1. Einführung

1.1. Was ist ADDISON Online?

ADDISON Online ist der neue digitale Arbeitsplatz für unsere Kanzleilösungen und die neue Plattform zum Starten und Administrieren Ihrer gebuchten Online-Applikationen. Außerdem finden Sie darin alle wesentlichen Stammdaten aus Ihrer ADDISON/AKTE Kanzleilösung, die permanent und in Echtzeit synchronisiert werden.

Die zentrale Oberfläche für unsere Online-Applikationen ist bisher das ADDISON OneClick Portal.
Darüber können alle gebuchten Apps und die damit verbundenen Daten zentral gestartet und genutzt werden. In der Hauptsache sind dies gegenwärtig die bereitgestellten Apps für Ihre Mandanten.

Um eine bessere Abgrenzung zwischen Kanzlei- und Mandanten-Apps zu erreichen, haben wir mit ADDISON Online den neuen digitalen Arbeitsplatz geschaffen, über den Sie zukünftig alle ADDISON Online-Applikationen administrieren und bedienen können.

Darin sind auch die mit Ihrer Kanzleisoftware synchronisierten Mitarbeiter-, Mandanten- und Kanzleistammdaten sowie die Logins und Zugangsberechtigungen enthalten.

ADDISON Online ist das, was ZMIS für ADDISON oder die Akte für tse:nit | cs:Plus darstellt.

Das ADDISON OneClick-Portal bleibt die Plattform zur Bereitstellung von Apps für Ihre Mandanten und stellt damit einen wichtigen Bereich innerhalb des ADDISON Online-Arbeitsplatzes dar.

1.2. Datensynchronisation

Im Rahmen der Umstellung auf ADDISON Online wird eine erste Vollsynchronisation angestoßen, bei der alle benötigten Stammdaten aus ADDISON/AKTE in ADDISON Online übernommen werden. Danach werden folgende Stammdatenänderungen und Ergänzungen in ADDISON/AKTE permanent und in Echtzeit mit ADDISON Online synchronisiert.

WICHTIGER HINWEIS:
Um ein Problem mit der Synchronisation zu vermeiden, muss die Kanzlei mit der ADDISON/Akte-Lizenz, als Hauptkanzlei geschlüsselt sein. Details siehe Kapitel 5.7

Mandanten & Kontakte - alle aktiven, unabhängig davon, ob AOC Portal vorhanden

Dokumente, Kommunikation und digitale Steuerakte aus dem Mandantenportal
Stammdaten zur Person oder/und zum Unternehmen wie Namen, Adressen, Bankdaten etc.
Zugeordnete Ansprechpartner der Kanzlei mit ihren jeweiligen Zuständigkeiten
Ehegatten und Kinder werden als Kontakte synchronisiert und zugeordnet

Kanzleimitarbeiter - nur mit AOC-Admin-Rechten sichtbar

Stammdaten zur Person, inklusive Adressen, Kommunikations- und Bankdaten
Benutzerkonto und Administrationsrechte
Zugeordnete Mandanten und Zuständigkeiten
Einstellungen zu gesperrten Mandanten

Kanzlei(en) - nur mit AOC-Admin-Rechten sichtbar

Stammdaten der Hauptkanzlei wie Name, Adressen und Bankdaten
Fachbereiche (ADDISON) bzw. Auftragsarten (AKTE) werden als Zuständigkeiten angelegt
Weitere Kanzleien und Standorte werden als sog. Organisationseinheiten synchronisiert

Die Datensynchronisation geschieht gegenwärtig nur in eine Richtung. Ihre ADDISON/AKTE Kanzleilösung ist als das führende System die Quelle der Synchronisation.

Die Datensynchronisation funktioniert, wenn eine Internetverbindung vorhanden ist und der Scheduler läuft. Dies sollte unter normalen Umständen auch generell der Fall sein. Beachten Sie bitte, dass der Ausfall der Internetverbindung oder ein unerwartetes Beenden des Scheduler, zu Fehlern bei der Datensynchronisation von ADDISON/AKTE zu ADDISON Online führen kann!

Weitere Informationen zum Schedulerdienst finden Sie im Kapitel 5.4

1.3. Voraussetzungen für ADDISON Anwender

Vor der Umstellung auf ADDISON Online gibt es noch folgende Dinge zu beachten bzw. sicherzustellen:

Jeder Zugang zu ADDISON Online erfordert einen eingerichteten BBS-Benutzer in der ADDISON Benutzerberechtigung, der ausschließlich einer konkreten Person zuzuordnen ist und
über ein aktiviertes Log-in zum Portal verfügt
Ein BBS-Benutzer darf nicht pauschal für mehrere Personen eingerichtet sein
Alle im Kanzleimandanten angelegten Mitarbeiter, die Zugang zum ADDISON Online benötigen, müssen jeweils mit dem passenden BBS-Benutzer für ihre Person verknüpft sein
Mehrfach angelegte Kanzleimitarbeiter, z. B. in verschiedenen Kanzleimandanten, dürfen trotzdem nur mit dem einen für ihre Person eingerichteten BBS-Benutzer verknüpft sein
Jedem BBS-Benutzer können AOC-Admin-Rechte zugeordnet werden, die sich daraufhin mit ADDISON Online synchronisieren. Die AOC-Admin-Rechte gestatten den Zugriff auf den Konfigurator und die Mitarbeiterliste sowie den Administrationsbereich in ADDISON Online.
Der seinerzeit als fiktive Person eingerichtete AOC-Admin hat keinen Zugang mehr

Die in den Mandantenstammdaten im Bereich Kanzleiverbindungen zugeordneten Ansprechpartner und Fachbereiche werden mit ADDISON Online synchronisiert und sollten daher vollständig gepflegt sein

1.4. Voraussetzungen für AKTE Anwender