5. Besondere Funktionen und Einstellungen

5.1. Individuelle Startseite einstellen

Beim Aufruf von ADDISON Online wird standardmäßig die Seite Mandanten & Kontakte geöffnet.
Wenn Sie eine andere Startseite wünschen, können Sie dies individuell in Ihrem eigenen Benutzerprofil einstellen.

5.2. Schneller Wechsel von Mandanten/Mitarbeiter innerhalb der Ansicht

Über einen Mausklick auf den Doppelpfeil in der Breadcrumb-Navigation können Sie direkt in einen anderen Mandanten oder Kontakt wechseln. Dies geht auch in der Ansicht für Mitarbeiter.

Im Suchfeld können Sie nach dem Namen, Kurznamen oder der Mandantennummer bzw. Mitarbeiternummer suchen und auswählen.

5.3. Individuelle Listen erstellen

Neben der bereits vorhandenen Listenauswahl können Sie sich auch individuelle Listen erstellen und für die eigene Nutzung oder für die Nutzung in der gesamten Kanzlei speichern.

Wählen Sie eine annähernd passende Liste als Ausgangssituation und passen Sie diese nach Ihren Bedürfnissen an. Dabei haben Sie folgende Änderungsmöglichkeiten.

Wenn Sie eine Liste aus dem vorhandenen Standardkatalog ändern, können Sie diese nur als eigene oder allgemeine neue Liste speichern. Listen aus unserem Standardkatalog können weder gelöscht noch umbenannt werden.

Einstellungen innerhalb der angezeigten Liste

Reihenfolge der Spalten -> mit Drag-and-Drop ändern
Spaltenbreite anpassen -> Spaltenrand mit der Maus festhalten und Breite einstellen
Spaltensortierung ändern -> Mausklick auf Spaltenüberschrift, 2. Mausklick ändert Richtung
Spaltensortierung einrichten -> Shift und Mausklick auf Spaltenüberschrift
Filter einstellen -> z.B. Ansprechpartner oder Mandantentyp
Filter hinzufügen -> Auswahl aus Bereich "Weitere Filter"

Nachdem Sie Ihre Einstellungen gemacht haben, speichern Sie die neue Liste:

"Speichern als" im Bearbeitungsmenü	Name und Auswahl der Anzeigeoption

Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Konfigurationsmenü der Listen

Einstellungen zurücksetzen -> Änderungen zurücksetzen
Spaltenauswahl bearbeiten -> Spalten hinzufügen, umbenennen oder löschen
Listenauswahl bearbeiten -> Listen duplizieren, umbenennen, favorisieren, löschen usw.
Speichern als -> Speichern als eigene oder allgemeine Liste

Über "Spaltenauswahl bearbeiten" können Sie neue Spalten hinzufügen, Spaltenüberschriften umbenennen oder Spalten löschen. Die Reihenfolge der Spalten kann nur in der Liste selbst mit Drag-and-Drop geändert werden (siehe oben).

Neue Spalte auswählen
Hinzufügen
Vorhandene Spaltenüberschrift umbenennen
Geänderte Spaltenüberschrift speichern
Vorhandene Spalte löschen
Änderungen in vorhandener individueller Liste "Speichern"
Änderungen in neuer individueller Liste "Speichern als"

Listenauswahl bearbeiten

In diesem Funktionsbereich können Sie Änderungen an den Listen selbst vornehmen.
Dazu gehören folgende Möglichkeiten:

Einzelne oder mehrere Listen markieren
Liste duplizieren (ist nur mit einer markierten Liste möglich)
Markierte Liste(n) löschen -> nur mit individuellen Listen möglich
Markierte Liste(n) deaktivieren oder reaktivieren -> nur mit individuellen Listen möglich
Liste per Mausklick als Favorit markieren -> für die Kanzlei oder nur persönlich
Liste umbenennen ->nur mit individuellen Listen möglich
Liste ausblenden ->nur mit individuellen Listen möglich
Änderungen speichern

Listen exportieren und drucken
Eine angezeigte Liste kann im MS-Excel-/ oder PDF-Format exportiert werden, um diese anschließend weiter zu bearbeiten oder zu drucken. Öffnen Sie dazu das Drei-Punkte-Menü.

5.4. Scheduler läuft nicht

Nach der erfolgreichen Umstellung auf ADDISON Online wird die Erreichbarkeit des Dienstes für den ADDISON Scheduler Server (kurz: ADDISON Scheduler) geprüft.
Dies ist notwendig, weil nur mit gestarteten bzw. erreichbaren ADDISON Scheduler eine ständige automatische Synchronisation von Stammdaten nach ADDISON Online sichergestellt werden kann.
Das Funktionieren des ADDISON Scheduler Dienst ist daher ein zentraler Bestandteil für alle Anwendungen in ADDISON Online und eine Synchronisation der Stammdaten von Mitarbeiter-, Kanzlei- und Mandantenstammblättern. Bisher wurde nur über die rote Ampel oder den Systray angezeigt, dass der ADDISON Scheduler bzw. das Rechenzentrum nicht erreichbar war.

Mit der Umstellung auf ADDISON Online wird nun sowohl beim erstmaligen Starten der Akte als auch im laufenden Betrieb beim Öffnen einer Mitarbeiter-, Kanzlei-, oder Mandantenakte geprüft, ob der ADDISON Scheduler und damit auch ADDISON Online erreichbar ist.

Wenn der ADDISON Scheduler Server beim Start der Akte mit der Anmeldung des Mitarbeiters nicht erreichbar ist, wird auch die Akte nicht gestartet. Es erscheint die unten aufgeführte Hinweismeldung, dass der ADDISON Scheduler Server nicht erreichbar ist. Nach Bestätigung mit OK, wird die Akte geschlossen.

Sofern weitere Dokumente (z.B. Mitarbeiterliste, Kanzlei- oder Mandatsverzeichnis) geöffnet werden, die das Funktionieren des ADDISON Scheduler voraussetzen, erfolgt auch hier eine Prüfung.

Eine weitere Neuerung wird es bei der Neuanlage, beim Ändern und Speichern von Stammblattdaten geben. Stammdaten können nur noch neu angelegt, geändert und gespeichert werden, wenn der ADDISON Scheduler zur Synchronisation der Stammdaten erreichbar ist. Damit wird sichergestellt, dass eine Neuanlage, ein Ändern und ein Speichern von Stammdaten immer auch eine sofortige automatische Synchronisation mit ADDISON Online nach sich zieht und es keinen inkonsistenten Datenbestand zwischen Akte/ADDISON Online geben kann.

Bei der Prüfung wird eine zentrale Hinweismeldung angezeigt. In den geöffneten Stammblättern, die dann nur gelesen werden können, erfolgt zusätzlich noch ein Hinweis in roter Schrift.

Hinweismeldung, wenn der ADDISON Scheduler nicht erreichbar ist:

…
Hinweis beim geöffneten Stammblatt am Beispiel des Mandantenstammblattes:

5.5. Einzelsynchronisation ohne Änderung von Stammdaten (AKTE)

Bisher war es nur möglich, eine Synchronisation zu erzeugen, wenn Änderungen und die damit verbundene Speicherung von Stammdaten vorgenommen wurden. Es kann aber Ausnahmefälle, wie z. B. eine Datenrücksicherung geben, die eine Einzelsynchronisation ohne Änderung von Stammdaten für Mitarbeiter, Kanzleien oder Mandanten erforderlich machen. Für diese Fälle wurde eine Schaltfläche für die Einzelsynchronisation in der Menüleiste für die Stammblättern eingefügt. Diese Schaltfläche ist dann aktiv, wenn auch der ADDISON Scheduler erreichbar ist.

Schaltfläche Einzelsynchronisation in den Stammblättern für Mitarbeiter, Kanzleien und Mandanten:

5.6. Protokollierung von Synchronisationsnachrichten im Postkorb (AKTE)

Ausgang der Nachrichtenart ADDISON Online
Für die Transparenz der verschiedenen Synchronisationsnachrichten werden derzeit alle Synchronisationsvorgänge für ADDISON Online nur im Postkorb der Zentralakte angezeigt.
Dafür kann in den Eigenschaften die Nachrichtenart Addison Online an- oder abgewählt werden:
Die Protokollierung im Postkorb zeigt Ihnen dann alle ausgehenden Synchronisationsnachrichten an und kann beispielsweise wie folgt aussehen:
Eingang der Nachrichtenart Hinweise
Falls dennoch Probleme bei der Synchronisation auftreten sollten, werden diese protokolliert. Die Eingangsnachrichten mit der Nachrichtenart Hinweise bei Synchronisationsproblemen, werden im Gegensatz zu den Ausgangsnachrichten der Nachrichtenart ADDISON Online, nicht nur im Postkorb der Zentralakte angezeigt, sondern auch in allen Postkörben. In den Eigenschaften des Postkorbs kann die Nachrichtenart Hinweise auch an- und abgewählt werden:
Die Protokollierung im Postkorb enthält in der ersten Spalte der Zeile ein Klammersymbol, womit signalisiert wird, dass Sie bei Ansicht der Nachricht noch einige weitergehende Informationen erhalten können. In der nachfolgenden Abbildung sind erzeugte Testdaten mit Synchronisations-problemen enthalten, um Ihnen die Darstellung im Postkorb bildlich darzustellen:

5.7. Aktuelle Hauptkanzlei prüfen/setzen (Akte)

Das Setzen der richtigen Hauptkanzlei ist sehr wichtig, weil der Kurzname und die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Kanzlei an verschiedenen Stellen in ADDISON OneClick und ADDISON Online auch für den Mandanten angezeigt wird. Die Bezeichnung des Unternehmens wird u.a. in den Apps Dokumente und Kommunikation innerhalb von ADDISON OneClick angezeigt. Eine ausführliche Beschreibung zum Setzen der Hauptkanzlei können Sie auch im Pflegeschreiben zur DVD 2/2021 nachlesen.

Hauptkanzlei im Kanzleistammblatt setzen:

Bezeichnung des Unternehmens:

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