken auf Speichern:
    mceclip3.png

Mehrere Dokumente freigeben

  1. Selektieren Sie das Kontrollkästchen der freizugebenden Dokumente.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigeben“, um die Dokumente freizugeben, oder klicken Sie auf den rechten Bereich der Schaltfläche und wählen Sie die Option „Ablehnen“.
    mceclip0.png

 

Freigabeprotokoll ansehen

Wenn ein Dokument freigegeben oder abgelehnt wurde, werden Nutzer und Zeitstempel der Freigabe protokolliert.

  1. Öffnen Sie ein freigegebenes oder abgelehntes Dokument.
  2. Rechts im Informationsbereich erscheint unter dem Feld Freigabe eine detaillierte Information zur Freigabe:
    mceclip1.png

Dokumente nach Freigabestatus filtern

  1. Klicken Sie im Filterbereich über der Dokumentenliste den Filter „Freigabe“.
  2. Wählen Sie den Freigabestatus aus, nach dem Sie filtern möchten:

    mceclip2.png

Häufig gestellte Fragen

Wie erfahre ich, dass ich Dokumente freigeben muss?

Sie können Sich über neue Freigabe-Anforderungen per E-Mail informieren lassen. Aktivieren Sie dazu die Benachrichtigung über neue Freigaben im Bereich Einstellungen.

Wie erfährt mein Steuerberater, dass ich ein Dokument freigegeben habe?

Sobald Sie ein Dokument freigeben oder ablehnen, wird Ihr Steuerberater darüber automatisch benachrichtigt.

Kann ich die Freigabe widerrufen?

Nein, wenn ein Dokument freigegeben oder die Freigabe abgelehnt wurde, kann dies nicht rückgängig gemacht werden.

Wer kann ein Dokument freigeben?

Die Freigabe kann durch jeden Nutzer erfolgen, der Zugriff auf dieses Dokument hat. Welcher Benutzer ein Dokument freigegeben hat, wird zusammen mit dem Zeitpunkt der Freigabe protokolliert.

Kann ich freigegebene Dokumente löschen?

Nein, freigegebene Dokumente können nicht gelöscht werden, da sonst der Nachweis der Freigabe nicht möglich ist. Sie können freigegebene Dokumente jedoch archivieren und somit aus der Dokumentenliste ausblenden.

 

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