ADDISON Lohn Online:
Administration von Arbeitnehmerportalen durch den Mandanten,
auch: als Mandant einen zusätzlichen Mandantenportalbenutzer für einen Mitarbeiter einrichten 

In der Regel erhält eine/e Mitarbeiter(in) im ADDISON OneClick Zugriff auf ihre/seine eigenen Lohndokumente und nutzt Arbeitnehmer-SelfService-Funktionen in ADDISON Lohn Online, z. B. für eigene Abwesenheiten (eAU), für Adress- oder Kontoänderungen, die Online-Ablage von Dokumenten beispielsweise zum Nachweis einer eigenen Elterneigenschaft, usw.

Zu diesem Zweck wurde ihr/ihm i. d. R. bereits durch Ihren Steuerberater ein Arbeitnehmerportal (Benutzertyp: "Mandant Arbeitnehmer") eingerichtet. Für dieses Portal empfehlen wir Ihrer/m Arbeitnehmer(in) die Hinterlegung einer privaten E-Mail-Adresse. Zur "Administration von Arbeitnehmerportalen" beachten Sie bitte den Abschnitt 1 und den Abschnitt 2.

In vielen Unternehmen sollen - neben der Geschäftsleitung - auch einzelne Mitarbeiter(innen) die Möglichkeit erhalten, im Auftrag des Unternehmens (Mandanten) zusätzliche Funktionen von ADDISON OneClick bzw. ADDISON Lohn Online zu bedienen und Daten anderer Mitarbeiter/innen einzusehen. Hierzu benötigt die/der Mitarbeiter(in) entsprechend zusätzliche Zugriffsrechte.

Zu diesem Zweck ist ein zusätzliches Mandantenportal (Benutzertyp: "Mandant Portalbenutzer") einzurichten. Für dieses zweite Portal empfehlen wir Ihnen und Ihrer/m Arbeitnehmer(in) eine berufliche E-Mail-Adresse zu verwenden. Zur "Einrichtung eines Mandantenportalbenutzers für eine/n Mitarbeiter(in)" beachten Sie bitte zusätzlich den Abschnitt 3.

1. Anmeldung als Mandant mit dem Administrator-Zugang

Ihr Steuerberater hat Ihnen als Mandant für Ihren Zugriff auf Ihr Mandantenportal ("Ihre persönlichen Zugangsdaten") ein Dokument mit Zugangsdaten bereitgestellt. Um die Administration von Arbeitnehmerportalen und zusätzlichen Mandantenportalen vorzunehmen, ist zunächst eine Anmeldung mit dem "Administrator-Zugang" erforderlich. Sie finden diese im unteren Bereich des abgebildeten Beispieldokumentes.

Öffnen Sie anschließend die Benutzerverwaltung.

2. Administration von Arbeitnehmerportalen

Grundsätzlich erfolgt(e) die Einrichtung von Arbeitnehmerportalen aus der Lohnabrechnungssoftware Ihres Steuerberaters heraus (ADDISON Lohn und Gehalt, SBS Lohn plus®). Mit Ihrem Administrator-Zugang können Sie als Mandant die Portale Ihrer Arbeitnehmer/innen in der Folge selbst verwalten.

Die Beispiel-Arbeitnehmerin Lieselotte Schuster verfügt über ein Arbeitnehmerportal (Benutzertyp: "Mandant Arbeitnehmer"):

Sie können:

• der/dem Arbeitnehmer(in) die E-Mail-Adresse mitteilen, die verwendet wird, wenn der/die Arbeitnehmer(in) die "Passwort-vergessen-Funktion" verwenden muss,
• die hinterlegte (private) E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers ändern, 
• das Passwort des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin zurücksetzen und die neuen Zugangsdaten herunterladen,
• das Benutzerkonto deaktivieren.

Der Benutzertyp ist  "Mandant Arbeitnehmer". Gewähren Sie unter Kommunikation nicht den Zugriff auf Nachrichten.

Unsere Empfehlung: Belassen Sie unter "Berichtskreise" grundsätzlich die Einstellung als "Lohnempfänger" und setzen Sie keine zusätzlichen Haken.

Unter "Apps sperren" erlauben Sie Lieselotte Schuster durch Hakensetzung zum Benutzertyp "Arbeitnehmer" den Zugriff auf

• Benachrichtigungseinstellungen
• Benutzerdaten verwalten
• Lohn AN Self Service
• Meine Lohndokumente

Entfernern Sie ggf. den Zugriff auf Apps, indem Sie die jeweiligen Haken entfernen.

Speichern Sie ggf. vorgenommene Änderungen.

Hinweise zu Arbeitnehmerportalen (Abschnitt 2):

Eine Bedienung des Arbeitnehmerportals in einer App (Android oder iOS) funktioniert nur über die App Lohnordner, die Sie im PlayStore (Android) bzw. AppStore (iOS) finden. 

TIPPS bzw. unsere Antworten zu häufigen Fragen zur App Lohnordner:
 - Die Funktionsumfang über einen Webbrowser ist größer als in der Android-App bzw. der iOS-App.
 - Die Apps unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang entwicklungsbedingt i. d. R nur kurzzeitig.
 - Bitte halten Sie Ihre App-Installation ggf. über die Store-Funktionen aktuell.

Zugangsdaten für ein Mandantenportal (siehe Abschnitt 3) können in der App Lohnordner nicht verwendet werden. Nach einer Änderung des Benutzertyps ("Mandant Portalbenutzer" zu "Mandant Arbeitnehmer") müssen Sie den Benutzer in der App zunächst ausloggen und den Benutzer anschließend wieder neu einloggen.

Nur wenn Sie wissen was Sie tun:
Falls die Verwendung der Funktion "Ausloggen" über die App-Oberfläche nicht ausreicht, um Zugangsdaten in der App Lohnordner zu korrigieren, können Sie nach der Löschung des App-Caches dieser App die Zugangsdaten neu erfassen. Löschen Sie nur den Cache dieser App Lohnordner! Die App-Cache-Löschung der App Lohnordner erfolgt über Betriebssystem-Funktionen Ihres Mobiltelefons.

3. Einrichtung eines Mandantenportalbenutzers für eine/n Mitarbeiter(in)

Für den Beispiel-Mitarbeiter Max Mustermann wird in diesem Abschnitt ein Mandantenportal eingerichtet. Wie in der Einführung beschrieben, verfügt Max Mustermann zusätzlich über ein "privates" Arbeitnehmerportal", das administriert wird, wie im vorherigen Abschnitt für die Beispiel-Mitarbeiterin Lieselotte Schuster beschrieben ist.

Legen Sie mit dem Button Neu einen neuen Benutzer an und vervollständigen Sie die Angaben. Wählen Sie den Benutzertyp Mandant Portalbenutzer aus. Unsere Empfehlung ist es, eine berufliche E-Mail-Adresse anzugeben, auf die auch nur der/die Mitarbeiter(in) Zugriff hat, welche(r) die auszuwählenden Funktionen bedienen, und die entsprechenden Daten einsehen darf. 

Schränken Sie die Berichtskreise in geeigneter Weise ein, z. B. auf alle Daten der Lohnabrechnung.

Setzen Sie Haken bei den Apps, die der Mitarbeiter verwenden darf. Entfernen Sie die Haken bei Apps, die der/die Mitarbeiter(in) nicht bedienen können soll.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Stellen Sie dem Mitarbeiter die Zugangsdaten bereit, die Sie mit dem Button Zugangsdaten herunterladen als pdf-Dokument in Ihrem Download-Ordner erhalten. Verhindern Sie unberechtigte Zugriffe bzw. eine fehlerhafte Einrichtung ggf. durch das Testen des Zugangs.