Schnelleinstieg ADDISON Lohn Online eDokumente für Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien mit ADDISON Lohn & Gehalt
Mit ADDISON Lohn Online eDokumente stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Archivierung und Verarbeitung von Lohnabrechnungsunterlagen bereit. Ihre Mandanten und deren Arbeitnehmer können Lohndokumente in das System hochladen und Sie erhalten neben Ihrem ADDISON Lohn & Gehalt eine Dokumentenansicht auf Ihrem Bildschirm.
Was Sie als ADDISON Lohn & Gehalt - Anwender dafür tun müssen, damit Ihre Mandanten auf diese neuen Funktionen zugreifen können und wie man damit arbeitet, zeigen wir Ihnen in in dieser Anleitung.
Hinweis: Abweichende Beschreibung für SME Kundenlizenz bzgl. StB/Lohnabrechner möglich.
Einrichtung und Konfiguration
Lizenzerwerb des Moduls eDokumente für einen Mandanten
Falls Sie die mandantenübergreifende Lizenzierung von ADDISON Lohn Online nicht bereits für die Abwesenheiten (eAU) vorgenommen haben, erfolgt die Produktaktivierung im Bereich Status ADDISON Online unter Lohn Online verwalten.
Hinweis für SME-Kunden ("Mittelstandskunden"): Die Produktaktivierung unter "Lohn online verwalten" ist nicht erforderlich. Die Produktaktivierung erfolgt bereits mit dem Einlesen Ihrer neuen Lizenz.
Falls Sie das Produkt noch nicht erworben haben, erwerben Sie die Lizenz mit dem Button Produkt aktivieren.
Einrichten eines Mandanten (Modulerwerb)
Falls das Mandantenportal unter Akte | CRM | ADDISON OneClick | Verwaltung noch den Status nicht erstellt aufweist, generieren Sie zunächst Login-Daten.
Markieren Sie den Listeneintrag Mandant und schalten Sie den Bearbeitungsmodus ein (gelber Stift). Dadurch wird der Button Login generieren aktiv, den Sie betätigen.
Bestätigen Sie den Hinweis Login-Bezeichnung mit OK auch im folgenden Fenster.
Wichtig:
Kontrollieren Sie bitte nachfolgend noch die Mandantensperren im BenutzerBerechtigungsSystem (BBS) und übertragen Sie ggf. neu.
Es kann einige Minuten dauern, bis der Eintrag für das Mandantenportal den Status erstellt hat.
Sie können über die gleichnamigen Icons die Zugangsdaten anzeigen, per E-Mail versenden oder drucken.
Wechseln Sie nun in den Bereich Lohn & Gehalt | ADDISON Lohn Online und wählen Sie die Einstellungen aus.
Neben Ihrem ADDISON erscheint ein Browserfenster ADDISON Lohn Online | Administration.
Der Reiter Lizenz & Konfiguration ist geöffnet.
Setzen Sie in den BASISFUNKTIONEN den Haken bei eDokumente, um die eDokumente für den AG-Self-Service freizuschalten, und speichern Sie Ihre Einstellung für diese Mandantin bzw. diesen Mandanten.
Aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Erweiterter Upload-Modus für Mandanten, dann muss der Mandant in erweitertem Umfang Daten zu einem neuen Dokument hinterlegen (mehr Felder sind Pflichtfelder).
Um für diesen Mandanten den AN-Self-Service für die eDokumente freizuschalten, scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie zusätzlich unter ARBEITNEHMER SELFSERVICE das Kontrollkästchen für eDokumente.
In ADDISON Lohn Online | Administration wird automatisch in den Reiter Benutzerrechte gewechselt.
Richten Sie der Mandantin bzw. dem Mandanten den Zugriff auf die Applikation Lohn AG Selfservice ein, indem Sie das Kontrollkästchen bei Zugriff erlaubt aktivieren und speichern.
Hinweis:
Sie können die Größe des erscheinenden Browserfensters an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im unteren Bereich des Browserfensters bestimmen Sie mit den Schaltflächen die Größenverhältnisse zwischen Ihrer ADDISON-Anwendung und dem Browserfenster bzw. die zeitweilige Überlappung.
Dokumententypen und Kategorien administrieren
Bleiben Sie in ADDISON Lohn Online | Administration im Menü Konfiguration. Im Reiter Dokumententypen werden die für diesen Mandanten verfügbaren Dokumententypen aufgelistet.
Über eine Suchfunktion können Sie Dokumententypen nach Bezeichnung ermitteln und anzeigen. Darüber hinaus kann die Listenansicht auf die Art, oder die Voreinstellung zur Prüfungsrelevanz gefiltert werden.
Um Daten eines Dokuments zu ändern, markieren Sie das Dokument, um die Detail-Ansicht zu öffnen.
Es gibt drei Arten von Dokumententypen:
-
System
Bei diesen Dokumententypen können Sie deren Eigenschaften nicht ändern. Sie können diese anzeigen oder ausblenden. -
Kanzleibezogen
Diese werden von Ihnen eingerichtet und werden allen Mandanten/-innen angezeigt. -
Mandantenbezogen
Diese richten Sie nur für einen Mandanten ein. Andere Mandanten/-innen sehen diesen Dokumententyp nicht.
Mit + Hinzufügen können eigene Dokumententypen definiert werden.
Bestimmen Sie die Eigenschaften (Pflichtfelder mit Stern).
- Im Feld Dokumententyp legen Sie die Bezeichnung fest.
- Die Beschreibung erleichtert dem Sachbearbeiter bzw. Arbeitnehmer die Zuordnung eines Dokumentes zu diesem Typ.
- Wählen Sie im Feld Art kanzleibezogen oder mandantenbezogen aus.
- Dokumententypen mit ähnlichen Eigenschaften werden in Kategorien zusammengefasst. Dazu unten mehr.
- Prüfungsrelevant Wurde einem Dokument ein bestimmter Dokumententyp zugewiesen, dann erfolgt eine Vorbelegung mit Nicht ausgewählt, Nicht Prüfungsrelevant oder Prüfungsrelevant. Der Lohnabrechner kann für das einzelne Dokument abweichend umschlüsseln. Bei Nicht ausgewählt muss er eine Auswahl treffen.
- Die Vorbelegung, wer ein Dokument dieses Typs sehen kann, bestimmen Sie im Feld Sichtbarkeit. Wird ein Dokument dieses Dokumententyps hochgeladen, kann die Sichtbarkeit angepasst werden.
Wechseln Sie in den Reiter Kategorien.
Hier sind Kategorien aufgelistet, in denen Sie nach Kategorien suchen, nach der Art filtern und die Spalten sortieren können.
Es gibt ebenso drei Arten von Kategorien.
-
System
Bei diesen Kategorien können Sie deren Eigenschaften nicht ändern. Je nach aktueller zusätzlicher Information können Sie diese anzeigen oder ausblenden. -
Kanzleibezogen
Diese werden von Ihnen eingerichtet und werden allen Mandanten/innen angezeigt. -
Mandantenbezogen
Diese richten Sie nur für einen Mandanten ein. In anderen Mandanten/-innen gibt es diese Kategorie nicht,
Ergänzen Sie die systemseitig bereitgestellten Kategorien durch + Hinzufügen.
Bestimmen Sie die Eigenschaften (Pflichtfelder mit Stern).
- Kategorie-Bezeichnung
- Die Beschreibung erleichtert die Zuordnung von Dokumententypen zu dieser Kategorie.
- Wählen Sie die Art der Kategorie.
Kanzleibezogene Kategorien sind für alle Mandanten/-innen verfügbar. Mandantenbezogene Kategorien stehen anderen Mandanten/-innen nicht zur Verfügung.
Dokumente mit ADDISON Lohn & Gehalt verarbeiten
Vom Mandanten bereitgestellte Dokumente bearbeiten
ADDISON Lohn & Gehalt zeigt neben eDokumente zwei Zahlen an.
In diesem Beispiel sind 6 Dokumente neu und unvollständig für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereitet und 1 Dokument ist Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und bereits so vorbereitet, das die Eingaben im ADDISON Lohn und Gehalt vorgenommen werden können.
Mit dem Button Aktualisieren wird die Anzahl der bereitstehenden Dokumente aktualisiert.
Klicken Sie auf eDokumente, um Personal und Zeiten | eDokumente zu öffnen.
Hinweis:
Verwenden Sie ggf. die Schaltflächen
In eDokumente haben Sie Zugriff auf insgesamt vier Listenansichten:
- Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Neu und unvollständig
- Ablage
- Archiv
Klicken Sie in der Listenansicht Neu und unvollständig auf das Dokument, dessen Angaben Sie ändern oder ergänzen wollen.
Falls das Dokument mehr als eine Seite hat, können Sie mittels Pfeiltasten blättern und bei Bedarf in das Dokument zoomen.
Sie können das Dokument herunterladen oder drucken.
Hinweise:
- Wenn Sie einen kleinen Bildschirm verwenden, ist die Dokumentenvorschau verfügbar, wenn Sie neben Details auf Preview klicken.
- Der StB kann ein Dokument nur in der Listenansicht "Neu und unvollständig" hochladen. Neu hochgeladene Dokumente sind in der Liste manchmal erst sichtbar, wenn Filter entfernt werden bzw. wenn die Liste mit "Aktualisieren" aktualisiert wird.
Bearbeiten Sie den Dokumententyp und weiteren Angaben (Felder mit rotem Stern sind Pflichtfelder)
- Die Bezeichnung wird aus dem ursprünglichen Dateinamen generiert. Dabei werden besondere Zeichen durch Unterstriche ersetzt. Bei Bedarf kann die Bezeichnung angepasst werden.
- Bitte ergänzen bzw. überprüfen Sie den Dokumententyp.
- Treffen Sie eine Auswahl im Feld Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwischen
- Offen
- Nicht relevant
- Erledigt
Wählen Sie Erledigt nur aus, wenn Sie die erforderlichen Eingaben in ADDISON Lohn & Gehalt bereits vorgenommen haben.
Lediglich mit Offen gekennzeichnete Dokumente werden in der Ansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung angezeigt. Damit stellt die Ansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine ToDo-Liste dar.
- Überprüfen Sie die Sichtbarkeit. Es gibt drei Optionen (Mehrfachauswahl möglich)
- Lohnabrechner/in
- Arbeitgeber
- Arbeitnehmer
- Entscheiden Sie, ob das Dokument Prüfungsrelevant ist, oder nicht.
- Bestimmen Sie den Zeitraum
-
Gültig ab und Gültig bis
Bestimmen Sie für welchen Zeitraum das Dokument in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden soll.
Nach dem Speichern wird das Dokument nicht mehr in der Listenansicht Neu und unvollständig angezeigt.
Das nächste Dokument ist markiert und kann vervollständigt werden.
Aktualisieren Sie die Liste ggf. mit dem gleichnamigen Button.
Das vervollständigte Dokument wurde nun in die Listenansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgenommen.
Hier können Sie ein angezeigtes Dokument als nicht relevant kennzeichnen und Ins Archiv verschieben.
Sie können ein aktuell angezeigtes Dokument löschen.
Ein oder mehrere Dokumente hochladen
In der Listenansicht Neu und unvollständig können Sie als Steuerberater Dokumente in ADDISON Lohn Online eDokumente hochladen. Nach Klick auf den Button Hinzufügen öffnet der Windows-Explorer.
Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente, um diese gleichzeitig hochzuladen. Bitte beachten Sie: Ein Dokument darf die Größe von 30 MB nicht überschreiten.
Hinweis:
Der StB kann ein Dokument nur in der Listenansicht "Neu und unvollständig" hochladen. Neu hochgeladene Dokumente sind in der Liste manchmal erst sichtbar, wenn Filter entfernt werden bzw. wenn die Liste mit "Aktualisieren" aktualisiert wird.
Mehreren Dokumenten den gleichen Dokumententyp zuordnen
Markieren Sie Dokumente, denen Sie den gleichen Dokumententypen zuweisen möchten, durch Aktivieren des Kontrollkästchens in der jeweiligen Zeile.
Klicken Sie den Button Dokumententyp und Kategorie zuweisen.
Wählen Sie den Dokumententyp aus und speichern Sie.
Durch die Bestimmung des Dokumententyps durch die Lohnabrechnerin bzw. den Lohnabrechner werden einige Felder entsprechend den Vorgaben aus den zuvor administrierten Dokumententypen vorbelegt.
Von der Mandantin bzw. vom Mandanten getroffene Eingaben werden nicht überschrieben.
Die Liste Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeiten
ADDISON Lohn & Gehalt und ADDISON Lohn Online eDokumente werden nebeneinander dargestellt. Dies unterstützt Sie bei der arbeitnehmerweisen Verarbeitung der relevanten Dokumente.
Schließen Sie ggf. zunächst das Browserfenster von ADDISON Lohn Online.
Wählen Sie in Lohn & Gehalt | Stammdaten | Personal einen Arbeitnehmer aus und klicken Sie im Arbeitsbereich auf das Icon eDokumente.
Neben dem Personalstamm öffnet sich der Browser und nur die Dokumente des in ADDISON Lohn & Gehalt ausgewählten Arbeitnehmers bzw. der ausgewählten Arbeitnehmerin werden Ihnen angezeigt.
Die Dokumente mit dem Status Offen sind relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und erfordern Ihre Bearbeitung in ADDISON Lohn & Gehalt.
Hinweis:
Wechseln Sie ggf. in eDokumente zwischen Details und Preview
und nutzen Sie die Schaltflächen
Sobald Sie die erforderlichen Eingaben in ADDISON Lohn & Gehalt vorgenommen haben, tragen Sie als Status Erledigt ein.
Ändern Sie den Status eines Dokumentes zu Nicht relevant, wird es entsprechend gekennzeichnet.
Mit den Pfeiltasten blättern Sie zu einem anderen Dokument.
In dieser Liste können Sie ggf. die weiteren Daten über das Dokument noch ergänzen und korrigieren. Auch das Hochladen weiterer Dokumente ist mit dem Button Dokument hochladen möglich.
Klicken Sie auf Mitarbeiter, um im Menü eDokumente auszuwählen.
Da die Dokumente nicht mehr den Status Offen haben, wurden sie in eDokumente aus der Listenansicht Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entfernt.
Wenn keine Dokumente mehr den Status Offen haben, wird in ADDISON Lohn & Gehalt im Menü sichtbar, dass 0/0 Dokumente, d. h. keine Dokumente mehr zu verarbeiten sind (ggf. nach Klick auf Aktualisieren).
Listenansicht Ablage
Nach vollständiger Verarbeitung aller Dokumente aus den Listen Neu und unvollständig und Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleiben diese Dokumente in der Liste Ablage verfügbar.
In dieser Listenansicht stehen Ihnen geeignete Filter, ein Suchfeld und die Möglichkeit zur Spaltensortierung zur Verfügung.
Sie können Dokumente archivieren, die nicht mehr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden. Wählen Sie das zu archivierende Dokument in der Listenansicht aus und klicken Sie auf die entsprechende Zeile, um die Details zu öffnen.
Darin können Sie das Dokument mit dem Button Ins Archiv verschieben archivieren.
Listenansicht Archiv
Archivierte Dokumente werden in der Listenansicht Archiv angezeigt.
In den Details können Sie mit dem Button Archivierung aufheben das Dokument wieder in die Listenansicht Ablage verschieben oder mit dem Button Löschen das Dokument endgültig löschen.
In dieser Liste sind ebenfalls die Funktionen Filter, Suchfeld und Spaltensortierung vorhanden.