ADDISON Lohn Online | eDokumente | SBS Lohn plus (R) | Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien

Schnelleinstieg ADDISON Lohn Online eDokumente für Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien mit SBS Lohn plus® 

Mit ADDISON Lohn Online eDokumente stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Archivierung und Verarbeitung von Lohnabrechnungsunterlagen bereit. Ihre Mandanten und deren Arbeitnehmer können Lohndokumente in das System hochladen und Sie erhalten neben Ihrem SBS Lohn plus® eine Dokumentenansicht auf Ihrem Bildschirm. 
Was Sie als SBS Lohn plus® - Anwender dafür tun müssen, damit Ihre Mandanten auf diese neuen Funktionen zugreifen können und wie man damit arbeitet, zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung.

Hinweis: Abweichende Beschreibung für SME Kundenlizenz bzgl. StB/Lohnabrechner möglich. 

Einrichtung und Konfiguration

Einrichten einer Mandantin bzw. eines Mandanten (Modulerwerb)

Klicken Sie im Firmenstamm (ID 119) im Reiter Basis auf der Seite 4 auf den Button Konfigurieren. Neben Ihrem SBS Lohn plus® erscheint ein Browserfenster ADDISON Lohn Online | Administration.

Setzen Sie in den BASISFUNKTIONEN den Haken bei eDokumente, um die eDokumente für den AG-Self-Service freizuschalten, und speichern Sie Ihre Einstellung für diese Mandantin bzw. diesen Mandanten.

(In Umsetzung:) Setzten Sie zusätzlich den Haken bei Erweiterter Upload-Modus für Mandanten, dann muss der Mandant in erweitertem Umfang Daten zu einem neuen Dokument hinterlegen (mehr Felder sind Pflichtfelder).

Um für diese Mandantin bzw. diesen Mandanten auch den AN-Self-Service für die eDokumente freizuschalten, scrollen Sie nach unten und setzen Sie zusätzlich unter ARBEITNEHMER SELF-SERVICE den Haken für eDokumente.

In ADDISON Lohn Online | Administration wird vom Menü Lizenz & Konfiguration in das Menü Benutzerrechte gewechselt. Richten Sie der Mandantin bzw. dem Mandanten nun den Zugriff auf die Applikation Lohn AG Selfservice ein, indem Sie den Haken bei Zugriff erlaubt setzen und speichern.

Hinweis:
Sie können die Größe des erscheinenden Browserfensters an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im unteren Bereich des Browserfensters bestimmen Sie mit den Schaltflächen die Größenverhältnisse zwischen Ihrem SBS Lohn plus® und dem Browserfenster bzw. die zeitweilige Überlappung. 

 

Dokumententypen und Kategorien administrieren

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Ggf. finden Sie die Menüpunkte Dokumententypen und Kategorien noch einige Tage in der "ADDISON Lohn Online | Administration" im Bereich "eDokumente". Dass die beiden Menüpunkte künftig dort im Bereich "Konfiguration" neben dem Menüpunkt "Benutzerrechte" zu finden sind, wird zeitnah umgesetzt.

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(In Umsetzung:) Bleiben Sie in ADDISON Lohn Online | Administration in den Bereich Konfiguration. Im Menü Dokumententypen sind alle Dokumententypen aufgelistet. Über eine Suchfunktion können Sie Dokumententypen nach Bezeichnung ermitteln und anzeigen. Darüber hinaus kann die Listenansicht auf die Dokumententyp-Art, oder die Voreinstellung zur Prüfungsrelevanz gefiltert werden. Um Daten eines Dokuments zu ändern, markieren Sie das Dokument, um die Detail-Ansicht zu öffnen.

Es gibt drei Arten von Dokumententypen

• System
  Bei diesen Dokumententypen können Sie deren Eigenschaften nicht ändern. Sie können diese anzeigen oder ausblenden.
• Kanzleibezogen
  Diese werden von Ihnen eingerichtet und werden allen Mandanten/-innen angezeigt.
• Mandantenbezogen
  Diese richten Sie nur für eine Mandantin bzw. einen Mandanten ein. Andere Mandanten/-innen sehen diesen Dokumententyp nicht.

Mit + Hinzufügen können eigene Dokumententypen definiert werden.

Bestimmen Sie die Eigenschaften
(Pflichtfelder mit Stern).

• Im Feld Dokumententyp legen Sie die Bezeichnung fest.
• Die Beschreibung erleichtert den Sachbearbeiter/-innen bzw. Arbeitnehmer/-innen die Zuordnung eines Dokumentes zu diesem Typ.
• Wählen Sie im Feld Art kanzleibezogen oder mandantenbezogen aus.
• Dokumententypen mit ähnlichen Eigenschaften werden in Kategorien zusammengefasst. Dazu unten mehr.

• Prüfungsrelevant
  Wird einem Dokument ein bestimmter Dokumententyp zugewiesen, dann erfolgt eine Vorbelegung mit Nicht ausgewählt, Nicht Prüfungsrelevant oder Prüfungsrelevant. Die Lohnabrechnerin bzw. der  Lohnabrechner kann für das einzelne Dokument abweichend umschlüsseln. Bei Nicht ausgewählt muss sie/er eine Auswahl treffen.

• Die Vorbelegung, wer ein Dokument dieses Typs sehen kann, bestimmen Sie im Feld Sichtbarkeit. Wird ein Dokument dieses Dokumententyps hochgeladen, kann die Sichtbarkeit angepasst werden.

Wechseln Sie in das Menü Kategorien. Hier sind Kategorien aufgelistet, in denen Sie nach Kategorien suchen, nach der Art filtern und die Spalten sortieren können.

Es gibt drei Arten von Kategorien.

• System
  Bei diesen Kategorien können Sie deren Eigenschaften nicht ändern. Je nach aktueller zusätzlicher Information können Sie diese anzeigen oder ausblenden.
• Kanzleibezogen
  Diese werden von Ihnen eingerichtet und werden allen Mandanten/-innen angezeigt.
• Mandantenbezogen
  Diese richten Sie nur für eine Mandantin bzw. einen Mandanten ein. In anderen Mandanten/-innen gibt es diese Kategorie nicht.

Ergänzen Sie die systemseitig bereitgestellten Kategorien durch + Hinzufügen. Bestimmen Sie die Eigenschaften (Pflichtfelder mit Stern).

• Kategorie-Bezeichnung
• Die Beschreibung erleichtert die Zuordnung von Dokumententypen zu dieser Kategorie.
• Wählen Sie die Art der Kategorie.
  Kanzleibezogene Kategorien sind für alle Mandanten/-innen verfügbar. Mandantenbezogene Kategorien stehen anderen Mandanten/-innen nicht zur Verfügung.

 

Dokumente mit dem SBS Lohn plus® verarbeiten

Vom Mandanten bereitgestellte Dokumente bearbeiten

Öffnen Sie den Firmenstamm (ID 119) und schieben Sie diesen, wie auf dem Bild gezeigt, an den linken Bildschirmrand. Öffnen Sie das Menü Dokumente, schieben Sie das erscheinende Fenster rechts neben das Firmenstamm-Fenster und klicken Sie das Icon Aufruf eDokumente online.

Bitte passen Sie das sich öffnende Browser-Fenster so an, dass es neben dem Firmenstamm Ihren Bildschirm ausfüllt.

Hinweis:

Im unteren Bereich des Browserfensters bestimmen Sie mit den Schaltflächen die Größe des Browserfensters bzw. die zeitweilige Überlappung über den SBS Lohn plus®.

In eDokumente haben Sie Zugriff auf insgesamt vier Listenansichten:

• Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Neu und unvollständig
• Ablage
• Archiv

Klicken Sie in der Listenansicht Neu und unvollständig auf das Dokument, dessen Angaben Sie ändern oder ergänzen wollen. Falls das Dokument mehr als eine Seite hat, können Sie mittels Pfeiltasten blättern und bei Bedarf in das Dokument zoomen. Sie können das Dokument herunterladen oder drucken.

Hinweis:

• Wenn Sie einen kleinen Bildschirm verwenden, ist die Dokumentvorschau verfügbar, wenn Sie neben Details auf Preview klicken.

                     

• Der StB kann ein Dokument nur in der Listenansicht "Neu und unvollständig" hochladen. Neu hochgeladene Dokumente sind in der Liste manchmal erst sichtbar, wenn Filter entfernt werden bzw. wenn die Liste mit "Aktualisieren" aktualisiert wird.

 

Bearbeiten Sie den Dokumententyp und die von der Mandantin bzw. vom Mandanten gemachten weiteren Angaben (Felder mit rotem Stern sind Pflichtfelder).

• Die Bezeichnung wird aus dem ursprünglichen Dateinamen generiert. Dabei werden besondere Zeichen durch Unterstriche ersetzt. Bei Bedarf kann die Bezeichnung angepasst werden.
• Bitte ergänzen bzw. überprüfen Sie den Dokumententyp.
• Treffen Sie eine Auswahl im Feld Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwischen
  • Offen
  • Nicht relevant
  • Erledigt

Hinweise:

• Wählen Sie Erledigt nur aus, wenn Sie die erforderlichen Eingaben im SBS Lohn plus® bereits vorgenommen haben. Lediglich mit Offen gekennzeichnete Dokumente werden in der Ansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung angezeigt. Damit stellt die Ansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine ToDo-Liste dar.
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• Überprüfen Sie die Sichtbarkeit. Es gibt drei Optionen (Mehrfachauswahl möglich)
  • Lohnabrechner/in
  • Arbeitgeber
  • Arbeitnehmer
• Entscheiden Sie, ob das Dokument Prüfungsrelevant ist, oder nicht.
• Bestimmen Sie den Zeitraum.
• Gültig ab und Gültig bis
  Bestimmen Sie für welchen Zeitraum das Dokument in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden soll.

Nach dem Speichern wird das Dokument nicht mehr in der Listenansicht Neu und unvollständig angezeigt. Das nächste Dokument ist markiert und kann vervollständigt werden.

Aktualisieren Sie die Liste ggf. mit dem gleichnamigen Button.

Das vervollständigte Dokument wurde nun in die Listenansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgenommen.

Sie können sich zum aktuell ausgewählten Dokument die Historie anzeigen lassen.
Sie können das aktuell angezeigte Dokument löschen.

 

Ein oder mehrere Dokumente hochladen 

In der Listenansicht Neu und unvollständig können Sie als Steuerberater Dokumente in ADDISON Lohn Online eDokumente hochladen. Nach Klick auf den Button Hinzufügen öffnet der Windows-Explorer.

Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente, um diese gleichzeitig hochzuladen. Bitte beachten Sie: Ein Dokument darf die Größe von 30 MB nicht überschreiten.

Hinweis:

Der StB kann ein Dokument nur in der Listenansicht "Neu und unvollständig" hochladen. Neu hochgeladene Dokumente sind in der Liste manchmal erst sichtbar, wenn Filter entfernt werden bzw. wenn die Liste mit "Aktualisieren" aktualisiert wird.

Mehreren Dokumenten den gleichen Dokumententyp zuordnen

Markieren Sie Dokumente, denen Sie den gleichen Dokumententypen zuweisen möchten durch Anhaken der Checkbox in der jeweiligen Zeile. Klicken Sie den Button Dokumententyp und Kategorie zuweisen.

Wählen Sie den Dokumententyp aus und speichern Sie.

Durch die Bestimmung des Dokumententyps durch die Lohnabrechnerin bzw. den Lohnabrechner werden einige Felder entsprechend den Vorgaben aus den zuvor administrierten Dokumententypen vorbelegt.
Von der Mandantin bzw. vom Mandanten getroffene Eingaben werden nicht überschrieben.   

 

Die Liste „Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung“ verarbeiten

Der SBS Lohn plus® und ADDISON Lohn Online eDokumente werden nebeneinander dargestellt. Dies unterstützt Sie bei der arbeitnehmerweisen Verarbeitung der relevanten Dokumente. Schließen Sie ggf. zunächst das Browserfenster von ADDISON Lohn Online.

Wählen Sie im SBS Lohn plus® im Personalstamm (ID 122) einen Arbeitnehmer aus, wählen Sie im Menü Dokumente und verschieben Sie das erscheinende Fenster Arbeitnehmer-Dokumente PeNr rechts neben das Personalstamm-Fenster. Klicken Sie darin auf das Icon eDokumente. 

Neben dem Personalstamm öffnet sich der Browser und nur die Dokumente des im SBS Lohn plus® ausgewählten Arbeitnehmers bzw. der ausgewählten Arbeitnehmerin werden Ihnen angezeigt.

Die Dokumente mit dem Status Offen sind relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und erfordern Ihre Bearbeitung im SBS Lohn plus®.

Wählen Sie ein Dokument aus und wählen Sie ggf. Preview aus, um sich das Dokument anzuschauen. Nehmen Sie entsprechende Eingaben im SBS Lohn plus® vor.

Hinweis:
Wechseln Sie ggf. in eDokumente zwischen Details und Preview, wenn Sie einen kleinen Bildschirm verwenden.

Sobald Sie die erforderlichen Eingaben im SBS Lohn plus® vorgenommen haben, tragen Sie in den Details als Status Erledigt ein.

Ändern Sie den Status eines Dokumentes zu Nicht relevant, wird es entsprechend gekennzeichnet.

Mit den Pfeiltasten blättern Sie zu einem anderen Dokument.

In dieser Liste können Sie ggf. die weiteren Daten über das Dokument noch ergänzen und korrigieren. Auch das Hochladen weiterer Dokumente ist mit dem Button Dokument hochladen möglich. Wenn Sie im erscheinenden Windows-Explorer mehrere Dokumente gleichzeitig markieren, werden mehrere Listeneinträge generiert. Neu ergänzte Dokumente sind in der Listenansicht Neu und unvollständig sichtbar.

Klicken Sie auf Mitarbeiter, um das Menü eDokumente auszuwählen.

Da die Dokumente nicht mehr den Status Offen haben, wurden sie in eDokumente aus der Listenansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entfernt.

Werden in dieser Liste keine Dokumente mehr angezeigt, dann wurden alle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Dokumente verarbeitet.

 

Listenansicht Ablage

Auch nach vollständiger Verarbeitung aller Dokumente aus den Listen Neu und unvollständig und Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleiben diese Dokumente in der Liste Ablage verfügbar.

In dieser Listenansicht stehen Ihnen geeignete Filter, ein Suchfeld und die Möglichkeit zur Spaltensortierung zur Verfügung.

Sie können Dokumente archivieren, die nicht mehr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden. Wählen Sie das zu archivierende Dokument in der Listenansicht aus und klicken Sie auf die entsprechende Zeile, um die Details zu öffnen. Darin können Sie das Dokument mit dem Button Ins Archiv verschieben archivieren.

 

Listenansicht Archiv

Archivierte Dokumente werden in der Listenansicht Archiv angezeigt.

In den Details können Sie mit dem Button Archivierung aufheben Dokumente wieder in die Listen-ansicht Ablage verschieben oder mit dem Button Löschen das Dokument endgültig löschen.

Die bereits vorab beschriebenen Such- und Filterfunktionen sind in dieser Liste ebenfalls vorhanden.