4. Mehrkanzleiorganisation
4.1. Einleitung
Die Kanzleiorganisationen von ADDISON und AKTE bieten die Möglichkeit mehrere Kanzleien anzulegen. Dies ist bspw. bei Kanzleien mit mehreren Standorten, Kanzleigruppen oder anderweitigen Zusammenschlüssen notwendig, bei denen alle Beteiligten über eine gemeinsame ADDISON/AKTE Installation arbeiten wollen. Hier würde man von einer echten Mehrkanzleiorganisation sprechen.
In der AKTE-Software existiert zusätzlich die Möglichkeit sogenannte Partnerakten anzulegen, die in diesem Sinne zwar keine Kanzlei, aber einen zusätzliche Organisationseinheit darstellen.
Andere Gründe weitere Kanzleien in ADDISON bzw. weitere Kanzleiakten in AKTE anzulegen sind z. B. die Anlage einer gesonderten Kanzlei für Testzwecke oder wenn eine grundlegende Umstrukturierung der Auftragsstammdaten und Leistungserfassung gewünscht ist, die sich nur mit einer neu angelegten Kanzlei umsetzen lässt. Stichwort: Neuanfang.
Sollten Sie in Ihrer ADDISON/AKTE Kanzleisoftware mehr als eine Kanzlei angelegt haben, dann werden diese Daten mit ADDISON Online synchronisiert und wie folgt abgebildet.
4.2. Hauptkanzlei
Hier werden nur die Stammdaten der Kanzlei synchronisiert, die als Hauptkanzlei markiert ist.
ADDISON
AKTE
4.3. Kanzleien
Wenn mehr als eine Kanzlei angelegt wurde, finden Sie die Hauptkanzlei und alle anderen Kanzleien im Tab-Menü unter Kanzleien. Die hier gespeicherten Kanzleien stellen in ADDISON Online jeweils eine eigene organisatorische Gruppe dar, die mit Hilfe von zugeordneten Organisationseinheiten weiter untergliedert werden kann.
4.4. Organisationseinheiten
Organisationseinheiten sind die Untergruppen von Kanzleien. Wenn beispielsweise mehrere Kanzleien angelegt worden sind, zu denen weitere Standorte gehören, dann ist die Kombination aus der Kanzlei und dem Standort eine Organisationseinheit. Eine Organisationseinheit kann auch eine Kanzlei mit nur einem Standort und ohne weitere Untergruppierungen sein.
Die Zuordnungen von Kanzleien/Standorten aus ADDISON/AKTE werden nach ADDISON Online auf Basis der Organisationseinheiten synchronisiert. Wenn z. B. in den Mitarbeiter/Mandanten-Stammdaten von ADDISON/Akte die "ADDISON-Kanzlei StBG, Ludwigsburg" zugeordnet ist, dann wird diese Zuordnung in der Synchronisation mit ADDISON Online über die Organisationseinheit "ADDISON-Kanzlei StBG, Ludwigsburg" hergestellt.
Organisationseinheiten
Zuordnung in Mandantenstammdaten (gilt nur für Akte-Software)
Auf diese Weise können Listen von Mitarbeitern und Mandanten sowie andere Auswertungen, wie z. B. aus den künftigen Online-Vorgängen von Kanzlei Online, nach Organisationseinheiten gefiltert werden.
4.5. Kanzleimandant
Jede angelegte Kanzlei muss einen zugeordneten Kanzleimandanten haben. Der Kanzleimandant ist sowohl für die eigene Nutzung von AOC-Apps als auch für kommende Applikationen, wie z. B. den Online-Vorgängen und der Verwaltung eigener interner Vorgänge notwendig.
Innerhalb der ADDISON-Software ist bereits mindestens ein Kanzleimandant vorhanden und mit dem Projekt "Kanzlei" verknüpft.
Bei der AKTE-Software ist dies per se nicht der Fall, weshalb der Kanzleimandant im Rahmen der Synchronisation automatisch angelegt wird. Dies geschieht für jede Kanzlei gesondert.
Kanzlei
Kanzleimandant
