Schnelleinstieg | für den Lohnabrechner und Steuerberater
Einfach und komfortabel - mit ADDISON Lohn Online eAU stellen wir eine einfache und komfortable Möglichkeit für Ihre Mandanten zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung (eAU) zur Verfügung. Darüber hinaus können Abwesenheiten wie Mutterschutz, Kind krank etc. ohne Medienbruch direkt vom Mandanten oder dessen Arbeitnehmer im Self-Service Login erfasst und an Sie übermittelt werden. Was Sie dafür tun müssen, damit Ihre Mandanten auf diese neuen Funktionen zugreifen können, zeigen wir Ihnen in diesem Schnelleinstieg.
Hinweis: Abweichende Beschreibung für SME Kundenlizenz bzgl. StB/Lohnabrechner möglich.
ADDISON Software Für den Lohnsachbearbeiter
Voraussetzung für den Datenaustausch mit ADDISON Lohn Online ist, dass der Benutzer die Berechtigung hat sich in ADDISON und ADDISON OneClick anzumelden.
Der angemeldete Benutzername wird am oberen rechten Bildrand dargestellt. Ein grünes Männchensymbol vor der Weltkugel signalisiert eine erfolgreiche Anmeldung des Benutzers.
Produktaktivierung ADDISON Lohn Online
Hinweis für SME-Kunden ("Mittelstandskunden"): Die Produktaktivierung unter "Lohn online verwalten" ist nicht erforderlich. Die Produktaktivierung erfolgt bereits mit dem Einlesen Ihrer neuen Lizenz.
Klicken Sie hier auf Status ADDISON OneClick und wählen Sie nun den Menüpunkt Lohn Online verwalten aus.
Bestätigen Sie die neue Produktaktivierung Konfiguration von ADDISON Lohn Online aus ADDISON Lohn & Gehalt.
Konfiguration in Personal und Zeiten
Wählen Sie den Mandanten aus und öffnen den Bereich Lohn & Gehalt.
Menü ADDISON Lohn & Gehalt | ADDISON Lohn Online Einstellungen
Über diese Schaltfläche erreichen Sie die Konfigurationsseite zur Administration von ADDISON Lohn Online.
- Aktivieren Sie in den Basisfunktionen die Checkbox Abwesenheiten für Ihren Mandanten.
- Über Arbeitnehmer Self-Service können Sie zusätzlich die Abwesenheiten für den Arbeitnehmer des Mandanten aktivieren. Hierzu muss als Basisfunktion die Checkbox Self-Service aktivieren angehakt werden.
- Speichern Sie die Änderung (Schaltfläche Speichern).
- Die neuen Funktionen sind damit aktiviert!
Hinweis:
Möglicherweise ist es für die Aktivierung erforderlich, den Browser nach den oben beschriebenen Schritten zu aktualisieren bzw. einen erneuten Login durchzuführen.
Register Benutzerrechte
Hinweis: Wird ein neuer Mandant aktiviert müssen Sie zuerst in der Konfiguration Ihre Aktivierungen für diesen im Register Lizenz & Konfiguration speichern. Danach könnte Sie die Benutzerrechte vergeben.
Über das Register Benutzerrechte können Sie sich innerhalb der Konfiguration die Benutzerrechte anzeigen lassen.
Sie haben die Möglichkeit die Anzeige auf die verschiedenen Benutzertypen mit einem Filter einzuschränken. Das Suchfenster ermöglicht eine Volltextsuche auf die gesamte Anzeige.
Über die Checkboxen (blau) können Sie den Zugriff auf die Applikation AG Self-Service je Benutzertyp aktivieren bzw. deaktivieren.
Wird die AG- und AN Lizenz im Register Konfiguration deaktiviert müssen Sie bei erneuter Aktivierung die Zugriffsrechte neu vergeben.
Im Dashboard wird nun die neue Funktion Abwesenheiten angezeigt
Angezeigt werden max. 5 Abwesenheiten. Es werden ausschließlich die Abwesenheiten angezeigt, die von einem Arbeitnehmer im Self-Service erfasst wurden oder Rückmeldungen zu eAU-Abfragen von der Krankenkasse. Neue Abwesenheiten sind durch eine grüne Markierung gekennzeichnet.
Mit dem Link Alle anzeigen navigieren Sie direkt in das neue Menü Abwesenheiten.
Im Menü Abwesenheiten | Übersicht werden die vorhandenen Abwesenheiten in absteigender Reihenfolge angezeigt.
Um eine neue Abwesenheit zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche + Hinzufügen.
In der Übersicht Neue Abwesenheit hinzufügen können Sie nun die infrage kommende Abwesenheit auswählen. Dabei hilft Ihnen ADDISON Lohn Online unlogische Erfassungen auszuschließen, indem beispielsweise für männliche Arbeitnehmer die Abwesenheit Mutterschutz nicht in der Auswahl angezeigt.
Bitte beachten Sie: Mit einem Service Login aus ADD Lohn und Gehalt zum Mandaten ist über den Button das +Hinzufügen von Abwesenheiten nicht möglich. Der +Hinzufügen Button ist ausgeblendet. Dies betrifft auch ein Service Login in den AN Self-Service.
Folgender Beweggrund liegt hinter dieser Änderung: Wenn ein Kanzleimitarbeiter sich über den Service-Login einloggt und Abwesenheiten erfasst, dann würde er in der Änderungsprotokollierung im Namen des Mandanten agieren. Daher kann der Kanzleimitarbeiter sich nun als Sachbearbeiter einloggen und über ADDISON Online auf Lohn Online gehen und dort in seinem eigenen Namen Abwesenheiten erfassen.
Ein Suchfeld ermöglicht darüber hinaus den schnellen Zugriff auf eine Abwesenheit.
Nach erfolgter Auswahl können Sie die Details der jeweiligen Abwesenheit erfassen.
Bitte beachten Sie:
- Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.
- Die Felder Von/Bis sind mit dem aktuellen Systemdatum vorbelegt. Durch das Klicken auf den Pfeil im jeweiligen Feld wird eine Kalenderansicht geöffnet, mithilfe derer das Datum angepasst werden kann.
- Falls Ihnen das Datum des Arztbesuches bekannt ist, erfassen Sie dieses bitte im Feld Arztbesuch am.
- Wählen Sie den Grund der Krankmeldung aus.
- Erfassen Sie weitere Felder nach den Ihnen vorliegenden Informationen.
- Im Feld Notiz können Sie eine individuelle Textnotiz erfassen.
Hinweis: Ohne die Angabe, ob sich der AN ordnungsgemäß krankgemeldet hat, wird keine eAU Abfrage gestartet. Werden vorbelegte Haken entfernt, die jedoch eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe darstellen, wird ein Hinweis als Information im oberen Bereich der Abwesenheit eingeblendet.
Über die Schaltfläche Speichern können Sie die Abwesenheit speichern.
Detailinformationen zu jeder Abwesenheit können Sie durch einen Klick in die Zeile der anzeigten Abwesenheiten einblenden.
- In der Zeile Abfrage eAU am: wird das Abrufdatum der eAU bei der Krankenkasse angezeigt.
- Falls Details der Abwesenheit geändert werden sollen, können Sie diese mit Öffnen in den Erfassungsmodus versetzen.
- Mit Löschen kann die erfasste Abwesenheit gelöscht werden.
- Sobald für eine eAU-Abwesenheit Werte zurückgemeldet wurden, kann diese Abwesenheit nicht mehr gelöscht oder geändert werden.
Geänderte oder gelöschte Abwesenheiten werden direkt mit den bereits an die Entgeltabrechnungs-software übermittelten Abwesenheiten abgeglichen.
Über eine Suchfunktion können Abwesenheiten nach Namen und Vornamen des Arbeitnehmers ermittelt und angezeigt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, nach Zeitraum und Arbeitnehmer zu filtern. Das 3-Punkte Menü ermöglicht, die Abwesenheit als PDF- oder Excel-Datei zu exportieren.
Blaue Pfeile in den Spalten ermöglichen eine Sortierung nach Personalnummer und Von Datum.
Im Register eAU-Bescheinigungen können Sie die von der Krankenkasse zurückgesendeten Meldungen einsehen.
Folgende Funktionen werden angeboten:
- Wechsel von einer Gesamtübersicht zu einer aktuellen Rückmeldeansicht.
- Filter für Zeitraum, Krank von, Arbeitnehmer und Verarbeitungsstatus.
Blaue Pfeile ermöglichen eine Sortierung nach Personalnummer und Erstellt am-Datum. Über die blau unterlegten Felder Drucken, PDF und Excel können Sie die jeweiligen Dokumente drucken/speichern.
Hinweis: Sie können auf allen Seiten mit dem Symbol des Zahnrads die Spalten individuell nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen.
Weiterhin können hier Detailinformationen zu jeder Rückmeldung durch einen Klick in die Zeile der angezeigten Rückmeldung eingeblendet werden.
- In der Zeile Rückmeldungsart werden wichtige Informationen der Krankenkasse angezeigt.
- Mit Details anzeigen wird die ausgewählte Rückmeldung als Listenansicht geöffnet.
- Mit Anzeige Rückmeldungen werden alle vorhandenen Rückmeldungen angezeigt.
- Beide Funktionen werden dynamisch je Art der Auswahl der eAU-Bescheinigung angezeigt.
Folgende Verarbeitungsstatus werden in der Übersicht einer Krankenkassenrückmeldung angezeigt
Zu bearbeiten
- Wird angezeigt, dass der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, weil die Krankenkasse die falsche Krankenkasse zurückgeschickt hat. Hier muss die Krankenkasse der Abwesenheit angepasst werden (Zusätzlicher Hinweis in der Übersicht)
- Wird angezeigt, weil die Krankenkasse mitgeteilt hat, dass noch keine Werte für die Abfrage vorhanden sind.
Erledigt
- Wird angezeigt, wenn die Krankenkasse die abgefragten eAU Werte zurückgeschickt hat.
Erledigt (ersetzt)
- Wird angezeigt, wenn die ursprüngliche Rückmeldung durch eine neuere Rückmeldung der Krankenkasse ersetzt wird. Das passiert häufig dann, wenn die Krankenkasse zuerst zurücksendet, dass sie bisher noch keine Daten hat, dann jedoch die korrekten Daten nachsendet.
- Wird angezeigt, wenn man eine Nachricht korrigiert, bei der eine zuerst falsche Krankenkasse zurückgemeldet wurde.
Fehlgeschlagen
- Wird angezeigt, wenn nach mehreren Anfragen an die Krankenkasse keine Rückmeldung mit den erwarteten Werten sendet wurde.
Die Ausgabe der Krankenkassen-Rückmeldedaten als PDF erfolgt über die gleichnamige Schaltfläche.
Bitte beachten Sie
eAU Abfragen und Rückmeldungen von und zu den Krankenkassen werden, je nach hinterlegter Abruffrist (eAU Abfragen) in den Stammdaten, von Personal und Zeiten automatisch abgerufen. Sie müssen keinen manuellen Abruf tätigen. Personal und Zeiten prüft und führt dies für Sie automatisch durch.
Hinweis: Weicht die Frist zur Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Ihrem Mandanten von der gesetzlichen Frist nach §5 EntFG ab, können Sie die jeweils geltende individuelle Regelung im Bereich Personal und Zeiten | Konfiguration |Details | Allgemeine Angaben im Feld Individuelle Frist (EFZ) angeben.
Im Register Entgeltfortzahlungen ist es möglich, je Arbeitnehmer eine individuelle Frist zur Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu hinterlegen.
- Suchfunktion einzelner Arbeitnehmer nach Nachname und Vorname.
- Filterung mit und ohne individueller Regelung möglich.
Abwesenheiten – ADDISON Lohn Online
In Addison Lohn & Gehalt öffnen Sie die Maske Abwesenheiten über den Menüpunkt Erfassung Import | Abwesenheiten – ADDISON Lohn Online.
Hinweis: Durch die Aktivierung der Applikation ADDISON Lohn Online – Abwesenheiten wird die Erfassung von eAU-Abfragen an dem Mandanten übergeben. Die Erfassung von eAU-Abfragen über den Menüpunkt ADDISON Lohn & Gehalt | Erfassung Import | eAU- Abfragen ist deaktiviert.
Die vom Mandanten erfassten Fehlzeiten werden angezeigt:
- Durch die Schaltfläche
kann die Fehlzeit in den Personalstamm des Arbeitnehmers übertragen werden.
- Durch die Schaltfläche
wird die Fehlzeit in das Archiv verschoben ohne in den Personalstamm übertragen zu werden.
Des Weiteren kann man durch Doppelklick auf die Fehlzeit sich weitere Informationen anzeigen lassen, die der Mandant bei der Eingabe der Fehlzeit mit angibt. (z.B. Name des Kindes bei Kind krank).