In diesem Menü haben Sie bzw. Ihre Mandantschaft die Möglichkeit, eingehende Belege bezüglich ihres Zahlstatus zu verwalten und zu überwachen, sowie auch Sammelzahlungen zu erstellen.
Die Anzeige gliedert sich in unterschiedliche Workflow-Steps, in welche die Eingangsbelege anhand ihres Zahlstatus einsortiert werden und auf denen jeweils unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Auf einigen Workflow-Steps werden Ihnen die Summen der darauf enthaltenen Belege für eine besseren Überblick angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass im Standard der Filter für die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt
ist. Alle andere Belege mit einer anderen Zahlungsart können Sie aber durch Entfernen oder
Verändern der Filtereinstellung ebenfalls anzeigen lassen.
Auf den einzelnen Workflow-Steps stehen jeweils folgende allgemeine Funktionen zur Verfügung:
Die Filter-, Such- und Sortierfunktionen (A) sind in jedem Workflow-Step identisch.
Mit einem Klick auf eine Zeile (B) werden Ihnen die Details des Beleges/der Zahlung in mehreren Registern zusammen mit dem Belegbild (wenn vorhanden) auf der rechten Seite angezeigt.
Über die Pfeile (C) auf der Belegansicht kann in der angezeigten Liste vor und zurückgeblättert werden.
Auf den Registern können die Daten der Zahlungsinformation und der Erfassung (D) eingesehen und je nach Workflow-Step auch angepasst werden.
Mit der Schaltfläche Zurücksetzen (E) werden alle getätigten Eingaben verworfen und der vorherige Zustand wieder eingesetzt.
Mit der Schaltfläche Speichern (F) können Sie die vorgenommen Eingaben abspeichern.
Über das X-Symbol (G) kann die Detailansicht des Beleges geschlossen werden.
Mit den Pfeilen (H) kann auf die nächste/vorherige oder erste/letzte Seite der aktuell gefilterten Ansicht gesprungen werden. Eine Seite zeigt immer 25 Einträge an.
Über Weitere Funktionen (I) ist es möglich, die aktuell gefilterte Ansicht als Excel oder PDF-Datei auszugeben.
Über das Rädchen können alle Einstellungen zurückgesetzt (J) werden.
Die registerindividuellen Funktionen werden an den entsprechenden Stellen erläutert.
Workflow-Step: Unvollständig
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche keine gespeicherte Zahlungsinformation haben
angezeigt.
Für Belege, welche zur Zahlung anstehen können Sie die vorgeschlagenen Zahlungsinformationen (1) überprüfen und ggf. vervollständigen bzw. anpassen. Soll ein Beleg direkt für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden, dann ist die Checkbox Für Zahlung vormerken (2) zu aktivieren.
Es besteht auch die Möglichkeit, den Zahlstatus für mehrere Belege per Sammelaktion auf bezahlt zu setzen, in dem Sie die Belege markieren (1), die Summe (2) prüfen und dann mit der Schaltfläche Als bezahlt markieren (3) auf bezahlt setzen.
Die Belege werden anschließend auf den Workflow-Step Bezahlt verschoben.
Dieses Vorgehen eignet sich vor allem für den Abgleich von Zahlungsavisen für Lastschriften oder Kreditkartenabrechnungen.
Workflow-Step: Offen
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben
- aber noch nicht für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind
angezeigt.
Auch auf diesem Workflow-Step können - analog zur Beschreibung von Workflow-Step: Unvollständig - die gespeicherten Zahlungsinformationen nochmals bei Bedarf angepasst oder auch einzeln für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden.
Möchten Sie mehr als einen Beleg für die nächste Zahlung vormerken, markieren Sie die Belege (1), prüfen Sie die Summe (2) und verschieben Sie diese dann mit der Schalfläche Für Zahlung vormerken (3) per Sammelaktion auf den Workflow-Step Zahlungsvorschlag.
Auch auf diesem Workflow-Step können Belege als bezahlt markiert werden.
Workflow-Step: Zahlungsvorschlag
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben
- und für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind
angezeigt.
Bei Bedarf können bereits zur Zahlung vorgemerkte Belege per Sammelaktion aus dem Zahlungsvorschlag auch wieder entfernt werden. Markieren Sie diese Belege (1), prüfen Sie die Summe (2) und entfernen Sie die Belege über die Schaltfläche Aus Zahlungsvorschlag entfernen (3).
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, starten Sie die Sammelzahlung über Sammelzahlung erstellen (4).
Das weitere Vorgehen wird unter Wie kann eine Sammelzahlung in SMART Connect erstellt werden? beschrieben.
Workflow-Step: Angewiesen
Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Angewiesen angezeigt.
Den Zahlstatus Angewiesen erhalten Belege, welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben
wurden. Zudem kann der Zahlstatus auch manuell für Belege vergeben werden.
Sie haben auf diesem und den folgenden Workflow-Steps die Möglichkeit, die Belege nach den jeweiligen Zahlstapel zusätzlich zu filtern:
Ab einer gewissen Anzahl an Einträgen, erfolgt die Suche über ein Eingabefeld. Suchen Sie nach dem Typ, Bestandteilen des Datums (wie im eingeschobenen Beispiel) oder gezielt nach Beträgen, um den passenden Zahlstapel zu finden.
Workflow-Step: Bezahlt
Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Bezahlt angezeigt.
Den Zahlstatus Bezahlt erhalten Belege,
- welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben und dort auch ausgeführt wurden,
- welche zur Bezahlung als SEPA-Datei ausgegeben wurden
- oder der Status manuell oder vom Vorsystem gesetzt wurde.
Auch auf diesem Workflow-Step besteht die Möglichkeit, Belege nach dem Zahlstapel zu filtern.
Workflow-Step: Archiviert
Derzeit ohne Funktion.